Керування документаційними процесами — складова та функція управління

Термінологічні межі та розмежування значень «діловодство», «документаційне забезпечення управління», «документо-інформаційне забезпечення управління», «керування документацією», «керування документаційними процесами».

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Термін " документаційне забезпечення управління " підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства.

Документаційне забезпечення управління складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:

- документування - складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами;

- організація роботи з документами, яка передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, організації.

Документаційне забезпечення управління розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань.

Документування управлінської інформації та організація роботи зі службовими документами є одними із основних складових діяльності органів місцевого самоврядування. Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у діяльність органів місцевого самоврядування має велике значення для забезпечення їх ефективної роботи, є важливою складовою розбудови в Україні інформаційного суспільства. Інформаційне забезпечення є саме тою базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність.

Базове поняття “ керування документацією ” за кордоном трактовано як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Керування документаційними процесами є невід’ємною частиною загальної системи управління підприємством, установою, організацією.

Міжнародне визнання і поширення набув універсальний термін Records management. В СРСР Records management довгий час вважався закордонним відповідником терміну “Діловодство”. В міжнародному стандарті ISO 15489-2001 Records management визначається як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву або вилучення для знищення службових документів. Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” розкриває поняття “керування документаційними процесами” як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів.

 

Керування документаційними процесами — складова та функція управління

Суспільне значення що до керування документаційними прцесами викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте ґрунтовних, комплексних наукових розробок у даному напрямі ще надто мало. Тому надзвичайно важливим надбанням у дослідженні розвитку систем керування документаційними процесами та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених І.Є.Антоненко, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова, Ю.І.Палехи та інших науковців.Організаційну функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо).

Керування докуентаційними процесами базується на таких принципах, як:

уніфікація, спрощення і типізація документації; автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм; автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації, тощо.Служби КДП є складовою системи КДП.

Вимоги до служб КДП:

♥ поєднання форм управління

♥ чітка координація роботи служб, підрозділів установи

♥ чітке визначення завдань, функцій служб КДП, прав і обов’язків їх працівників

Проблеми функціонування служб:

♥ з’ясування ролі служби в загальній структурі організації

♥ забезпечення нормативно-методичною базою діяльності служб

♥ забезпечення висококваліфікованими фахівцями служби КДП (оволодіння новітніми технологіями, висока культура інформаційно-аналітичної діяльності)

♥ створення умов для раціональної організації роботи служб

♥ чітке розмежування функцій і персональна відповідальність за створювані службові документи і раціональну роботу з ними

Три форми організації КДП: централізована, децентралізована, змішана.

 

Теоретична проблематика керування документаційними процесами як наукової дисципліни

Керування документаційними процесами (records management) – галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність.

Базове поняття «керування документацією» за кордоном трактовано як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Документи є засобами свідчення, доведення певних фактів і тому мають велике правове значення. Вони широко використовуються у повсякденні діяльності людей. Як носії інформації документи сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємств, установ, служать підставою для прийняття рішень тощо.

Керування документаційними процесами як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об’єкті: управлінському документі, який пройшов багатовікову історію і залишається одним з найрозповсюдженіших видів документів до нашого часу.

Як наукова дисципліна керування документаційними процесами тісно «співпрацює» з іншими науками. Найперше слід відзначити зв'язок КДП та архівознавством, загальним документознавством, мовознавством, теорією і практикою менеджменту, правознавством, історичним джерелознавством, теорією комунікацій, з інформаційною наукою, діловодством. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст., в цьому і полягає актуальність теми дослідження.

 

Термінологічні межі та розмежування значень «діловодство», «документаційне забезпечення управління», «документо-інформаційне забезпечення управління», «керування документацією», «керування документаційними процесами».

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Термін " документаційне забезпечення управління " підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства.

Документаційне забезпечення управління складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:

- документування - складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами;

- організація роботи з документами, яка передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, організації.

Документаційне забезпечення управління розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань.

Документування управлінської інформації та організація роботи зі службовими документами є одними із основних складових діяльності органів місцевого самоврядування. Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у діяльність органів місцевого самоврядування має велике значення для забезпечення їх ефективної роботи, є важливою складовою розбудови в Україні інформаційного суспільства. Інформаційне забезпечення є саме тою базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність.

Базове поняття “ керування документацією ” за кордоном трактовано як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Керування документаційними процесами є невід’ємною частиною загальної системи управління підприємством, установою, організацією.

Міжнародне визнання і поширення набув універсальний термін Records management. В СРСР Records management довгий час вважався закордонним відповідником терміну “Діловодство”. В міжнародному стандарті ISO 15489-2001 Records management визначається як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву або вилучення для знищення службових документів. Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” розкриває поняття “керування документаційними процесами” як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів.

 

Керування документаційними процесами — складова та функція управління

Суспільне значення що до керування документаційними прцесами викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте ґрунтовних, комплексних наукових розробок у даному напрямі ще надто мало. Тому надзвичайно важливим надбанням у дослідженні розвитку систем керування документаційними процесами та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених І.Є.Антоненко, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова, Ю.І.Палехи та інших науковців.Організаційну функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо).

Керування докуентаційними процесами базується на таких принципах, як:

уніфікація, спрощення і типізація документації; автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм; автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації, тощо.Служби КДП є складовою системи КДП.

Вимоги до служб КДП:

♥ поєднання форм управління

♥ чітка координація роботи служб, підрозділів установи

♥ чітке визначення завдань, функцій служб КДП, прав і обов’язків їх працівників

Проблеми функціонування служб:

♥ з’ясування ролі служби в загальній структурі організації

♥ забезпечення нормативно-методичною базою діяльності служб

♥ забезпечення висококваліфікованими фахівцями служби КДП (оволодіння новітніми технологіями, висока культура інформаційно-аналітичної діяльності)

♥ створення умов для раціональної організації роботи служб

♥ чітке розмежування функцій і персональна відповідальність за створювані службові документи і раціональну роботу з ними

Три форми організації КДП: централізована, децентралізована, змішана.