Управління документацією в різних країнах

УСША управління документацією виникло у 1930-1940 рр. як реакція на процес зростання обсягів потоків службових документів. Цією проблемою став опікуватись Національний архів США, який ще у 1934 р. розробив принципи і методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. В його структурі було організовано відділ УД. Відповідно до закону 1984 р. сформовано федеральне відомство з назвою “Національний архів та управління документацією”. Зараз в системі Національного архіву США функціонує спеціальний підрозділ, відповідальний за вирішення питань управління документацією.

У 1950 р. в США прийнято закон про управління федеральними документами. У 1980 р. прийнято федеральний закон “Про скорочення обсягів роботи з документами”. Зараз більшість із законодавчих актів країни пов’язана з електронним документуванням та документообігом. Зокрема, у 2000 р. прийнято закон “Про сприяння користуванню електронними документами та підписами у торгівлі між штатами і зовнішній торгівлі”.

В країні також створено “Асоціацію управляючих документацією та адміністраторів” (1975 р.). Вона проводить конференції, розробляє стандарти з профільної тематики, зокрема на форми документів, технологічні операції тощо. У межах Асоціації функціонує Інститут дипломованих управляючих документацією. Тут вивчають і здають іспити з таких предметів:

а) принципи управління документацією та програма її впровадження;

б) створення документів та контроль за ними;

в) пошук документів та оперативне управління (системи й обладнання);

г) складання списків документів на зберігання та знищення;

д) обладнання для управління документацією.

Також розглядаються конкретні практичні ситуації до всіх розділів програми і, безсумнівно, головні аспекти, що пов’язані із створенням та функціонуванням електронних службових документів. Слід зауважити, що донедавна підготовка фахівців з УД здійснювалася фактично тільки у межах Асоціації. Однак, зараз відзначається досить стрімке поширення такого навчання у межах університетської освіти (чи, що найчастіше – сумісно з підготовкою архівістів). Асоціація видає щоквартальник “Records Management Quarterly”.

Серед інших періодичних профільних видань, що видаються у США – “Office” та “The Record” (заснований у 1995 р.). Є також споріднені з ними “Information and Records Management”, “American Archivist”. Тематика з УД цих часописів подібна до загальних проблем, що вирішуються МРУД. Більшість з них присвячена юридичним, технологічним проблемам роботи з документами, соціальним аспектам такої роботи, а також освітнім програмам у галузі УД.

Слід відзначити типовість проблем управління документацією в інших країнах. Останнім часом УД все більшою мірою пов’язується з управлінням інформацією. Це знаходить відбиття в нормативних документах з УД. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах з високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Німеччина, Швеція, Австралія). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема, банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної тощо. У межах цих законів чи в окремих нормативних документах зафіксовано положення щодо обігу електронних документів. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Зокрема, в Німеччині у 1995 р. уряд схвалив єдину систему діловодства у межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств. У Великій Британії норми загального діловодства відбито в Земельному кодексі, а також існує урядова програма з управління документацією. У Гонконгу прийнято спеціальний Кодекс з управління документацією. В Австралії, як вже відзначалося вище, у 1996 р. вперше у світі був прийнятий Національний стандарт з управління документацією, на основі якого було розроблено міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 “Інформація та документація. Управління документацією”.

Слід зауважити, що вузівська підготовка фахівців з управління документацією (переважно разом із здобуттям кваліфікації архівіста) у США, Канаді, Австралії, країнах Західної Європи здійснюється як складник різних напрямів навчання. Найчастіше така освіта здобувається у межах спеціальності “Бібліотечна та інформаційна наука” (Library and Information Science).

Управління документацієюв Російській Федерації є новим напрямом наукових досліджень. Як правило, його пов’язують з теорією і практикою діловодства, а також з традиційним документознавством. З іншого боку, УД розглядається в контексті загальної системи управління інформацією в установі. Ці аспекти, зокрема, детально розкриті у працях російського вченого М.В.Ларіна. Досвід організації УД за кордоном в Російській Федерації намагаються застосувати під час розроблення уніфікованих систем документації, моделювання технологічних процесів роботи зі службовими документами, у нормативно-методичному забезпеченні організації діловодства в країні. Це відбито, зокрема, у змісті проекту Закону РФ про документування управлінської діяльності, що знаходиться на стадії обговорення.

 

ЛІТЕРАТУРА

Основна

Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) // Отеч. архивы. – 1992. – №2. – С. 100-106.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информа-ционные технологии. – М.: Науч. книга, 1998. – 187 с.

 

Додаткова

1. Архивы и управление документацией за рубежом. Основные проблемы: Аналитический обзор / ВНИИДАД. ОЦНТИ. – М., 1989. –57 с.

2. Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США // Сов. архивы. – 1988. – №3. – С. 92-101.

3. Ларин М.В. Форум по електронным документам // Отеч. архивы. – 1997. – №2. – С. 100-101.

4. UNESCO RAMP (Records and Archives Management Programme) and related documents: checklist and index/ Compiled by Frank B. Evans: /http://www.unesco.org/webworld/ramp/rmpsd 1.htm.

 

Питання для самоконтролю знань

1. Міжнародні організації у сфері управління документацією.

2. Міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 “Інформація та документація. Управління документацією”: завдання та структура.

3. Управління документацією в різних країнах.

Додаток 1

 

Уніфікована форма довідки з місця роботи працівника архівної установи

(виконується на бланку установи)

 

ДОВІДКА

00.00.0000 №____

 

 

___________________________________________________

^{(прізвище, ім’я, по батькові)}

працює_____________________________________________

^{(назва посади із зазначенням структурного підрозділу)}

 

Його (її) посадовий місячний оклад ______________________

_______________________________________ грн.____ коп.

^{(повністю суму у грн.)}

 

Видано для подання до________________________________

___________________________________________________

^{(назва організації)}

 

Директор архіву (підпис) (ініціали, прізвище)

Гол. бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище)

Додаток 2

 

Уніфікована форма інструкції з діловодства

архівної установи

 

(назва архіву) ЗАТВЕРДЖЕНО

ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА Наказ директора архіву

00.00.0000. №________ 00.00.0000 №________

 

(місце складання)

 

Структура тексту

 

Загальні положення.

Функції канцелярії як служби діловодства.

Документування управлінської інформації.

Приймання, розгляд і реєстрація документів.

Складання текстів та оформлення службових документів.

Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

Організація контролю за виконанням документів.

Складання номенклатур і формування справ.

Підготовка справ до зберігання та користування.

Механізація та автоматизація діловодних процесів.

 

 

Посада укладача (підпис) (ініціали, прізвище)

Додаток 3

Уніфікована форма номенклатури справ архівної установи

 

(назва архіву)

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	ЗАТВЕРДЖУЮ Директор архіву
___________ №__________ (місце складання) на _______ рік	__________________________ ^(підпис) (ініціали, прізвище) __________________ ^(дата)

 

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

 

__________________________________________________________

^{(назва структурного підрозділу)}

 

 

Посада керівника

служби діловодства (підпис) (ініціали, прізвище)

 

 

Віза посадової особи,

відповідальної за

архівний підрозділ

 

 

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК Протокол ЕПК

___________ №_______ ___________ №_______

 

Продовження

Додатка 3

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у _________ році в архіві

 

За строками зберігання	Всього	У тому числі
		таких, що переходять	з позначкою “ЕПК”

 

Постійного

 

Тимчасового

(понад 10 років)

 

Тимчасового

(до 10 років включно)

 

Разом

 

 

Найменування посади особи,

відповідальної за діловодство (підпис) (ініціали, прізвище)

 

Дата

 

Підсумкові відомості передано до архівного підрозділу

 

Найменування посади особи,

відповідальної за передавання

відомостей (підпис) (ініціали, прізвище)

 

Дата

Додаток 4

 

 

РУБРИКАЦІЯ ЗМІСТУ