ISO 15489-2001 “Information and documentation.

Records management”

(ІСО 15489-2001 “Інформація та документація.

Управління документацією”)

Частина перша: Загальні принципи

(управління документацією)

Переднє слово

Вступ

Сфера (застосування)

Нормативні посилання

Терміни та визначення

Переваги та необхідність впровадження управління документацією (УД)

Регулятивне середовище

Політика та відповідальність (у сфері УД)

6.1. Загальні принципи

6.2. Політика

6.3. Відповідальність (та обов’язки)

Умови організації УД

7.1. Принципи розроблення програм (планування) УД

7.2. Характеристики документів

7.2.1. Загальні засади (визначення характеристик)

7.2.2. Справжність (оригінальність)

7.2.3. Вірогідність інформації (надійність відомостей)

7.2.4. Цілісність

7.2.5. Можливість користування (документами, використання інформації)

Проектування та реалізація документальних систем

8.1. Загальні засади

8.2. Характеристики документальних систем

8.2.1. Вступ

8.2.2. Надійність (вірогідність інформації)

8.2.3. Цілісність

8.2.4. Адаптивність

8.2.5. Всебічність (багатоаспектність)

8.2.6. Систематичність

8.3. Проектування та впровадження документальних систем

8.3.1. Загальні засади

8.3.2. Документування ділової інформації

8.3.3. Фізичне зберігання носіїв інформації та їх захист

8.3.4. Управління розподілом (документів)

8.3.5. Перетворення та переміщення (документів)

8.3.6. Доступ (до документів), користування (ними) (їх знаходження, повернення на місця зберігання)

8.3.7. Зберігання та розташування

8.4. Методологія проектування та впровадження

8.5. Припинення функціонування документальної системи

Процеси та контроль (регулювання) УД

9.1. Визначення документів для уведення в документальну систему

9.2. Визначення строків зберігання документів

9.3. Уведення документів

9.4. Реєстрація (документів)

9.5. Класифікація (документів)

9.5.1. Класифікація напрямів ділової діяльності (в установі)

9.5.2. Класифікаційна система (на основі напрямів ділової діяльності)

9.5.3. Словниковий контроль

9.5.4. Індексування (документів)

9.5.5. Розміщення номерів та шифрів

9.6. Зберігання та оброблення (документів)

9.7. Доступ (до документів)

9.8. Обіг (документів) (моніторинг, трасування)

9.8.1. Загальні засади

9.8.2. Організація

9.8.3. Локальний обіг (внутрішній в установі)

9.9. Організація розміщення (документів)

9.10. Документування процесів УД

Моніторинг та контроль (організації УД)

Навчання (у сфері УД)

Частина друга: Практичне керівництво

 

Переднє слово

Вступ

Сфера (застосування)

Політика та відповідальність (у сфері управління документацією)

2.1. Вступ

2.2. Програмні формулювання

2.3. Відповідальність

2.3.1. Визначення обов’язків та повноважень

2.3.2. Повноваження та обов’язки у межах організації

Стратегія проектування та реалізації проектів УД

3.1. Вступ

3.2. Проектування та реалізація документальних систем

3.2.1. Загальні засади

3.2.2. А: Попереднє вивчення (дослідження)

3.2.3. В: Аналіз ділової діяльності

3.2.4. С: Встановлення вимог до документів

3.2.5. D: Оцінка існуючих систем

3.2.6. Е: Стратегія дій для виконання вимог до документів

3.2.7. G: Реалізація документальних систем

3.2.8. Н: Оглядовий аналіз після реалізації (проекту)

Процеси (УД) та контроль (регулювання УД)

4.1. Вступ

4.2. Засоби (реалізації процесів)

4.2.1. Основні засоби

4.2.2. Класифікація ділової діяльності

4.2.3. Словники

4.2.4. Повноваження (компетенція) у процесі розміщення документів

4.2.5. Класифікаційна схема безпеки та доступу

4.3. Процеси УД

4.3.1. Вступ

4.3.2. Уведення документів

4.3.3. Реєстрація

4.3.4. Класифікація

4.3.5. Класифікація (рівнів) доступу та безпеки

4.3.6. Встановлення статусу (документа) для розміщення

4.3.7. Зберігання

4.3.8. Користування документами та управління обігом

4.3.9. Розміщення

Моніторинг та контроль (процесів УД)

5.1. Загальні засади

5.2. Узгоджувальне перевіряння

5.3. Сила доказовості

5.4. Продуктивність моніторингу

6. Навчання

6.1. Вступ

6.2. Вимоги навчальних програм

6.3. Індивідуальне навчання

6.4. Навчання професіоналів з УД

6.4.1. Загальні засади

6.4.2. Методи навчання

6.5. Наступність та огляд (змісту) навчання

ЗМІСТ

1. Управлінське документознавство як наукова дисципліна......... 3

1.1. Управлінська інформація та її потоки......................................... 3

1.2. Основні періоди розвитку управлінського документознавства як наукової дисципліни........................................................................................ 5

1.3. Теоретичні основи управлінського документознавства........... 7

1.3.1. Основні поняття управлінського документознавства.... 7

1.3.2. Об’єкт і предмет управлінського документознавства... 9

1.3.3. Завдання управлінського документознавства. Головні напрями наукових досліджень............................................................... 11

1.3.4. Зв’язки з іншими галузями знань........................................... 14

2. Класифікації управлінських документів.......................................... 19

2.1. Диференціація управлінських документів в установі............... 19

2.2. Класифікації систем документації................................................ 21

2.3. Державний класифікатор управлінської документації ............. 25

2.3.1. Призначення та структура ДКУД....................................... 25

2.3.2. Ведення ДКУД........................................................................... 28

3. Уніфікація та стандартизація управлінської документації.......... 31

3.1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів...... 31

3.2. Історичні витоки уніфікації документів...................................... 32

3.3. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації......... 34

3.3.1. Основні напрями уніфікації управлінської документації........... 34

3.3.2. Уніфікація структури документа та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок.............................................. 36

3.3.3. Уніфікація організації тексту.............................................. 38

3.3.4. Бланки документів................................................................... 40

3.3.5. Державні уніфіковані системи документації.................... 40

4. Управління документацією за кордоном.......................................... 44

4.1. Міжнародні організації.................................................................. 44

4.2. ІСО 15489-2001 “Інформація та документація. Управління документацією”................................................................................ 46

4.3. Управління документацією в різних країнах............................. 47

5. Додатки...................................................................................................... 50

 

Навчальне видання

 

Кулешов Сергій Георгійович

УПРАВЛІНСЬКЕ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО

Навчальний посібник

 

Відповідальний за випуск Т.Б.Борисова

Редактори: Т.Б.Борисова;

Н.М.Ревенок

Комп’ютерна верстка: О.О.Бушменко;

Т.В.Кравченко

 

Підп. до друку ______. Формат 60х84 ¹/₁₆. Папір др. апарат.

Друк офсетний. Облік.-вид. арк. _____. Зам. ______. Тираж 500

Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв

01015, Київ, вул. Січневого повстання, 21

 

* Іноді українською мовою цей термін перекладають як “керування інформацією”.

* Тут не розглядаються всі випадки поділу управлінських документів за інформаційними характеристиками чи ознаками носія документної інформації, оскільки цей матеріал викладається в курсі “Загальне документознавство”.

* Зміст цих класифікацій розглядається у навчальному курсі з діловодства.

* Його вивчення здійснюється у навчальному курсі з діловодства.

* Тепер – Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики.

* За станом на 1.02.2003 р. назви деяких установ змінені, а окремі з цих установ – ліквідовані. Так, Міністерство економіки має тепер назву Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України. Це міністерство виконує функції розформованого Міністерства зовнішньоекономічної діяльності України. Ліквідовано Держкомресурси України (сьогодні функціонує державна акціонерна компанія “Укрресурси”, що має певне підпорядкування Державному комітету з державного матеріального резерву).

* Перелік цих систем документації наведено у виданні: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения/ ВНИИДАД. – М., 1991. – С. 46.

* Існують також теоретичні та практичні аспекти впровадження уніфікації, зокрема класифікаційний, лінгвістичний, інформаційний тощо.

* Додатки 1-3 подано за виданням: Альбом стандартних форм документів для архівних установ / Укл. М.І.Кузнецова; Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1997.

* Зараз замість терміна “машиночитаний документ” переважно використовується словосполучення “електронний документ”.