Оформлення організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів

Основним видом ділового мовлення є документ. Документ – це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною спосо­бом для її передачі в часі і просторі.

В управлінській діяльності використовують в основному письмо­ві (текстові) документи, в яких інформація зафіксована будь-яким способом письма – рукописним, машинописним, друкарським. Такі до­кументи, оформлені згідно з визначеними правилами, назива­ють управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією. Ці документи – основа всього інформаційного господарства установи чи підприємства. Отже, у звичайному розумінні документами назива­ють відповідноскладені, підписані і засвідчені службові папери, якими оформляють різні господарсько-фінансові операції, правові відносини і дії юридичних осіб та окремих громадян.

Усякий документ – насамперед носій інформації, і це чи не най­важливіша його властивість, яку використовують у процесі управлін­ня.

Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:

1. Документ повинен видавати повноважний орган або особа відповідно до їх компетенції;

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству;

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах, містити конкрет­ні і реальні пропозиції або вказівки;

4. Документ повинен бути складенимза встановленою формою;

5. Документ має бути бездоганно відредагованим.

6. Документ повинен бути придатним для тривалого зберігання.

Усі документи можна згрупувати за кількома ознаками:

Завидами діяльності фінансово-розрахункові

організаційно-розпорядчі

постачально-збутові

За змістом прості

складні

♦ прості відображають одне питання, складні – декілька.

За терміном виконання термінові

звичайні безстрокові

(нетермінові)

♦ звичайні безстрокові документи виконують у порядку загальної черги;

♦ термінові мають встановлений строк виконання. До останніх також належать документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма).

За місцем складання внутрішні

(місцем виникнення) зовнішні

♦ внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

♦ зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами;

За походженням службові (офіційні)

особисті

♦ службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють;

♦ особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності

За ступенем гласності для загального користування

для службового користування

таємні і цілком таємні

 

За формою трафаретні

типові

індивідуальні

♦ типові (стандартні) документи складені за зразком, мають стандартну форму, їх заповнюють у певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами;

♦ трафаретні документивиготовляють друкарським способом: незмінна частина тексту існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;

♦ індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій

За стадіями створення оригінали

копії

Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчують штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково роблять помітку вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг і дублікат.

Відпуск – це повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника.

Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг.

Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

За терміном зберігання тимчасового зберігання

(до 10 років)

тривалого зберігання

(понад 10 років)

постійного зберігання

На сьогодні затверджено національний стандарт, що регламен­тує систему оформлення організаційно-розпорядчої документації (ОРД): ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Основним завданням цього стандарту є уніфікація, тобто встановлення однакового складу і форм документів у сфері управління, вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Проте стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів. Застосування стандартних форм документів сприяє підвищенню якості і культури апарату управління, чіткішому й оперативнішому його функціонуванню, підвищенню продуктивності праці службовців.

Документи, які входять до системи ОРД, умовно поділяють на три групи:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила тощо);

розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази, рішення);

довідково-інформаційні (листи, протоколи, акти, довідки, звіти, доповідні записки таін.).

Щоб правильно оформити документи, необхідно дотримуватися низки вимог, щостосуються їх підготовки, обробки і виконання, які на­даютьдокументові юридичної сили.

РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА

Окремі елементи документа називають реквізитами. Розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка, а змінні – фіксують на бланку під час його заповнення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Кожен службовий документ має свій формуляр-зразок, тобто модель побудови однотипних документів.

Формуляр-зразок ДСТУ 4163-2003 встановлює такий склад реквізитів та їх розміщення:

01 – державний герб України;

02 – емблема організації чи підприємства;

03 – зображеннянагород;

04 – код підприємства;

05 – код форми документа;

06 – назва міністерства чи відомства;

07 – назваустанови, організації чи підприємства;

08 – назва структурного підрозділу;

09 – індекспідприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентного телеграфу), номер телефону, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс;

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 – місце складання або видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту

20 – відмітка про контроль;

21 – текст;

22 – відмітка про наявність додатків;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і відсилання його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження;

32 – запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основні види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів (рис. 1-2). У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.