Вибір мовних засобів у діловому тексті

Основними ознаками офіційно-ділового стилю, до якого за сукупністю мовних засобів і прийомів належать ділові папери, є послідовність і точність викладу фактів, одночасність та досконалість висловлювань, наявність усталених словесних форм (наприклад: з метою, у зв'язку з, відповідно до, згідно з тощо), вживання слів у прямому значенні, широке використання термінів, дотримання прямого порядку слів у реченні (підмет повинен передувати присудкові, означення слід ставити перед означуваним словом, вставні слова – на початку речення) тощо.

Для того щоб офіційно-діловий стиль мовлення не перетворився на канцелярський, тобто на “бюрократичний жаргон”, необхідно дотримуватись певних вимог до мови документа, які випливають із норм літературної мови.

1. Слід уживати загальновідомі, зрозумілі усім мовцям слова, офіційні терміни в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталені, загальноприйняті.

2. Треба уникати стильового дисонансу (тобто не вживати просторічних, діалектних, розмовних, емоційно-експресивних мовних засобів).

3. Вибір слова має бути вмотивованим (наприклад, не слід плутати значення слів: підписка – передплата, замісник – заступник, є – являється).

4. Запозичені слова слід вживати лише в тому разі, коли заміна українським словом з якихось причин небажана. Вживання іншомовного слова є недоцільним, якщо у нього є український відповідник: апелювати – звертатися, лімітувати – обмежувати, локальний – місцевий тощо.

5. Треба уникати вживання нових, маловідомих вузькоспеціальних термінів або таких, значення яких важко встановити з контексту.

6. У зовнішньому діловому листуванні небажаним є вживання професіоналізмів (наприклад: екстраполювати стелю, збити в купу рахунок).

7. Вигляд і сприймання ділового папера псує надмірне захоплення словоскладанням та основоскладанням (ветогляд, облтранс, молзавод, райветлікарня).

 

8. Грубою помилкою в оформленні документів є вживання кальок з російської мови (наприклад: міроприємство – захід, пред'явити – подати, слідуючий – наступний, справка – довідка, довіреність – доручення).

9. Під час складання ділових паперів слід уникати зайвих слів (наприклад: вважаємо за можливе просити – просимо, поспішаємо повідомити – повідомляємо) або повторень того самого змісту іншими словами (вільна вакансія, моя автобіографія, у квітні місяці, за п'ять годин часу, демобілізувати з армії).

10. У діловому мовленні можна використати синонімічне багатство української мови (наприклад: п'яний – у нетверезому стані, під дією алкоголю, у стані сп'яніння, ідентичний – тотожний, рівнозначний, однаковий).

11. Треба стежити за вживанням близькозвучних слів (паронімів), не допускати заміни одного слова іншим, відмінним за значенням (наприклад: адрес – адреса, дипломат – дипломант, особистий – особовий).

Коли виникають труднощі у виборі граматичної форми, слід орієнтуватися на такі правила:

■ Текст документа слід викладати від третьої особи, наприклад: Замовник зобов’язується... Комісія перевірила... Клієнт надає право... Але заяви, автобіографії, пояснювальні та доповідні записки, доручення, розписки викладають від першої особи: Підпис Михальчука В.М. засвідчую... Прошу надати мені матеріальну допомогу... Доводжу до Вашого відома, що...

■ Щоб уникнути категоричності при з’ясуванні стосунків з партнером, потрібно замінити активну форму дієслова на пасивну: Ви не погасили борг ® Ваш борг ще не погашено. Проте якщо важливо вказати на конкретного виконавця, тоді слід вживати активну форму: Інститут підтверджує... Фірма не гарантує...

■ Офіційними, основними назвами посад, професій і звань слугують іменники чоловічого роду (хоч існують паралельні форми: викладач – викладачка), які вживаються у документах незалежно від статі особи (головний технолог дозволив). Проте якщо в документі вказується прізвище жінки, то дієслова вживають у формі жіночого роду, наприклад: “ Головний технолог заводу п. Юхнівська скасувала розпорядження ”;

■ Щоб уникнути одноманітності,іменники чоловічого роду в дава­льному відмінку однини варто подати з паралельними закінченнями: директорові Жовтобрюху Іванові Миколайовичу; інженеру Ващенкові Василю Семеновичу.

■ Жіночі імена по батькові у родовому відмінку однини мають закінчення и (Миколаївн и, Петрівн и, а не Миколаївн ої, Петрівн ої), у давальному – закінчення і (Андріївн і, Богданівн і, а не Андріївн ій, Богданівн ій).

■ Іменники жіночого роду в родовому відмінку множини повинні мати закінчення -ей: доповід ей, галуз ей, стат ей (неправильно вживати закінчення -ів).

■ Коли виникають труднощі у виборі закінчення родового відмінка однини іменників чоловічого роду, необхідно звертатися до словників (наприклад: реквізит акт а – здійснення акт у вандалізму; нема папер у для друкування – оформлення ділового папер а).

■ Слід пам’ятати, що в українській мові займенник самий не утворює форм ступенів порівняння прикметників. Ненормативними є форми: самий продуктивний, самий найефективніший – потрібно: продуктивніший чи більш продуктивний, найефективніший чи найбільш ефективний.

■ Займенники Ви, Ваш у листах, офіційних документах тощо пишуться з великої літери. Цим підкреслюють повагу до адресата.

■ У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовують офіційні норми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний.

■ Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документові повної інформації, вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція повідомляє, що вони потребують доопрацювання. При цьому дієприслівникові звороти треба вживати на початку речення.

■ Вставні слова пом'якшують тон листування: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії. Проте надмірне вживання вставних слів створює враження некомпетентності, нерішучості, низької мовної культури.

■ Якщо використовуються числівники на позначення великої кількості, а також слова сто, тисяча, мільйон, мільярд, то переважає однина. Наприклад: У село повернул ось (а не повернул ись) сімдесят дев'ять молодих спеціалістів.

■ Якщо вживаються числівники два, три, чотири, то пишемо форму іменника у називному відмінку множини (два керівник и, чотири менеджер и, а не два керівник а, чотири менеджер а).

■ Якщо підмет має в своєму складі числівник, який закінчується на одиницю (21, 141, 1991 та ін.), присудок при такому підметі ставить­ся у формі однини (надійшла 21 заява).

■ Підмети зі словами більшість, меншість, ряд, частина, багато, кілька в діловому стилі вимагають від присудка форми однини (Біль­шість абітурієнтів буде зарахована на стипендію та забезпечена гур­тожитком). Множина з’являється лише тоді, коли підмет і присудок розділені другоряднимичленами або підрядним реченням (Більшість абітурієнтів, які успішно склали вступні іспити, будуть зараховані на стипендію та забезпечені гуртожитком).

■ При підметі, вираженому займенниками хто, ніхто, ніщо, дехто, присудок звичайно ставиться у формі однини (Усі, хто не пройшов реє­страції, повинні прибути).

■ Останнім часом аж рябіє в очах від штампів з прийменником по. Важливо пам'ятати, що російському прийменнику по в українській мо­ві відповідає низка прийменників (з, за, щодо, у справах, над, для, після, на) і безприйменникових конструкцій:

Рос. мова по указанию по возвращении по понедельникам   по инициативе случилось по вине обратиться по адресу по возможности быстрее по март включительно мероприятие по по частному делу сообщить по телефону

Укр. мова за вказівкою після повернення щопонеділка, кожного понеділка з ініціативи, за ініціативою трапилось через провину звернутися на адресу якомога швидше до березня включно заходи для, щодо, з у приватній справі повідомити телефоном

 

Слід завжди пам’ятати про майбутнього читача. Тому законом мусять бути виразність письма, чіткість літер, акуратність тексту. Неохайність написаного свідчить про погану звичку і про неповагу до того, хто читатиме текст.