Сущность и особенности менеджмента органа государственной власти

Слово «менеджмент» (management) обычно переводится с английского языка как «управление» и определяется как интеграционный процесс, с помощью которого профессионально подготовленные специалисты формируют организации и управляют ими путем постановки целей и разработки методов их достижения.

Процесс менеджмента предусматривает выполнение функций планирования, организации, координации, мотивации, при осуществлении которых менеджеры обеспечивают условия для продуктивной эффективной работы занятых в организации работников и получение результатов, которые отвечают целям. Поэтому менеджмент - это еще и умение достигать поставленных целей, направляя работу, интеллект, поведение людей, которые работают в организации. Это является основанием для рассмотрения менеджмента как процесса влияния на деятельность отдельного работника, группы и организации в целом с целью достижения максимальных результатов.

Сущность менеджмента органа государственной власти характеризует рис. 1, на котором изображены его основные составляющие.

При таком подходе менеджмент рассматривается как форма практической деятельности, связанная с процессом принятия решений относительно наилучшего использования ресурсов (капитала, материалов и людей), с целью достижения запланированных задач, которые обеспечивают постоянное развитие организации.

Менеджмент можно также рассматривать как вид человеческой деятельности, которая представляет систему функций (планирование, прогнозирование, организация, координация, учет, контроль, мотивация). Эти функциональные компоненты менеджмента и выражают его сущность.

Как любой организации, государственной организации присущи процессы управления, которые являются предметом менеджмента.

 

Рис. 1. Составляющие менеджмента органа государственной власти

Органы государственной власти отличаются от других организаций тем, что присущая им административная деятельность отличается от производственной деятельности.

Основным ресурсным компонентом системы менеджмента органа государственной власти является государственный служащий, специфика деятельности которого заключается в следующем: многообразие целей; сложность в измерении результатов труда; технологии, при которых тяжело выявить зависимость между вкладом и результатом.

С точки зрения менеджмента орган государственной власти или орган местного самоуправления, как и другая организация, имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Понятие среды – это ключевое понятие в менеджменте. Среда – это, условия, силы, факторы, процессы, которые воздействуют на функционирование организации, ее деятельность и требуют учета при принятии управленческих решений.

Основные факторы внутренней среды органа государственной власти, требующие внимания от его руководства и контролируемые им, - это цели, задачи, структура, технология и люди.

Ø Цели и задачи органа государственной власти — это то, ради чего он создается и функционирует, то, что создает направление его действий, пронизывает все последующие решения административного менеджмента.

Организации, в том числе некоммерческие государственные учреждения, имеют разнообразные цели. Но если организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных видов товаров и услуг и их целью является получение прибыли, то целью органа государственной власти является не получение прибыли, а создание правовых, организационных и других условий для развития соответствующего сектора экономики или функциональной сферы управления.

Совокупность целей органов государственной власти представляет государственную политику. Цели органа государственной власти делятся на предметные (осуществить намеченное политикой) и формальные (ориентация на граждан, минимальные затраты, удовлетворение персонала).

В органах государственной власти цели и задачи могут быть установлены высшим по организационно-правовому статусу органом управления или формироваться самим органом. При этом, как правило, эти цели и задачи закреплены в нормативных документах (Конституции государства, законах об органах власти, программах деятельности Кабинета Министров Украины, национальных и государственных программах и т.п.).

Ø Задачи – это цели, транспонированные в конкретные указания к действию.

Ø Структура органа государственной власти — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных сфер, построенные в такой форме, которая дает возможность наиболее эффективно достичь его целей.

На основе решения руководства о структуре каждое подразделение и каждая должность имеет ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Задачи, которые закрепляются за государственным служащим органа, приобретают формы задачи как приписанной работы, серии рабочих функций, которые должными быть завершены в заданной форме в ограниченный срок времени.

Ø Технология – этосредство преобразования ресурсов (люди, информация, материалы) в нужные продукты и услуги;

Ø Люди — центральная фигура в менеджменте. Современный менеджмент относится к людям,которые работают в органах, не просто как к трудовым ресурсам, рабочей силе, кадрам или персоналу, а как к личностям.

Менеджмент в государственном управлении учитывает также внешнюю среду государственной организации и требует эффективной реакции на него и приспособление. Это обусловлено тем, что орган государственной власти является открытой системой.

Факторы, которые оказывают немедленное влияние на организацию, принадлежат к среде прямого влияния:

­ вышестоящий по организационно-правовому уровню орган,

­ поставщики ресурсов, законодательные и другие нормативные акты государства,

­ потребители государственных услуг (организации, граждане),

­ неформальные организации.

Все другие факторы относятся к среде косвенного влияния:

­ состояние экономики страны,

­ политические, социально-культурные факторы,

­ НТП,

­ международные события.

Все факторы внешнего окружения взаимозависимы и взаимодействуют между собой. Под сложностью внешнего окружения понимают количество и многообразие внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать. Подвижность среды характеризуется скоростью, с которой в ней происходят изменения. Чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей органы государственной власти должны эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения.

Практическая реализация принципов и функций менеджмента осуществляется с помощью управленческого инструментария, к которому можно отнести разные методы управления, методы выполнения функций менеджмента и выработку и принятие управленческих решений.

Методы управления — это способы и приемы управленческой деятельности, с помощью которых выполняются задачи органа, направленные на достижение целей. По содержанию и характеру преобладающего влияния на управляемые объекты методы управления разделяют на три группы: экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические. Умение управлять заключается в овладении этими методами, в правильном их выборе, умении использовать на практике.

Экономические методы управления — это комплекс способов и приемов управления, которые базируются на использовании экономических законов, товарно-денежных отношений и экономических категорий (цена, себестоимость, стоимость, прибыль, рентабельность), а также норм и нормативов. С помощью экономических методов создаются условия, которые заинтересовывают трудовые коллективы и отдельных работников в высокопроизводительной работе и обеспечении эффективности осуществляемой деятельности.

Организационно-распорядительные методы управления является совокупностью средств правового и административного влияния на отношения людей в организации. Применение таких методов гарантируется действующей системой законов и нормативных актов, положениями, инструкциями, приказами и распоряжениями. Иногда эти методы называют административно-правовыми. Они включают организационные и распорядительные действия в процессе управления организацией. Организационные действия проявляются в четком распределении функций управления, в установлении прав и обязанностей работников органа, регламентировании основных процедур. Для этого используются организационное регламентирование и нормирование. Первое устанавливает правила, содержание и порядок управления согласно правовым нормам и инструктивным материалам. Второе предусматривает разработку нормативов и норм: численности управленческого персонала, затрат труда в сфере управления, продолжительности управленческих операций и процедур и т.п.

Распорядительные действия воссоздают динамику управления и осуществляются в процессе функционирования системы, обеспечивая слаженную деятельность ее и аппарата управления. Распорядительные действия оформляются в виде устного или письменного распоряжения, приказа, договора, контракта. Все это указано в положении об органе и в его уставе.

Социально-психологические методы управления — это способы и приемы влияния на процесс формирования и развития коллектива, а также на социальные и психологические процессы, присущие группам или отдельным лицам. Такие методы основываются на использовании научных положений психологии и социальной психологии. Они реализуются через разные психологические формы влияния: убеждение, регулирование межличностных и межгрупповых отношений, личный пример, гуманизация труда.

Использование этих методов объясняется тем, что коллектив организации и ее подразделений - это сложный социальный организм, который характеризуется определенными закономерностями развития и принципами построения, морально-психологическим климатом. Чтобы руководить социальными процессами в коллективе, нужно проводить социологические исследования. По результатам этих исследований разрабатываются и применяются методы социального регулирования, нормирования и материального стимулирования для оптимального решения сложных задач социального развития коллектива, которые способствуют повышению эффективности всей организации.

Экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические методы управления оказывают влияние на специфику управленческой работы, организацию системы и процессы управления; организацию труда управленцев, а также на уровень эффективности управления. Следовательно, методы управления нужно систематически совершенствовать и отбирать самые рациональные. Только тогда они будут содействовать повышению эффективности.

Важное место в системе инструментов менеджмента принадлежит механизму принятия управленческих решений. Принятие управленческого решения - это процесс выбора одной из возможных альтернатив решения проблемы. В процессе выбора и принятия управленческого решения разные руководители используют разные методы, совокупность которых представляет их инструментарий. Эти методы зависят от вида решений, которые принимаются в организации.

В теории менеджмента управленческие решения принято классифицировать по разным признакам.

По объекту влияния решения разделяют: на внешние, касающиеся отношений органа с внешней средой; внутренние, касающиеся только самой организации; смешанные, которые касаются и организации, и внешней среды.

По функциям управления решения делятся на: общие, которые касаются всех сторон деятельности организации; частичные, которые направлены на отдельные элементы системы или стороны деятельности организации.

По форме отображения решения могут быть письменные и устные.

По степени информированности руководителя (полноты информационного обеспечения) управленческие решения разделяют на решения, которые принимаются в условиях: определенности; неполной определенности (риска); полной неопределенности.

Анализ проблемы и выработка решения могут осуществляться руководителем лично (индивидуальное решение) или с привлечением коллег, специалистов из своей и других организаций (групповые решения, коллегиальные, коллективные). В таком случае применяются особые методы подготовки групповых решений («мозговой штурм», синтез, экспертный и др.).

Можно определить семь стадий процесса принятия управленческого решения (управленческого процесса) органом государственной власти:

­ анализ и оценка управленческой ситуации, проблемы, задачи, которая нуждается в решении;

­ прогнозирование и моделирование необходимых (возможных) мер по сохранению или изменению управленческой ситуации (в субъекте и объектах государственного управления), решению проблем, задач;

­ разработка необходимых правовых актов или организационных мероприятий;

­ обсуждение и принятие правовых актов, и осуществление организационных мероприятий;

­ организация выполнения принятых решений (правовых и организационных);

­ контроль выполнения и оперативное информирование;

­ обобщения проведенных этапов управленческой деятельности, оценка новой (результативной) ситуации

Каждая из стадий отличается набором интеллектуальных и практических действий и несет определенная функциональная нагрузка.

Менеджмент предусматривает анализ возможных альтернатив решения проблем. Если анализ проблемы приблизительный, то он приводит всего к двум конкурирующим между собой альтернативам («да - нет», «или - или», «делать - не делать»). Это так называемые бинарные решения, которые отражают противоестественное, нежелательное состояние вещей, так как при решении большинства проблем выбор альтернатив намного больше. Другая крайность - чрезвычайно подробный анализ проблемы. Такой анализ опасен тем, что может привести к многоальтернативности решений, с «необъятным» количеством альтернатив. Искусство управленца заключается в том, чтобы использовать необходимые и достаточные методы для анализа проблемы, которая решается.