Начальник Виробничого ремонтно-

експлуатаційного об'єднання

(особистий підпис)

24.04.2009 І.С.Возняк

Якщо документ затверджується постановою (ухвалою), рішенням або наказом, гриф затвердження оформляють так:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора коледжу

від 15.10.2009

1.5.9. Заголовок до тексту складається до документа формату А4 (210×297) незалежно від його призначення.

Заголовок повинен бути максимально коротким, недвозначним і несуперечливим. Він має точно відповідати змістові документа або його частини. Складач документа формулює заголовок за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання “Про що?”, наприклад, “Про зміну...”, “Про відділення...”, “Про відміну...”.

“Про затвердження переліку будівельних робіт

у таборі відпочинку “Маяк”

Заголовок не проставляють на телеграмах, телефонограмах, повідомленнях і на документах, текст яких друкують на папері формату А5 (148/210 мм). Заголовок розміщують у лівому верхньому кутку бланка і друкують через один інтервал, його можна виділити графічно. В одному рядку заголовка повинно бути не більше 28 знаків. Якщо заголовок займає понад п'ять рядків, то його продовжують до правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

1.5.10. Текст документа має чітко та переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи. Текстом називаємо сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Його оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або у вигляді поєднання цих форм.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначають причину написання документа; в основній частині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали; у закінченні вказують мету, заради якої складено документ.

Текст документа, що складається із самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні компоненти, – складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування елементів.

Текст можна поділяти на складові частини (рубрики), розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. У ділових паперах співіснує дві системи рубрикації – традиційна і нова.

Традиційна базується на використанні знаків різних типів – римських і арабських цифр, великих і малих літер, поєднуваних з абзацними відступами:

А Б В Г Д... – розділи

I II III IV V... – підрозділи

1) 2) 3) 4) 5)... – пункти

1. 2. 3. 4. 5.... – пункти

а) б) в) г)... – підпункти

Нову систему рубрикації широко використовують у науковій, науково-технічній літературі, а також у діловодстві (ДЕСТ 1.5-68).

Вона базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Номер кожної складової частини охоплює всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Номер розділу складається з одного числа: 1, 2, 3 і т.д. Номер підрозділу складається з номера розділу та номера підрозділу, відок­ремлених крапками: 1. 1.; 1. 2. тощо. Номер пункту – з номера розділу, номера підрозділу та номера пункту, відокремлених крапкою: 1.1.1.; 1.1.2. тощо. За дрібнішого поділу зберігається такий самий принцип нумерації, наприклад: '

1. Розділ.

1.1. Підрозділ (перший підрозділ першого розділу).

1.1.2.Пункт (другий пункт першого підрозділу першого розділу).

1.1.2.2. Підпункт(другий підпункт другого пункту першого підрозділу першого розділу).

Абзаци всередині пунктів і підпунктів не нумерують. Сприйняття тексту залежить від грамотності рубрикації, яка підтримується відповідною системою розділових знаків. Основні пунктуаційні прави­ла перелічувальних конструкцій такі:

1. Після рубрик переліку, якщо вони нескладні за будовою, ставимо кому, якщо ж ускладнені однорідними членами, зворотами та іншим, ставимо крапку з комою.

2. У кінці рубрик переліку, коли вони досить поширені і кожна з них є закінченим реченням, ставлять крапку. Якщо окремі рубрики тек­сту закінчуються двокрапкою, то перше слово після двокрапки пишуть з великої літери. Наприклад:

До заяви додаю:

1. Атестат №16, виданий...

2. Автобіографію.

3. Довідку про стан здоров'я.

4. Дві фотокартки.

Після цифрових позначень може ставитися крапка, тоді речення починається з великої літери. Якщо цифрові або буквені позначки подаються з дужками, то перше слово переліку починається з малої літери.

3. Нумерація рубрики може бути не лише буквеною і цифровою, а й словесною (по-перше, по-друге, по-третє. Розділ перший. Частина перша). Словесна нумерація передбачає здебільшого завершене ре­чення, крапку в його кінці, кому після вставних слів по-перше, по-друге тощо.

1.5.11. Відмітки про наявність додатків. Якщо документ має додатки, на які є вказівки в тексті, то відмітку про їх наявність оформляють так:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, які не названі в тексті, то їх наз­ви необхідно перелічити із вказівкою на кількість аркушів у кожно­му додатку та кількість їх примірників, наприклад:

Додаток: 1. Додаток про організацію галузевої лабораторії на

2 арк. в 1 прим.

2. Проект спільного наказу на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа долучають ще один документ, який має дода­ток, то відмітку про його наявність оформляють так:

Додаток: лист Головного архіву України від 22.01.93 № 4/3036 та додаток до нього, всього 7 арк.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. У випадку, коли таких додатків є кілька, їх позначають так: “Додаток А”, “Додаток Б” і т.д. Слово “Додаток” друкують від нульового положення – табулятора, а текст додатка – через один інтервал. Для позначення додатків літери Г, Ґ, Є, І, Ї, Й, О, Ч, Ь не використовують.

1.5.12. Реквізит підпис складаєтьсяз назви посади особи, яка під­писала документ, особистого підпису та його розшифрування, наприк­лад:

Начальник відділу

курсового навчання К.А. Осипенко

При оформленні документа не на бланку назва організації в цьому реквізиті входить до складу назви посади. Якщо документ оформляється на бланку, назву організації в реквізиті “підпис” не вказують. У документах, підписаних кількома посадовими особами,їх підписи розміщують один під одним у послідовності, яка відповідає посадам, наприклад:

Директор коледжу А.П.Петрів

Головний бухгалтер І.В.Василенко

Коли документ підписує декілька офіційних осіб одного рангу, їх підписи розташовують у кілька колонок на одному рівні, наприклад:

Начальник відділу Начальник відділу ЦДА

комплектації України з обробки та

відомчих архівів ЦДА України використання документів

(підпис) М.С.Іванченко (підпис) Л.І. Петраш

У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а розташування обов'язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії Л.В.Трохименко

Члени комісії (прізвища за абеткою) З.М. Десна

М.М. Сенів

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і наукові ступені. Порядок розміщення їх: спочатку посада, потім персональні, почесні та інші звання. Наприклад:

Завідувач кафедри,

доктор філософських наук

професор (особистий підпис) П. В. Конончук

1.5.13. Гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посадової особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування та дати, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Генеральний директор

Київського машинобудівного

заводу

15.03.2009 О.С.Іваницький

Гриф погодження розміщують нижче від реквізиту “підпис” або на окремому аркуші погодження.

1.5.14. Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування відповідними службовими особами. Віза складається з особистого підпису особи, що візує, а також дати. У разі потреби зазначають посаду особи, що візує, і розшифровують її підпис (зазначають ініціали і прізвище):

Завідувач кафедри

(підпис) Б.М.Сайко 28.08.2009

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовують перед візою:

Не заперечую.

Декан економічного факультету

(підпис) П.С.Березівський 12.09.2009

Візи на внутрішніх документах розміщують у лівому нижньому кутку останньої сторінки першого примірника.

1.5.15. Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів, призначених для розсилання, до довідок з місця роботи тощо. Не слід ставити печатку на службових листах, друкованих на бланках. Просту печатку проставляють так, щоб вона захопила частину підпису та частину слів назви посади особи, що підписує документ.

Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; перелік таких документів передбачений нормативними актами, зокрема таку печатку ставлять у трудових книжках, договорах, статутах, фінансових документах та ін.

Гербову печатку на документі проставляють так, щоб вона частково захоплювала назву посади особи, яка підписувала документ, наприклад:

Директор заводу

П.В.Дяченко