Стадії управлінської діяльності.

 

Етапи управлінської діяльності зі своїм особливим набором форм і методів іменуються стадіями управлінської діяльності. Стадії управлінської діяльності – це послідовні етапи її здійснення зі своїм особливим набором форм і методів. Стадії мають логічний зв'язок і утворюють у сукупності певний цикл управлінських дій. Мета кожної стадії управлінського процесу досягається через чітко визначену послідовність дій (управлінський процес).

 

Управлінський процес – це формула вирішення управлінських завдань, яку можливо застосовувати в будь-якій сфері людської діяльності.

Пилипко А.Г. Формула вирішення управлінських завдань – марево чи реальність: Актуальні проблеми державного управління: Збірник наукових праць. – Х.: Вид-во ХорРІ НАДУ “Магістр”, 2005. – № 1 (23). – 356 с.

 

Застосування послідовності стадій управлінського процесу можливе при реалізації окремих управлінських завдань, при реалізації кожної з функцій управління, а також для перевірки відповідності управлінському процесу існуючих шляхів реалізації завдань державними управлінцями.

В державному управлінні виділяють наступні стадії управлінського процесу: аналіз та оцінка управлінської ситуації; прогнозування та моделювання необхідних (і можливих) дій щодо збереження та зміни стану управлінської ситуації; розробка необхідних правових актів або організаційних заходів; обговорення та прийняття правових актів, здійснення організаційних заходів; організація процесу виконання прийнятих рішень; контроль за виконанням та оперативне інформування; узагальнення підсумків виконання та оцінка нової управлінської ситуації. Кожна зі стадій відрізняється набором інтелектуальних і практичних дій і несе певне функціональне навантаження, тому більш докладніше розглянемо сім стадій управлінського процесу.

Аналіз і оцінювання управлінської ситуації. Характеризуючи аналіз ситуацій як зіставлення наявних засобів досягнення мети з існуючою конкретною ситуацією. При оцінюванні й аналізі досліджуваних процесів формується системне «бачення» об'єктів управління, досліджуються закономірності та організаційні форми процесів, що визначаються; дається конкретна історична оцінка стану керованих об'єктів.

Аналіз ситуацій – це метод дослідження процесів управління, за якого вивчаються джерела, причини та чинники, що викликали появу певної управлінської ситуації, дослідження процесів та обставин у зовнішньому і внутрішньому середовищі організації, здатних вплинути на прийняті управлінські рішення та їх наслідки.

Прогнозування (англ. prognosіs передбачення, пророкування) означає подання суб'єкта управління про можливий стан і про зміни керованого об'єкта в процесі реалізації управлінського рішення в часі й просторі.

 

Модель – у широкому змісті – будь-який образ, аналог (уявне або умовний: зображення, опис, схема, креслення, графік, план, карта й т.п.) якого-небудь об'єкта, процесу або явища (оригіналу даної моделі). Моделлю можна назвати штучно створюваний образ конкретного предмета, пристрою, процесу, явища (і, в остаточному підсумку, будь-якої системи). Стадія моделювання містить у собі етапи: побудови моделей; оптимізації; вибору (ухвалення рішення).

 

Моделювання – один з ефективних засобів пізнання. Суть моделювання полягає в заміні реального процесу певною конструкцією, яка відтворює основні, найістотніші риси процесу, абстрагуючись від вторинних, неістотних. Мистецтво моделювання саме й полягає в тому, щоб знати, що, де, коли та як можна і треба спрощувати. Стадія моделювання містить у собі етапи: побудови моделей; оптимізації; вибору (ухвалення рішення).

 

Прогнозування і моделювання необхідних і можливих дій щодо збереження та зміни стану управлінської ситуації. Неодмінним інструментом не тільки прийняття, але й реалізації стратегічних й оперативних управлінських рішень є прогноз. Тому прогноз повинен опиратися на достовірне знання й точну інформацію, ураховувати матеріальні, правові, інтелектуально-кадрові, соціокультурні, національно-психологічні й інші можливості суспільства. Прогнозування виявляє собою цілком усвідомлене подання про майбутнє об'єкта й про те, як реально забезпечити реалізацію поставлених цілей у даних конкретних умовах. Наступною стадією фази прогнозування є моделювання, саме тому на стадії прогнозування і моделювання враховуються обмежуючі фактори й умови та відстежуються оптимальні варіанти рішень:

- стандартне (на основі фіксованого набору альтернатив);

- бінарне («так» або «ні»);

- багатоальтернативне рішення; інноваційне (новаторське).

Розробка необхідних правових актів або організаційних заходів. Правові й організаційні основи управлінської діяльності обов’язково закріплені цілим рядом правових актів і організаційних заходів. Їх розробка забезпечує умови взаємодії управлінської ланки й оперативно виконавчого персоналу.

Правовий акт – акт волевиявлення (рішення) уповноваженого суб'єкта права, що регулює суспільні відносини за допомогою встановлення (зміни, скасування, зміни сфери дії) правових Норм, а також визначення (зміни, припинення) на основі цих норм прав і обов'язків учасників конкретних правовідносин, міри відповідальності конкретних осіб за скоєне ними правопорушення. Він оформляється у встановлених законом випадках у вигляді письмового документа (акта-документа).

Обговорення і прийняття правових актів та здійснення організаційних заходів націлені на втілення в них достатнього потенціалу управлінських впливів. На цій стадії має бути подано об'єктивну характеристику питання, що розглядається; пояснено причини, що зумовили вибір варіанта рішення; виділено ресурси, достатні для реалізації, встановлено термін вирішення і виконавців; названо очікувані результати і критерії ефективності рішення.

Організація виконання прийнятих рішень. Безпосередньо процес державного управління виступає як діяльність, що пов’язана з реалізацією повноважень суб’єкта управління по розробці, прийняттю і впровадженню державно-управлінських рішень або послідовному здійсненню управлінського циклу (тобто функції управління – планування, організація, мотивація, контроль), яка впливає на зміну суспільних процесів, наближаючи їх до бажаного стану згідно з визначеними цілями. Організація виконання прийнятих рішень охоплює набір процедур, починаючи з їх документального оформлення і завершуючи конкретними діями щодо втілення у життя.

Термін «управлінське рішення» використовується в двох основних значеннях – як процес та як явище. Як явище управлінське рішення – це набір заходів, направлених на вирішення проблеми, що розглядається, у формі постанови, указу в усній чи письмовій формі. Як процес управлінське рішення – це виконання восьми основних процедур: інформаційна підготовка, розробка варіантів, погодження варіантів, вибір одного варіанту, затвердження, реалізація, контроль виконання управлінського рішення та інформування ініціатора рішення.

Смирнов Э.А Управленческие решения. – М.: ИНФА-М, 2001 – 264 с.

 

Л.Орбан-Лембрик, вважає, що розроблення i прийняття управлінського рішення охоплює такі шість етапів: 1) з’ясування, усвідомлення, формування проблеми; 2) вибір лінії поведінки, формулювання обмежень та критеріїв для прийняття рішення; 3) всебічний розгляд альтернатив; 4) остаточний вибір варіанта, адекватного цілям діяльності організації; 5) прийняття рішення та організація його виконання; 6) формулювання, аналіз, апробація робочого варіанту рішення.

Орбан-Лембрик Л.Е. Психологія управління: Посібник. - К.:Академвидав, 2003. - 568 с.

Неправові форми управлінських рішень – це довідкові матеріали й експертні висновки, рішення різних дорадчих колегій, підсумки обговорень, рекомендації з підсумків здійснення тих або інших організаційних заходів і технічних операцій, наукові прогнози, експертні висновки, методичні розробки. Такі документи істотно впливають на весь процес державного управління, але при цьому не носять нормативно-правовий характер. Їхнє призначення – організаційно забезпечити виконання рішень, прийнятих у відповідних правових формах.

Контроль виконання й оперативне інформування. Практика показує, що без розробки й упровадження сучасних форм контролю, ефективна управлінська діяльність неможлива. Як відомо, головним завданням контролю є кількісна і якісна оцінка та облік результатів роботи установи, організації. Головні інструменти контролю – спостереження, перевірка усіх сторін діяльності, облік і аналіз. У процесі управлінської діяльності контроль постає як зворотний зв'язок, тобто за його даними виробляється коригування прийнятих рішень. Контроль – форма зворотного зв'язку. Контроль – це збирання та обробка інформації про керований об'єкт, зіставлення її з параметрами, заданими заздалегідь, у планах чи програмах, виявлення відхилень, аналіз причин, які викликали такі відхилення, їх оцінка та ухвалення рішення про корегуючий вплив. Завдання контролю полягає не в тому, щоб зафіксувати невиконання, суть його у тому, щоб запобігти невиконанню рішення і досягти цілі у намічені терміни.

Контроль в управлінської діяльності розглядається в трьох аспектах:

- контроль як діяльність апарата управління, одна з його загальних функцій;

- контроль як принцип управління;

- як завершальний процес процедури прийняття управлінських рішень.

Контроль забезпечує підбиття підсумків, зворотний зв'язок і виділення критичних точок. Необхідність контролю за реалізацією прийнятих рішень досить очевидна. Господарська практика свідчить, що нерідко і якісно розроблені рішення є невиконаними через відсутність добре налагодженої системи контролю. Керівник змушений реагувати на ситуацію після одержання тривожного сигналу, коли доля рішення вже перебуває в критичній крапці. Проблема може оцінюватися за критеріями, що не відбиває дійсний стан справ. Причинами відхилень у реалізації рішень можуть бути безвідповідальне відношення виконавців, поява нових обставин, які неможливо було врахувати на стадії розробки рішення, але необхідно на завершальному етапі його реалізації.

Узагальнення підсумків виконання та оцінка нової управлінської діяльності повинна бути спрямована на узагальнення підсумків виконання прийнятих рішень, оцінку результатів реалізації рішень, об'єктивну оцінку управлінської ситуації, яка утворилась у результаті управлінських дій (оцінка нової управлінської ситуації).

Уміле застосування можливостей стадій управлінської діяльності сприяє її упорядкуванню та кращій реалізації цілей і функцій державного управління. Отже повне й уміле використання можливостей стадій управлінської діяльності сприяє кращій реалізації цілей і функцій управлінської діяльності.

Запитання для самоконтролю:

1. Чому державне управління України виявилося нездатним забезпечити рішуче збалансоване реформування суспільства?

2. Наведіть приклади методів управлінської діяльності які використовуються в Україні.

3. Що таке управлінська діяльність?

4. Назвіть основні проблеми удосконалення суб’єктно-об’єктних відносин у сфері державного управління.

5. Проаналізуйте основні стадії державно-управлінської діяльності.

6. Чим управлінська діяльність відрізняється від інших видів діяльності?

Словник термінів:

Бюрократичні організації – одна зі сфер класичного напряму менеджменту, у якій основна увага приділяється раціональному, безособовому управлінню, здійснюваному за допомогою чіткого визначення посадових обов’язків і відповідальності робітників, ведення формальної звітності, поділу власності та управління.

Діяльність політична – невід'ємна складова загальної людської діяльності, специфічна сутність, якої полягає в сукупності дій окремих індивідів і великих соціальних груп, спрямованих на реалізацію їхніх політичних інтересів, насамперед завоювання, утримання і використання влади.

Діяльність управлінська – сукупність дій суб'єкта управління (керівника, апарату управління), направлена на зміну об'єкту управління в заданому напрямі. Включає: постановку мети, збір і аналіз інформації, оцінку проблемної ситуації, організацію системи управління, підготовку і ухвалення управлінських рішенні, оцінку ефективності управління, здійснення функцій соціального контролю.

Компетенція органу державної влади– це владні повноваження органу, той чи інший обсяг державної діяльності, покладений на певний орган, або коло передбачених правовим актом питань, яке може вирішувати цей орган, сукупність функцій та повноважень органу з усіх встановлених для нього предметів ведення.

Методи управління – сукупність способів і засобів впливу суб’єкта, що управляє, на об’єкт управління для досягнення визначених цілей.

Організація управління – створення, утворення системи управління або внесення прогресивних змін в порядок її функціонування і розвитку.

Матеріали для семінарського заняття:

Завдання 1.

Побудуйте схему послідовності стадій управлінської діяльності.

Завдання 2.

Графічно зобразіть структуру методів управлінської діяльності.

Завдання 3.

Голова районної державної адміністрації своїм розпорядженням відмінив рішення сільської ради про виділення земельної ділянки.

Надайте оцінку законності даного правового акту управління.

Завдання 4.

Сформулюйте основні критерії прийняття оптимальних управлінських рішень з огляду на політичний розвиток сучасної України.

Завдання 5.

Охарактеризуйте вислів А. Хіршмана: «Чим більше люди і влада обізнані про діяльність і потреби одні одних, тим вищий рівень взаємної довіри».

Завдання 6.

Проаналізуйте в короткому есе форми управлінської діяльності, які використовуються в роботі Вашого підрозділу.

Тестові завдання для перевірки знань:

1. Методи управляючого впливу є:

а) юридичними методами

б) управлінськими методами

в) політичними методами

г) адміністративно-правовими методами

2. Процес управління – це:

а). процес впливу;

а). процес дії і впливу;

а). дія на об’єкт з метою зміни його стану або форми.

3. До адміністративних методів державного управління належать:

а) ціноутворення, правового регулювання, нормативні;

б) державного регулювання економіки, соціальні, психологічні;

в) розпорядчі, нормативні, регламентаційні.

4. Метод державного управління – це:

а) спосіб впливу на волю та свідомість підлеглого з метою спрямування його на виконання окремих завдань;

б) спосіб вирішення проблем, визначених політичними рішеннями;

в) форма реалізації управлінського рішення.

5. Особливостями методів державного управління є:

а) Реалізуються у процесі державного управління.

б) Виражають керівний вплив на об’єкти управління.

в) У методах державного управління завжди містяться різні форми адміністративного примусу.

г) Використовуються суб’єктами державного управління як засіб реалізації закріпленої за ними компетенції.

д) У них завжди міститься керівна воля держави.

6. Методи державного управління застосовуються для того, щоб забезпечити:

а) Цілеспрямованість управлінської діяльності.

б) Правомірність поведінки учасників управлінських відносин.

в) Функціонування і захист режиму, встановленого державою.

г) Нормальні взаємовідносини усіх учасників управлінських відносин.

д) Правильним є все наведене.

7. Визначте основні властивості правових актів державного управління:

а) Юридичні акти державного управління є формою державного управління.

б) Це волевиявлення органів державного управління.

в) Необхідність і своєчасність.

г) Державний владний характер.

д) Їх безстрокова дія.

8. Структурно-організований колектив державних службовців та інших працівників, які наділені відповідними повноваженнями та необхідними засобами для виконання завдань та реалізації функцій держави:

а) орган держави;

б) механізм держави;

в) апарат держави.

9. До якого виду актів відносяться накази міністерства:

а) до законодавчих;

б) до нормативних;

в) до нормативно-правових;

г) до регуляторних.