Підготовка управлінського рішення.

 

Розробка та прийняття управлінських рішень – це багатосторонній організаційний процес, який має складні прямі та зворотні зв’язки і характеризується поєднанням інтелектуальної діяльності багатьох членів організації із застосуванням різноманітних моделей, методів і способів збирання інформації [54, с. 19]. Головним призначенням методології прийняття управлінських рішень є розроблення підходів, рекомендацій, що дають змогу обґрунтувати вибір найбільш правильного рішення в складних і невизначених конкретних ситуаціях. Саме за умови дотримання певної послідовності підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень досягається їх результативність, ефективність і якість.

Підготовка управлінського рішення припускає певний порядок здійснення окремих операцій, пов'язаних зі збиранням, рухом, зберіганням, обробкою, аналізом інформації, забезпеченням нею структурних підрозділів і окремих виконавців, а також інші дії, зумовлені потребою розв'язання певних завдань.

Складність завдань державного управління вимагає застосування системного підходу до підготовки і реалізації управлінських рішень, який передбачає:

- розгляд керованого об'єкта як системи;

- віднесення проблеми, що розглядається, до компетенції окремого рівня управління, який виступає складовою загальної системи управління;

- локалізацію ситуації в межах системи, що розглядається;

- типізацію процесу прийняття рішень (з окресленням у ньому загального для вирішення завдань у рамках досліджуваної системи).

Джерелами інформації для прийняття управлінських рішень є:

норми законодавчих та інших актів;

звернення громадян до державних органів щодо реалізації своїх законних інтересів і суб'єктивних прав;

обов'язкові вказівки вищих за організаційно-правовим статусом органів державної влади, які підлягають виконанню нижчими за цим статусом органами і забезпечують реальність державного управління;

факти, відносини, виявлені у процесі контролю, які відображають стан керованих об'єктів;

проблемні, конфліктні, екстремальні та інші складні ситуації, що потребують оперативного і активного втручання державних органів;

опитування експертів тощо.

 

Процес прийняття рішення – це основна ланка в управлінській діяльності, що складається з трьох етапів (стадій): підготовки, прийняття і реалізації рішення.

Етап (стадія) підготовки управлінського рішення об'єднує:

- аналіз ситуації (пошук, збір, опрацювання інформації, виявлення й формулювання проблем, які потребують розв'язання);

- визначення цілі (сукупності цілей);

- виявлення, аналіз і формулювання проблеми, що потребує розв'язання;

- формулювання цілей (для цього використовуються методи простого переліку цілей, формування "дерева цілей", а це дозволяє визначити ієрархічну структуру системи цілей і "критеріїв", що дають можливість оцінити ступінь їх досягнення.);

- включає пошук, збирання та обробку інформації про завдання, яке підлягає вирішенню;

- аналіз інформації визначення, прогнозування розвитку ситуації і формування проблем;

- виявлення альтернатив;

- оцінка альтернативних рішень і курсів дій, що проводяться на основі багатоваріантних розрахунків, відбуваються на стадії прийняття рішень

- генерування варіантів можливих управлінських рішень (може здійснюватися або безпосередньо, або з допомогою спеціальних експертних процедур. Процедури генерування альтернативних варіантів можуть передбачати як спеціальну організацію і проведення експертиз із використанням методів типу "мозкової атаки" тощо, так і створення автоматизованих систем генерування альтернативних варіантів у складних випадках. Технології генерування альтернатив досить різноманітні, це можуть бути методи індивідуального творчого пошуку (метод аналогій, ідеалізації, інверсії), методи колективного пошуку ("мозкова атака", "конференція ідей", "колективний блокнот") тощо.);

- відбір і формування критеріїв вибору оптимального рішення.

Виявлення проблеми – це усвідомлення того, що виникло відхилення від встановлених спочатку правил.

Оцінка проблеми – це встановлення її масштабів і природи тоді, коли проблему виявлено.

Етап (стадія) прийняття управлінського рішення охоплює:

- вибір ефективних варіантів управлінських рішень (визначення та оцінка альтернатив та їх наслідків проводиться у два етапи. На першому етапі оцінюється можливість реалізації кожної альтернативи. Оцінка базується на аналізі умов, у яких виконуватиметься ця альтернатива. На цьому етапі оцінюється можливість наслідків реалізації кожної альтернативи. Така оцінка залежить не тільки від зовнішніх умов, але й від дій, обумовлених альтернативою. У тих випадках, коли це вдається, на першому і другому етапах визначається вірогідність реалізації їх наслідків);

- експериментальна перевірка альтернатив (за можливістю) (Коли управлінець після проведення оцінки альтернатив дещо сумнівається в остаточному виборі найкращого варіанта і при цьому є додаткові ресурси (матеріальні, трудові, час тощо), по можливості здійснюється експериментальна перевірка двох-трьох кращих альтернатив. Зрозуміло, що далеко не завжди експериментальна перевірка можлива в принципі.);

- добір критеріїв ухвалення оптимального рішення;

- прийняття рішення (вибір одного, найбільш ефективного варіанта дій).

Прийняття рішень є важливою частиною управлінської діяльності. Образно кажучи, прийняття рішень можна назвати «центром», навколо якого обертається життя організації. Відповідальність за прийняття важливих рішень – важкий моральний тягар, що особливо яскраво виявляється на вищих рівнях управління. Тому керівник, як правило, не може приймати непродуманих рішень.

 

Прийняття управлінських рішень – це визначальний процес управлінської діяльності, оскільки формує напрямки діяльності організації та її окремих працівників. Робота з прийняття управлінських рішень вимагає від менеджерів високого рівня компетентності, значних затрат часу, енергії, досвіду.

Прийняття рішень – складова будь-якої управлінської функції, оскільки рішення – це головний продукт праці менеджера. Тому розуміння природи прийняття управлінських рішень надзвичайно важливе з погляду найкращого уявлення про процес управління в цілому.

Прийняття рішень – творче, відповідальне завдання управління, зміст якого в тому, щоб відповідно до ситуації визначити подальші дії підлеглих у конкретній сфері діяльності, завдання структурних підрозділів у системі діяльності організації, порядок їх взаємодії.

Критерій (оцінка) рішень – це мірило економічного і соціального ефекту, використовується для порівняння альтернатив і вибору кращої.

Етап (стадія) реалізації управлінського рішення

- заходи щодо конкретизації рішення (доведення його до виконавців);

- складання плану реалізації управлінського рішення.

- організація виконання управлінського рішення;

- контроль за ходом виконання управлінського рішення

- внесення необхідних коректив й оцінку отриманого від виконання рішення результату;

- оцінка результату, отриманого від виконання рішення.

Аналізуючи третій етап треба зазначити, що більшість науковців прояв контрольної функції пов’язують зі станом реалізації, тобто з виконанням прийнятих управлінських рішень [22; 36; 57; 74].

 

“Контроль – це процес визначення, оцінки та інформації про відхилення фактичних значень від заданих або їх співпадання... Контролювати можна цілі, хід виконання плану, прогнози, розвиток процесу”.

Вейсброд В.Н. Оперативный учет и контроль в коммерческих учреждениях. Методика – техника – организация / В.Н. Вейсброд, В.В. Цубербиллер. – М.: НКРСИ, СССР, 1926. – 86 с.

Поточний контроль – це процес, в якому керівник встановлює, чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи, й обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт, перш ніж будуть завдані збитки.

 

Звуження контрольного середовища до контролю реалізації прийнятого рішення, на відміну від контролю на всіх етапах самого процесу, є не менш об’єктивним, але його спрямованість тільки ззовні. Саме тому контроль виконання управлінського рішення є недостатнім із точки зору оцінювання якості функціонування системи прийняття управлінських рішень. Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Його сенс полягає у створенні гарантій виконання прийнятого рішення. Основними задачами контролю є: постійне стеження за результатами діяльності, перевірка фактичних даних, зіставлення їх із плановими, виявлення відхилень і прийняття вчасних управлінських рішень.

Отже кожне управлінське рішення має свій конкретний результат, тому метою управлінської діяльності є надходження таких форм, методів, засобів та інструментів, які за конкретних обставин і умов могли б сприяти досягненню оптимального результату.

Існують і інші пропозиції, щодо поділу їх на етапи. Так де які дослідники пропонують поділяти процес прийняття рішення з а характером проміжного результату на три етапи:

- цілевиявлення ( вибір цілі, тобто аналіз стану керованої системи, виявлення тенденцій її розвитку і бажаного стану в майбутньому. Намічену ціль порівнюють і погоджують з цілями розвитку інших об'єктів управління, які реалізуються різними суб'єктами управління у вертикальному і горизонтальному плані. При цьому встановлюють, наскільки дана ціль відповідає досягненню цілей вищого порядку. На цій стадії упорядковані цілі можна представити як «дерево цілей», що дає змогу виробити струнку схему послідовного здійснення заходів у конкретній ситуації. Дійсна ціль розпізнається за наступними критеріями: має бути осягненою; може бути і недосяжною (цей принцип припускає наявність можливості коректування напряму мети об'єктом; має бути єдиною [9]. Підлеглі цілі принципово відрізняються від головної тим, що вони є лише засобами досягнення головної мети. Вибір підлеглих цілей може бути до деякого ступеня довільною, оскільки вони виправдані лише як засоби);

- розробка і прийняття рішень (збір повної і своєчасної інформації (нормативної, інструктивної, правової, статистичної, планової тощо), яка має відповідати вимогам актуальності, достовірності, достатності, доступності та автентичності, перетворення інформації зворотного зв'язку (коригування помилок і відхилення) на інформацію управлінських рішень, вироблення альтернативних варіантів рішень ),

- організація виконання і контроль ( облік, контроль та аналіз реалізації рішення ).

З. Мочаліна визначає процес розробки і прийняття управлінського рішення, як творчий процес, але пропонує його поділяти за наступними етапами:

- формулювання і вибір мети;

- вивчення проблеми;

- вибір критеріїв ефективності і можливих наслідків прийняття рішень;

- аналіз варіантів рішень;

- вибір і остаточне формулювання рішення;

- прийняття рішення;

- доведення рішення до виконавців;

-контроль за виконанням рішення [84, с.12].

Автори навчальний посібника «Менеджмент» Л. Скібіцька О. Скібіцький пропонують таки е тапи розробки та реалізації управлінських рішень.

Постановка завдання. Складається з аналізу проблемної ситуації, вивчення стану справ і цілей, попереднього формулювання критеріїв рішення.

Формування рішення. Складається у визначенні й обґрунтуванні обмежень і визначенні альтернатив. Причиною проблеми можуть бути як внутрішнє, так і зовнішнє середовище. Необхідно виділити джерело, суть обмежень, і потім намітити можливі дії, що усувають причини проблеми.

Вибір рішення. На цій стадії приймається рішення з альтернативних варіантів, дається його оцінка.

Виконання, контроль за реалізацією рішення. На Цій стадії приймаються заходи для конкретизації рішення і доведення його до виконавців. У процесі контролю виявляються відхилення, вносяться коригування. Контроль установлює зворотний зв'язок між системою, якою управляють (об'єкт) та системою, яка управляє (суб'єкт) [116].

Зрозуміло, що кожен управлінець сам визначає скільки і які етапирозробки та реалізації управлінського рішення він буде використовувати.

Процедура прийняття управлінського рішення завершується діями з його реалізації, до яких належать:

- доведення управлінських рішень до виконавців,

- визначення календарних термінів (кінцевих і проміжних) виконання,

- призначення відповідальних виконавців,

- конкретизація завдань і відповідальності,

- забезпечення ресурсами,

- координація дій виконавців,

- коригування раніше прийнятого рішення,

- мотивація діяльності,

- облік і контроль виконання.

Головний зміст усієї роботи з доведення завдань до виконавців полягає в тому, щоб побудувати у свідомості певний образ (технологію) майбутньої роботи з його виконання. Важливою вимогою на цій стадії є оперативність передачі інформації у точній відповідності до адресності та змісту, узгодженість розподілу завдань відповідно до реального потенціалу виконавців. Крім того на успішність виконання рішень впливає і дотримання балансу між зрозумілими обов'язками і наданими правами (ресурсами). Отже форма доведення управлінських рішень до виконавців (оформлення рішень та особистих якостей керівників і підлеглих) теж впливає на ефективність управлінських рішень. Крім того, на ефективність управлінських рішень впливають й механізми стимулювання і відповідальності, яки реалізується в рамках можливостей переконувати, спонукати і примушувати.

В той же час існують випадки коли рішення не виконуються. основними причинами невиконання управлінських рішень відіграють методи доведення їх до виконавців (Рис. 6.1). Отже від вміння передавати завдання виконавцям є головним джерелом ефективності прийнятого рішення.

Рис. 6.1. Причини невиконання рішень

 

Таким чином, організація виконання прийнятих керівництвом рішень передбачає, що керівники повинні тримати в полі зору всі рішення, знаходити способи впливу на них і керувати ними.