Информационное и коммуникационное обеспечение внутренней организации органа государственной власти

Основой государственного управления является информация как совокупность любых знаний, данных, фактов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Информацию еще называют предметом труда специалиста, менеджера и руководителя (в отличие от сырья и материалов, которые являются предметом труда рабочего).

В сущности, все управленческие процессы - это не что иное, как поиск, фиксация, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием разных форм жизнедеятельности людей. Но в управлении вообще и в государственном управлении в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации государственно-управленческих влияний. Речь идет об управленческой информации.

Управленческая информация — это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности и обслуживания государственно-правовых процессов формирования и реализации управленческих влияний.

Она является основой для принятия решений относительно проведения административно-организационных, политических и других мероприятий, а также для подготовки разнообразных предложений и рекомендаций стратегического и тактического характера.

Таким образом, под информацией понимают не любые сведения об объекте, а лишь приемлемые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач. Т.е. данные определяются как информация только с того момента, когда они втянуты в процесс управления системой и начинают использоваться для достижения ее целей. Другими словами, информация - это данные, у которых есть потребитель, который применяет их для активного влияния на систему, ее регулирование и развитие. А до этого времени они рассматриваются как данные, которые ожидают своей реализации.

Эффективное информационное обеспечение органа государственной власти и органа местного самоуправлениязависит от качества созданных в них информационных систем.

Под информационной системой понимают совокупность (единый комплекс) персонала, оборудования, процедур и методов, обеспечивающих сбор, обработку, анализ, хранение и передачу в установленное время достоверной информации, необходимой для подготовки и принятия управленческих решений.

С понятием «информационная система» тесно связаны понятия информационная работа, средства информационной работы, формы информационной работы, процесс информационной работы.

Информационная работа – это деятельность по обеспечению должностных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них задач.

Средства информационной работы - это совокупность документальных, технических и других устройств, предназначенных для накопления, обработки, систематизации, хранения и выдачи информации.

В зависимости от того, какие средства используются для выполнения задач, которые стоят перед информационной системой, она может быть ручной, механизированной или автоматизированной. Управленческие информационные системы в государственном управлении относятся к классу управленческих информационных систем (Management Information System — MIS).

Формы информационной работы - особенности документирования, накопления, сбережения, интеграции информационных данных в разных звеньях системы управления в целях рационального и эффективного осуществления управленческой деятельности.

Что касается процесса информационной работы, то он представляет собой последовательную совокупность операций (регистрация, передача, накопление, хранение, обработка, выдача информации), которые позволяют конкретным потребителям быстро найти во все объеме информации необходимые сведения.

Для выполнения своей роли в управлении информация должна отвечать таким требованиям:

– точность

­ достоверность;

– относительность;

– своевременность;

– полнота;

– важность.

При построении управленческой информационной системы важным является также вопрос об источниках информации. Законом предусмотрены или установлены носители информации: документы и другие носители, которые являются материальными объектами, которые сохраняют информацию, а также сообщения средств массовой информации, публичные выступления.

Документ - это установленная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или на другом носителе. Первичный документ - это документ, который содержит в себе исходную информацию. Вторичный документ - это документ, который является результатом аналитической и другой переработки одного или нескольких документов.

Основными источниками информации органов государственной власти и органов местного самоуправления являются: законодательные акты Украины, другие акты, которые принимаются Верховной Радой и ее органами, акты Президента Украины, подзаконные нормативные акты, нормативные акты государственных органов, акты органов местного самоуправления.

Информация государственных органов и органов местного самоуправления доводится до сведения заинтересованных лиц путем: опубликования ее в официальных печатных изданиях или распространения информационными службами соответствующих государственных органов и организаций; опубликования ее в печатных средствах массовой информации или публичного объявления через аудио- и аудиовизуальные средства массовой информации; непосредственного доведения ее до заинтересованных лиц (устно, письменно или другими способами); предоставление возможности ознакомления с архивными материалами; объявление ее во время публичных выступлений должностных лиц.

Источники и порядок получения, использования, распространения и хранения официальной информации государственных органов и органов местного самоуправления определяются законодательными актами об этих органах.

Источниками правовой информации является Конституция Украины, другие законодательные и подзаконные нормативные правовые акты, международные договора и соглашения, нормы и принципы международного права, а также ненормативные правовые акты, сообщения средств массовой информации, публичные выступления, другие источники информации по правовым вопросам.

Источниками документированной информации о человеке являются выданные на его имя документы, а также сведения о лице, собранные государственными органами власти и органами местного самоуправления в пределах своих полномочий.

Основными источниками информации справочно-энциклопедического характера являются энциклопедии, словари, справочники, рекламные сообщения и объявления, путевки, картографические материалы и т.п., а также справки, которые выдаются уполномоченными на то государственными органами и органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями, их служебными лицами и автоматизированными информационными системами.

Основными источниками социологической информации являются документированные или публично объявленные сведения, в которых отражены результаты социологических опросов, наблюдений и других социологических исследований.

Сбор информации зависит от управленческих задач и потребностей. Этим определяются и соответствующие методы сбора информации. Поэтому, прежде всего, определяется цель сбора информации, т.е. необходимо осознать, какая информация (по смыслу), кому (какой категории пользователей), когда (до какого срока или на каком этапе работы) и в какой форме (на каком уровне) нужна.

Государственным служащим, т.е. административно-управленческому персоналу, нужна разная по смыслу и форме информация, которой присущи такие составляющие: текущая и ретроспективная информация; узкотематическая и широкотематическая информация; отраслевая (специализированная) и межотраслевая (неспециализированная, сопредельная) информация; фактографическая и концептуальная информация.

Чем выше статус государственного служащего, тем сильнее проявляются специфические особенности его информационных потребностей. Можно выделить 3 категории государственных служащих.

1. Ответственные за стратегические решения (руководители органов государственной власти).

2. Ответственные за принятие тактических решений (руководители управлений, отделов).

3. Ответственные за принятие оперативных решений (руководители низовых звеньев).

В зависимости от методов изучения информационных потребностей специалистов (государственных служащих) можно вести речь о двух группах методов выявления информации: основанные на анализе проблемных ситуаций; основанные на анализе функционально-должностных обязанностей государственных служащих. В настоящее время есть два подхода к обработке информации: количественная обработка; качественный анализ.

В свою очередь количественная обработка делится на первичную и вторичную обработку. Первичная обработка информации базируется на обработке первичной информации, которая получается непосредственно из разных источников информации (например, от населения, предприятий, и т.п.). Работу по получению первичной информации называют полевыми исследованиями. Вторичная обработка базируется на данных, полученных в результате первичной обработки, и имеет название кабинетных исследований.

Качественный анализ базируется на результатах количественной обработки информации и выполняется специалистами - государственными служащими (административными менеджерами, экономистами, юристами и др.). Но есть некоторые общие приемы, которые можно порекомендовать, например логический анализ, деловые игры, рассмотрение конкретных ситуаций, проведение семинаров, совещаний, конференций, мозговой штурм и др.