Документ. Основні реквізити.

ТИПИ ДОКУМЕНТІВ

Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками та групами.

 

№ п/п	Ознаки класифікації	Групи документів
1.	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
2.	За походженням	Службові (офіційні) й особисті.
3.	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні.
4.	За призначенням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5.	За напрямом	Вхідні, вихідні
6.	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
7.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
8.	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні
9.	За стадіями створення	Оригінали, копії. Різновидами копії є відпуск (повна копія документа, яка залишається у відправника), витяг, дублікат (другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).
10.	За складністю (кількість відобра-жених питань)	Прості (відображають одне питання), складні (декілька).
11.	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12.	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом
13.	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті

 

Текст – головний елемент документа. Це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення.

При складанні тексту ділових паперів мають виконуватися вимоги. Найголовніші з них:

а) достовірність,

б) об’єктивність змісту,

в) нейтральність тону,

г) повнота інформації,

д) максимальна стислість.

Текст є достовірним, коли викладені факти відображають справжній стан речей; точним – коли не допускається подвійне тлумачення слів. Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації; повним – якщо зміст вичерпує всі обставини справи. Стислий текст передбачає відсутність зайвих слів та смислових повторів, надмірно довгих міркувань не до справи, а переконливий веде до прийняття пропозицій або прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

Усі якості тексту існують у взаємозв’язку та взаємозалежності. Наприклад: текст не може бути переконливим без достатньої повноти.

Текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історія питання).

У доказі викладається суть питання (пояснення, міркування, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення буває активним і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне – інформує адресата про якийсь факт, обставину.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий: вступ, доказ, закінчення; зворотний – коли закінчення передує доказу, а вступу взагалі може не бути.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, тобто їх написання і розташування реквізитів на бланку.

Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 та А5 відповідно до формуляра-зразка – єдиної моделі побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. Формуляр-зразок передбачає такі основні реквізити:

· державний герб;

· емблему організації або підприємства;

· зображення державних нагород;

· код установи, організації, підприємства:

· код форми документа;

· назву міністерства або відомства;

· повну назву установи, організації, підприємства, від імені якої створено документ;

· назву структурного підрозділу;

· індекс підприємства зв’язку, поштову і телеграфну адресу, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

· назву виду документа (друкують прописними літерами: НАКАЗ; ПРОТОКОЛ; крапка після назви не ставиться);

· дату (обов’язковий складник будь-якого документа, який оформлюється двома способами:

1) словесно-цифровий: 1 жовтня 1999 року;

2) цифровий: 01.10.99 – для документів з тривалим строком зберігання);

· індекс (забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук; включає в себе три пари арабських цифр: №09-17/80, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою, третя – порядковий номер документа за журналом обліку);

· посилання на індекс і дату вихідного документа (записується у такий спосіб: на №11-28/70 від 17.06.99);

· місце складання чи видання;

· гриф обмеження доступу до документа;

· адресат (у документах, що адресуються до організації, структурного підрозділу, передбачаються такі елементи цього реквізиту:

Донецький національний університет

Завідувачу кафедри української філології і культури

Лукаш Г.П.

(адреса)

При адресуванні документа приватній особі адреса зазначається у такий спосіб:

Кутас Л.М., пр. Ленінський, 102, кв. 100,

83108, Донецьк;

· гриф затвердження (складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження);

· резолюція;

· заголовок до тексту (відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника про: “Про заохочення грошовою премією”, “Про відрахування” і под.; заголовок не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків);

· відмітку про контроль;

· текст (головний реквізит документа, відповідно до змісту, може поділятися на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами: 1., 1.1);

· відміткупронаявність додатка (передбачає такі способи оформлення:

1. Додаток: на 3 с., у 3-х прим. (для тих документів, що мають додатки, згадувані у тексті).

2. Додаток: відповідно до списку на __с. (для документів, у яких є список додатків при їх великій кількості);

· Підпис (складається з трьох елементів: 1) назви посади (повної, в якій вказано назву установи, якщо документ складений не на бланку, і скороченої, якщо документ написано на бланку); 2) особистого підпису; 3) розшифровки його (друкуються без дужок ініціали й прізвище особи, що підписала документ. Напр.:

Ректор (підпис) В.П.Шевченко

(Документи, складені комісією, підписуються із зазначенням не посади, а з розподілом їх обов’язків у складі комісії);

· гриф узгодження;

· візи;

· печатку (прикладається так, щоб вона охоплювала частину слів найменування посади особи, що підписує документ);

· відмітку про засвідчення копії;

· прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язковий цей реквізит лише у вихідних документах: листах, довідках, висновках і под.);

· відмітку про виконання (містить у собі такі дані: стислу довідку про виконання; слова “До справи” та індекс справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа);

· відмітку про перенос даних на машинний носій;

· відмітку про надходження (робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа); розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа).

У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів При складанні й оформленні документів необхідно дотримуватися вимог, які надають документові юридичної сили та підвищують оперативність його підготовки, обробки й використання.

 

 

ТЕМА №1.