Про внесення змін у штатний розпис апарату управління

У зв’язку з_____________________________

/підстава/ 1.__________________________________________________________

2.__________________________________________________________

3.__________________________________________________________

 

Директор підприємства Підпис Розшифрування підпису

До справи № 31/42 І.В.Сорока

Б.Поздовжнє розташування реквізитів:

Державна корпорація виробників товарів

легкої промисловості

НАКАЗ

26.01.2009 м. Київ

Про затвердження інструкції щодо ведення діловодства

З метою _______________________

НАКА3УЮ:

1._______________________________________________ 2._______________________________________________

3.________________________________________________

 

Керівник Підпис Розшифрування підпису

(керівник структурного

підрозділу, що готує

проект наказу)

У справі № 26/34

М.С.Возняка (віза особи, що склала наказ)

 

Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають факти і міркування, які є підставою для ви­дання наказу; у другій перелічуються дії, які слід виконати. Констатуючу частину можна опустити, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування. Розпорядча частина наказу починається словами "Наказую". Текст у разі потреби розділяють на пункти, які нуме­рують арабськими цифрами. Кожен пункт розпорядчої частини починають із зазначення виконавця, потім перелічують дії і терміни їх виконання. Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у табличній формі. В одному з останніх пунктів зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу.

Міністерство _________________________

Завод ________________________________

Наказ

17.01.2009 № 107

м. Львів

Про особовий склад

НАКАЗУЮ

ПРИЗНАЧИТИ:

1. Бабич Ніну Петрівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 15 лютого ц.р. з окладом _______ грн. на місяць.

Підстава: заява Н.П.Бабич з візами начальника відділу кадрів і голов­ного бухгалтера.

2. Тимошенка Сергія Івановича, майстра цеху № 3, на постійну робо­ту на посаду старшого майстра того ж цеху з 15 лютого ц.р.

Підстава: доповідна записка начальника цеху № 3.

НАДАТИ:

3. Петренку Ігореві Володимировичу, економістові відділу праці і зарплати, позачергову відпустку від 16.02.2009 до 12.03.2009.

Підстава: графік відпусток і заява І.В.Петренка.

Директор С.І. Хомченко

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – це різновид наказу, що дається в усній або письмовій формі адміністрацією установи чи підприємства.

 

Текст розпорядженнямає констатуючу і розпорядчу частину. У першій зазначають мету або причину видання розпорядження, у дру­гій, яка починається словом “Пропоную”, - дії, що треба виконати. У констатуючій частині доцільно використовувати стійкі формулюван­ня типу згідно, у зв'язку, з метою. Текст розпорядження викладається у такій формі: зобов'язати, вказати, запропонувати, покласти виконання обов'язків та ін. (решта реквізитів – як у наказі).

Діють розпорядження протягом вказаних у них термінів. Підписи ставлять на першому примірнику розпорядження.

Взірець розпорядження:

Міністерство аграрної політики України

Львівський національний аграрний університет

Розпорядження №72

Про зміну навчального графіка

25.10.2009 м. Дубляни

У зв’язку з навчальною необхідністю

п р о п о н у ю:

1. Продовжити теоретичне навчання для всіх студентів (крім V курсу) в останньому семестрі на два тижні (за рахунокзимових канікул).

2. Розпорядження довести до відома всіх студентів і співпрацівників університету.

Ректор підпис (розшифрування підпису)

 

ЛИСТ

Лист – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які слугують засобом спілкування між установами, підприємствами, ор­ганізаціями та приватними особами.

Службовий лист оформляють на бланку для листів із заповненням таких реквізитів:

- постійні реквізити:

1. Герб, зображення нагород, емблема установи;

2. Назва міністерства або відомства;

3. Назва установи, організації, підприємства;

4. Назва структурного підрозділу;

5. Поштова адреса, номер телефону, телеграфний шифр, номер телетайпа, номер рахунка в банку.

 

- змінні реквізити:

6.Адресат;

7. Дата, кoд, індекс;

8. Посилання на індекс і дату вхідного документа;

9.Заголовок до тексту;

10.Текст;

11. Підпис, прізвище, номер телефону виконавця.

Логічні елементи змісту службового листа такі: вступ, докази, висновки. Вступ повинен містити виклад причин і безпосереднього приводу, який викликав появу листа. У доказах викладають іс­торію питання, наводять факти, посилання на законодавство, цифро­ві дані. Висновок – саме та його частина, в якій викладають суть питання, основну думку документа, прохання, пропозицію, згоду, відмову.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути простими і складними. Прості листи містять лише висновки. Додавши до такого листа коротке мотивування, робимо лист складним: “У зв'яз­ку з продовженням опалювального сезону, що зумовлено винятковими погодними умовами,просимо закінчити відвантаження палива за фондами першого кварталу до 15 березня”.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають її. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запитання, листи-вимоги. Серед тих, що не вима­гають відповіді, – листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, листи-розпорядження гарантійні листи, інформаційні.

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні й колективні. Звичайні надсилають одній інстанції. Циркулярний лист надсилають цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела. Колективний лист, навпаки, пишуть від імені керівників кількох підпри­ємств і надсилають на одну адресу.

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

- правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

- змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

- послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

Хотіли б також нагадати про... Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо за доцільне (потрібне)... Хотілося б звернути Вашу увагу... Не зайвим буде нагадати... Крім зазначених вище причин... При нагоді просимо Вас... Зважте також і на те... Принагідно хотіли б... Ми також намагаємося... Ще раз хочемо подякувати Вам... Необхідно зазначити й те, що...;

- мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

- точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

- доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.

Пам'ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад:

Ви ще не висловили своїх пропозицій - Досі ще не висловлено пропозицій.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:^[1]

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний пане/пані Вацко! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім'я та по батькові)/ Високошановний пане...!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний судде!

До Президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати і чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Павле! Всесвітліший Отче! Високопреподобний Отче! Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите! Високопреосвященний Владико Митрополите! Ваша Святосте (до Патріарха)!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка: Шановний Олександре Васильовичу! Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксана Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику, і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист – вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими установами,...

Відповідаючи на Ваш запит від... (дата),...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про... Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Звертаємося до Вас із проханням про невеличку пожертву у фонд... Просимо Вас терміново оплатити рахунок...Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про... Просимо прийняти замовлення...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про... Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про... Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оточеного рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння. Вважаємо за необхідне нагадати Вам... Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з ряду причин...

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити)...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

На жаль, змушені повідомити Вам, що...

Дозвольте повідомити Вам, що...

Раді повідомити Вам, що...

Цим листом повідомляємо, що...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» – найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам... Висловлюємо ще раз вдячність... Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для... Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку... Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що... Дозвольте ще раз подякувати Вам за... Ще раз дякую за виявлену мені честь...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами. Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником - ми до Ваших послугу будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю з Вами.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати...

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З удячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Залишаємося з повагою (пошаною)

З щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним, адже навіть незначне
недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше, ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована
інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Отже, як зауважують автори «Універсального довідника-практикуму з ділових паперів», на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід завжди пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні – на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве – не менш як 30 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 16 – 19 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах – поділ тексту на абзаци. Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої і в листах має становити три інтервали від поля.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі); 2) фраза (викладається головна інформація абзацу); 3) коментарі (підсумовують те, про що йшлося в абзаці). Наприклад:

Щиро вдячні Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції "Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

Текст листа друкують через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа [2].

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, приголомшливих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, і лише потім викладайте думки на папері.

 

У супровідному листі адресату повідомляють про факт відправ­лення його документів, які прикладають до цього листа. Це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів. Такі листи слід починатитакими словами: повертаємо, направляємо, надсилаємо.

Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від... (дата) надсилаємо Вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із зразків... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

 

Лист-підтвердження використовується для повідомлення відправника про одержання відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів (Підтверджуємо згоду про...).

Зразок:

Адресат

Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі № 524/41 від 24.05.2009. Рішення ради з цих питань буде прийнято 25.06.2009 та повідомлено Вам.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Лист-нагадування звичайно містить нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів (Нагадуємо, що до 26.09.2009 завод зобов'яза­ний подати звіт за формою № 8-т).

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановний пане...!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

 

Шановні панове!

Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так недбало поставилася до наших прохань, хоч ми зі свого боку завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно виконували всі Ваші замовлення.

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непогашеним, а й продовжує зростати, тому вважаємо за необхідне повідомити Вас про свій намір розірвати контракт.

Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї прикрої ситуації.

З повагою...

Лист-повідомлення використовують для повідомлення або затвердження будь-якого факту і, як правило, починають словами Ста­вимо до Вашого відома…

Зразок:

Заступнику керівника

підприємства _____________

п. _______________________

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи______________________________________________________________ за угодою від 27 березня 2009 р. № 43 на третій квартал 2009 р.

Заступник керівника підприємства (підпис) Розшифрування підпису

 

Лист-запрошення адресують конкретній особі або групі осіб, проте його скеровують і в установу (Просимо взяти участь у ро­боті конференції).

У листі-запрошенні обов'язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого і недвозначного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності вашої установи (фірми, компанії);

важливо пам'ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланку;

оформлюючи листа, текст потрібно симетрично розмістити на аркуші.

Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на суто ділові заходи (з'їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презентації") пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки.

Зразок:

Навчально-методичне об’єднання (НМО) 23-24 червня проводить широке обговорення моделі спеціаліста „Діловод-організатор документаційного забезпечення управління”. Оскільки спеціалісти такого профілю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас взяти участь у роботі НМО, висловити свої пропозиції щодо коригування навчального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні Будинку вчителя за адресою: вул. Володимирська, 47, актовий зал.

Початок роботи о 10 год. ранку.

Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком.

Голова ради НМО

професор, д. і. н. М.І. Ткаченко

Гарантійний лист укладається з метою підтвердження певних зобов’язань або умов. (Просимо Вас надати послуги у вигляді... Оплату гарантуємо). Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії.

Наприклад:

Шановний пане...!

На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Львові.

Оплату гарантуємо.

З повагою...

 

Лист-прохання – це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Наприклад:

Шановні...!

Нещодавно ми збудували овочепереробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для перероблення овочів.

Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготерміновий кредит на суму 200 000 (двісті тисяч) гривень. Додаємо до листа необхідні документи:

договір на придбання обладнання;

техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Оскільки ця проблема потребує негайного розв’язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше.

З повагою...

 

Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Дякуємо Вам за надіслані доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові внести їх до тексту договору.

Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз наголосити, що відповідно до проекту нашого договору про будівництво банку Підрядник бере на себе цілковиту відповідальність за організацію і виконання всіх будівельних робіт.

Будівельні роботи виконуватимуться місцевими фірмами, які найматимуться на умовах субпідряду. Виконання робіт контролюватимуть висококваліфіковані фахівці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.

Просимо Вас якнайшвидше розглянути листа і, якщо у проекті договору більше немає пунктів, що викликали б у Вас сумніви, повідомити нас про готовність підписати договір між нашими підприємствами.

Сподіваємося на швидку відповідь.

З повагою...

 

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання – переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні...!

Щиро дякуємо за запит від... (дата) на постачання... (назва товару).

На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання... (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замовленнями на поточний місяць.

Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому.

З повагою і побажанням успіхів.

 

Лист-відповідь повинен містити як обов’язковий реквізит по­силання на номер, дату й суть листа-запиту чи листа-прохання.

Лист-запит – це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказуємо:

• підставу для запиту;

• назву товару (його марку, якість, модель тощо);

• умови й термін постачання;

• умови оплати.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи... Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою...

 

Лист-претензія, рекламаційний лист – це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім претензію.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати товар.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. У зв'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою...

 

Лист-відповідь на претензію

Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпід­ставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зробити це можна так:

Шановні добродії! Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення №... від... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана...(прізвище та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вас про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кі