Призначення та структура ДКУД

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме – при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі – цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. Слід зауважити, що ДКУД входить до системи державних класифікаторів техніко-економічної інформації, створення яких почалося ще в СРСР у 1960-ті роки під час розроблення автоматизованих систем управління (АСУ). Вони призначалися для фіксації кодових позначень класифікаційних одиниць в класифікаторах об’єктів, суб’єктів, процесів та іншої інформації, необхідної для управління народним господарством. Зокрема, були створені загальносоюзні класифікатори підприємств та організацій галузей народного господарства, продукції, професій тощо. В Україні на заміну цим класифікаторам розроблено вітчизняні нормативні документи, наприклад, замість “Общесоюзного классификатора предприятий и организаций” застосовують “Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України”.

На заміну “Общесоюзного классификатора управленческой документации” (ОКУД) у 1997 р. Держстандартом України* було опубліковано “Державний класифікатор управлінської документації” (ДК 010-96), що був розроблений госпрозрахунковим центром “Економіст” та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації і моделювання економіки при Президентові України за участю ряду міністерств і відомств України. Зміни у складі та змісті ряду класів документації зумовили його доопрацювання і повторне видання ДКУД Держстандартом у 1999 р.

Таким чином, ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об’єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами – розробниками уніфікованих систем управлінської документації (див.: 3.3. Основні напрями уніфікації управлінської документації). У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

– організаційно-розпорядча документація – 02;

– первинно-облікова документація – 03;

– банківська документація – 04;

– фінансова документація – 05;

– звітно-статистична документація – 06;

– планова документація – 07;

– ресурсна документація – 08;

– торговельна документація – 09;

– зовнішньоторговельна документація – 10;

– цінова документація – 13;

– документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення – 15;

– документація з побутового обслуговування населення – 17;

– бухгалтерсько-облікова документація – 18;

– документація з Пенсійного фонду – 20;

– словниково-довідкова документація – 21.

Як зазначалося вище, в ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) – підклас УСД (підклас документації) – УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки – код класу УСД, ще два знаки – код підкласу УСД і три знаки – відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, наказ про звільнення в ДКУД має код 0203008, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу “Документація управління кадрами”, що має код 0203 у класі “Організаційно-розпорядча документація” (код 02).

Наведемо фрагмент ДКУД (у графі “індекс” – абревіатура назви УФД):

 

Код	Назва УФД	Індекс
	Організаційно-розпорядча документація
	Документація з організації систем управління
	Акт про створення міністерства	АСМ
	Акт про створення корпорації, концерну, асоціації, компанії	АСК
	Наказ про створення промислового об’єднання	НСПО
	Наказ про створення виробничого об’єднання	НСВ
	Наказ про створення підприємства	НСП
	Наказ про реорганізацію міністерства	НРМ
	Наказ про реорганізацію корпорації, концерну, асоціації, компанії	НРК
	Наказ про реорганізацію промислового об’єднання	НРПО
	Наказ про реорганізацію виробничого об’єднання	НРВ
	Наказ про реорганізацію підприємства	НРП
	Акт про ліквідацію міністерства	АЛМ
	Акт про ліквідацію корпорації, концерну, асоціації, компанії	АЛК
	Акт про ліквідацію промислового об’єднання	АЛПО
	Акт про ліквідацію виробничого об’єднання	АЛВ
	Акт про ліквідацію промислового підприємства	АЛП
	Акт про ліквідацію міністерства і створення ліквідаційної комісії	АЛМСЛК

Слід ще раз зазначити, що перелік класів УСД в ДКУД – це не тільки види управлінської документації (чи їхні сукупності видів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічні види документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, що ДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.

 

Ведення ДКУД

Розробниками ДКУД видані нормативні документи, що регламентують порядок його ведення, яке полягає у внесенні змін і доповнень з метою підтримки класифікатора в актуальному і достовірному стані. Процес формування пропозицій щодо внесення змін і доповнень до ДКУД також унормований розробником.

Зміни і доповнення ДКУД можуть відбуватися у разі реорганізації системи державного управління в Україні, зміни назв класів та підкласів УСД чи їхніх УФД, скасування підкласів УСД, окремих УФД, впровадження нових класів УСД, їхніх підкласів, УФД. Таке коригування зумовлює відповідні зміни кодів та індексів в ДКУД. За необхідності можливе щорічне оновлення класифікатора. Ведення ДКУД здійснюється переважно на підставі пропозицій розробників УСД. Підставою для формування пропозицій розробників УСД є розроблення, затвердження та ведення відповідних класів управлінської документації, що і зумовлює включення нових, скасування або зміни діючих уніфікованих форм управлінських документів.

Розробниками уніфікованих систем документації, представлених в ДКУД, є*:

 

Код класу	Найменування УСД	Розробник
	Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації	Держкомархів України
	Уніфікована система первинно-облікової документації	Держкомстат України
	Уніфікована система банківської документації	Національний банк України
	Уніфікована система фінансової документації	Мінфін України
	Уніфікована система звітно-статистичної документації	Держкомстат України
	Уніфікована система планової документації	Мінекономіки України
	Уніфікована система ресурсної документації	Держкомресурси України
	Уніфікована система торговельної документації	Міністерство зовнішньоекономічних зв’язків України
	Уніфікована система зовнішньо-торговельної документації	Міністерство зовнішньоекономічних зв’язків України
	Уніфікована система цінової документації	Мінекономіки України
	Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення	Міністерство праці та соцполітики України
	Уніфікована система документації з побутового обслуговування населення	Укрсоюзсервіс
	Уніфікована система бухгалтерсько-облікової документації	Мінфін України
	Уніфікована система документації з Пенсійного фонду	Пенсійний фонд України
	Уніфікована система словниково-довідкової документації	Національне агентство з питань інформатизації при Президентові України

 

 

ЛІТЕРАТУРА

Основна

1. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.

2. Банасюкевич В.Д., Баркалова О.М. О создании и развитии документных классификаций // Развитие советского документоведе-ния (1917-1981): Сб. науч. тр. – М.: ВНИИДАД, 1983. – С. 100-117.

3. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАКККіМ. – К., 2000. – С. 126-133.

 

Додаткова

1. Положення про ведення Державного класифікатора управ-лінської документації (ДКУД): Нормативний документ / Держкомстат України. – К., 1997. – 10 с.

2. Бибик С.П. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра, 1997. – С. 6.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-е вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – С. 5-8.

4. Черешня А.Г. О классификации документов систем управления // Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. – М., 1987. – С. 39-57.

Питання для самоконтролю знань

1. Роль та завдання класифікації управлінських документів.

2. Класифікування управлінських документів за різними ознаками.

3. Критерії класифікування управлінських документів.

4. Типи (класи) управлінської документації.

5. Базові види документації.

6. Інфраструктурні види документації.

7. Дисциплінарні види документації.

8. Призначення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).

9. Структура ДКУД.

10. Ведення ДКУД.