Інформації в документах. Формуляр-зразок

В ДСТУ 3844-99 “Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови” відзначається, що документи, які використовуються на різних рівнях управління, повинні створюватись на основі заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми документів з паперовим носієм необхідно проектувати на основі формуляра-зразка з урахуванням вимог УСД.

Формуляр-зразок документа – модель побудови формуляра службового документа, що встановлює галузь його використання, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Формуляр-зразок має вигляд креслення, що містить план розміщення реквізитів та описання цих реквізитів.

Формуляр-зразок будується для сукупності документів, що

об’єднані за функціональним призначенням та рівнем використання:

– формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів;

– формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів.

Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів розробляє і затверджує міністерство (відомство) – розробник УСД.

Формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів розробляє і затверджує міністерство (відомство) відповідного функціонального напрямку.

Формуляр-зразок повинен містити всі реквізити та необхідну для їх розміщення площу. Як вже відзначалося, в ДСТУ 3844-99 зафіксовано основні вимоги до побудови формуляра-зразка, у тому числі визначені формати паперу, службові береги, вимоги до робочої площі, побудови конструкційної сітки. Зокрема, формат паперу визначається на основі складу та підсумкової площі, що займають реквізити документа, які повинні бути раціонально розташовані на аркуші.

Основними у цьому стандарті вважаються формати:

– А 3 (297 х 420) мм;

– А 4 (210 х 297) мм;

– А 5 L (210 х 148) мм.

Запис формату з літерою L означає, що довший бік аркушу паперу є паралельним напрямку читання або написання. Для окремих форм документів, що встановлюють міністерства (інші відомства) – розробники УСД, дозволяється застосування паперу інших форматів.

Що стосується службових берегів, то встановлений стандартом розмір берега для прошивання (лівий або верхній) у 20 мм, не враховує практику оформлення справ у діловодстві. Він має бути не менше 30 мм. Лівий берег (при прошиванні за верхній), верхній берег (при прошиванні за лівий), нижній та правий береги встановлено 10 мм, між тим 10 мм достатньо лише для правого берега, інші ж повинні мати 20 мм.

Для полегшення складання уніфікованих форм документів рекомендується розмічати робочу площу вертикальними та горизонтальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Відстань між сусідніми вертикальними лініями конструкційної сітки визначається характеристиками друкуючих засобів.

У цьому ж стандарті визначені також принципи проектування форм документів. Зокрема, зазначається, що робоча площа частіше за інші містить графи з постійними реквізитами:

– назва форми (за ДКУД);

– код форми (за ДКУД);

– назва організації-видавця документа за “Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України” (ЄДРПОУ);

– код організації-видавця документа (за ЄДРПОУ);

– дата;

– постійні (їх називають також обов’язковими) реквізити для даного виду документа;

– підпис.

Склад додаткових реквізитів формуляра-зразка визначається нормативними документами, що розроблені або узгоджені з міністерствами (відомствами) – розробниками відповідних уніфікованих форм документів.

Додатковими реквізитами формуляра-зразка рекомендується вважати:

– адресу організації-видавця документа;

– назву одержувача документа;

– періодичність подання документа та/чи термін його подання;

– гриф затвердження форми документа.

У розділі “Вимоги до розроблення уніфікованих форм документів” ДСТУ 3844-99 зазначається, що уніфіковані форми документів, як правило, розроблюються і доповнюються у разі використання нових показників для вирішення завдань управління. Показники у різних уніфікованих формах документів не повинні дублюватись. Реквізити уніфікованих форм документів розташовують на основі формуляра-зразка.

Показник службового документа – характеристика одного чи декількох об’єктів, що є необхідною складовою тексту службового документа. Наявність формуляра-зразка та реалізація його при створенні УФД дає можливість контролювати показники, зафіксовані в формах (тобто бланках) за різними реквізитами.

Уніфікація організації тексту

Уніфікація організації тексту поєднує уніфікацію розташування окремих його частин залежно від виду документа та використання при цьому усталених словесних форм – слів, словосполучень, речень. У спеціальній літературі таке поєднання, як правило, називають
уніфікованим текстом. Існують такі форми представлення уніфікованих текстів: зв’язний текст, трафарет, анкета, таблиця.

Зв’язний текст – це повторюваний у ряді документів текст, що виключає можливість виокремлення у ньому постійної та змінної інформаційних частин. Такі тексти рідкісні для управлінської діяльності. Як приклад можна навести текст листа-відповіді на запит щодо придбання продукції підприємства: “Повідомляємо, що для придбання виробів нашого підприємства Вам необхідно звернутися до посередницької фірми “ІНТРАН”.

Трафарет – форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для фіксації в них змінної інформації, відповідно до конкретних обставин та ситуацій (див. Додаток 1)*.

Анкета – форма представлення уніфікованого тексту, в якому подано характеристики одного об’єкта за певними ознаками. Вона, як правило, представляє структуру тексту за його смисловими аспектами (див. Додаток 2).

Таблиця – форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, яка є характеристикою декількох об’єктів за певними ознаками. Таблиця має два рівня – вертикальний (графи) та горизонтальний (рядки). Втім, таблична форма рідко використовується без поєднання з іншими формами, наприклад, трафаретною. Форма, що поєднує декілька форм називається симбіотичною. У Додатку 3 наведено такий приклад у вигляді форми номенклатури справ установи.

Мовні аспекти уніфікації текстів – прерогатива дисципліни “Культура ділового мовлення” (або “Українська ділова мова”). В ній розкриваються можливості оптимізації представлення текстів за певною структурою та використання уніфікованих лексичних засобів – мовних кліше. Існують спеціалізовані посібники, що містять списки слів та словосполучень, які рекомендують для вживання в службових документах (та інших офіційних текстах) у різних галузях чи сферах діяльності.

Бланки документів

Уніфіковані форми документів часто представлені у вигляді бланків, де зафіксована побудова структури документа (розташування його реквізитів) та структурна і мовна організація його уніфікованого тексту (тобто головного реквізиту).

Загальні вимоги до виготовлення бланків документів формулюються в ДСТУ 3844-99 (тут вони називаються бланками уніфікованих форм) і цей матеріал є продовженням вимог до побудови УФД.

Бланк службового документа – уніфікована форма службового документа з фіксованою друком постійною частиною інформації реквізитів і наявністю місця для фіксації її змінної частини.

Бланк виду документа – бланк службового документа, побудова якого відповідає реквізитам та показникам певного виду номіналу службового документа.

Бланк установи – бланк службового документа, що ідентифікує установу, в якій було створено документ.

Бланки уніфікованих форм виготовляють друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або комп’ютерної техніки. Бланки повинні бути виготовлені відповідно до затвердженої УФД в масштабі 1:1. Бланки уніфікованих форм повинні друкуватися фарбою темного кольору, переважно чорного або темно-синього (втім, іноді має місце фіксування інформації декількома кольорами, наприклад, в бланках установи), на білому папері якісного ґатунку.