Процедура підготовки та проведення тендерів

 

Запрошення на торги має бути опубліковано замовником торгів у вітчизняній та іноземній пресі, зокрема, в технічних журналах, які поширюються за міжнародними каталогами. У разі потреби замовник торгів може також зробити оголошення про їх проведення через радіо або телебачення.

Запрошення на торги повинно обов'язково містити інформацію про:

а) найменування та адресу замовника торгів;

б) спосіб проведення торгів, характер, кількість та місце доставки товарів або надання послуг чи характер та місце проведення робіт;

в) бажаний або граничний термін поставки товарів, надання послуг або виконання робіт;

г) спосіб і місце отримання тендерних документів;

д) розмір плати за тендерні документи, якщо таку плату встановле­но замовником торгів;

е) валюту та умови оплати тендерних документів;

є) мову (мови), якою (якими) тендерні документи можуть бути пе­редані учасникам;

ж) місце та кінцевий термін подання тендерних пропозицій;

з) бажаний або граничний термін отримання тендерних документів; і) джерело фінансування закупівель.

Замовник торгів повинен подати постачальникам (підрядникам) тендерні документи згідно з процедурами і вимогами, зазначеними у запрошенні на торги. Плата, яку вправі вимагати замовник торгів за тендерні документи, може відображати тільки витрати, безпосередньо пов'язані з їх підготовкою, друкуванням та відправленням постачальнику.

Тендерні документи повинні містити такі необхідні умови:

- інструкцію для постачальників (підрядників), яка у свою чергу повинна містити установлені замовником умови проведення торгів та ви­моги до складання і подання тендерних пропозицій;

- інформацію про характер та необхідні технічні і якісні характе­ристики продукції, що закуповується, у тому числі відповідні технічні спе­цифікації, плани, креслення, малюнки; кількість товару; місце, де мають бути здійсненні роботи; допоміжні послуги, що мають бути надані; бажані або граничні терміни, якщо такі передбачені для поставки товарів, вико­нання робіт або надання послуг;

- критерії, які використовуватимуться замовником торгів під час визначення найкращої тендерної пропозиції;

- основні умови договору на закупівлю в тій частині, у якій вони відомі замовнику торгів, і його проект, якщо такий є і в подальшому може бути підписаний сторонами;

- якщо допускаються альтернативні характеристики продукції або інші вимоги до неї -- заяву з цього приводу та спосіб оцінки і зістав­лення альтернативних тендерних пропозицій;

- методику розрахунку ціни тендерної пропозиції та зазначення ціни тендерної пропозиції, включаючи її елементи, крім вартості самих товарів і робіт, наприклад, витрати на транспортування, страхування, за­вантаження, розвантаження тощо;

- найменування валюти (валют), в якій (яких) має бути розрахо­вана та зазначена ціна тендерної пропозиції;

- зазначення мови (мов), якою (якими) мають бути складені тен­дерні пропозиції;

- вимоги замовника торгів до умов тендерного забезпечення, яке

- має бути надане постачальниками (підрядниками);

- підстави і терміни повернення тендерного забезпечення та під­стави неповернення тендерного забезпечення тощо.

Постачальники після отримання і вивчення тендерних документів підготовляють і надсилають на адресу замовника тендерні пропозиції.

Постачальник може звернутися до замовника торгів за роз'ясненнями щодо тендерних документів. Замовник торгів не менш ніж за три дні до кінцевого терміну подання тендерних пропозицій повинен дати відповідь на запити постачальника.

Тендерні пропозиції мають бути підписані та подаватися постача­льником у письмовій формі в запечатаному конверті або в будь-якій іншій формі, зазначеній в тендерних документах.

На запит постачальника замовник торгів повинен підтверди­ти отримання його тендерної пропозиції із зазначенням дати і часу. Тендерна пропозиція обов'язково супроводжується документом, що підтверджує внесення тендерного забезпечення.

Тендерні пропозиції, отримані замовником торгів після закінчення кінцевого терміну їх подання, не розкриваються, не розглядаються і повинні повертатися постачальникам, що їх подали.

Розкриття тендерних пропозицій повинно відбуватися не раніше кінцевого терміну подання тендерних пропозицій у місці та з дотриман­ням процедур, зазначених у тендерних документах.

Усі постачальники, що подали тендерні пропозиції, або їх уповно­важенні представники мають бути допущенні замовником торгів до участі у процедурі розкриття тендерних пропозицій.

Для розкриття тендерних пропозицій постачальників наказом го­лови тендерного комітету призначається спеціальна комісія з представни­ків тендерного комітету.

Замовник торгів може просити постачальників розтлумачити тен­дерні пропозиції з тим, щоб полегшити їх розгляд, оцінку та зіставлення.

Він може розглядати тендерну пропозицію тільки тоді, коли вона відповідає всім вимогам, викладеним у тендерних документах. Замовник торгів не акцептує тендерної пропозиції:

а) якщо постачальник, який подав тендерну пропозицію, не відпо­відає кваліфікаційним вимогам;

б) якщо постачальник, який подав тендерну пропозицію, не пого­джується з виправленням виявленої замовником торгів арифметичної по­милки.

Замовник торгів визначає переможця торгів на основі таких крите­ріїв:

а) найнижча ціна за умови забезпечення необхідної економічності 'та ефективності продукції;

б) найвигідніша економічно тендерна пропозиція з урахуванням різ­них критеріїв її оцінки: ціни, дати поставки, поточних витрат, ефективнос­ті витрат, якості, естетичних і функціональних характеристик, екологічної чистоти, технічних відмінностей, післяпродажного обслуговування проду­кції тощо. При цьому замовник торгів повинен зазначити в тендерних до­кументах або відповідному додатку всі критерії, які він має намір застосо­вувати для переможця торгів.

Для оцінки та зіставлення тендерних пропозицій замовник торгів має використовувати один із визначених у тендерних документах видів валюти.

У разі відсутності в якійсь тендерній пропозиції її ціни, в обраній замовником торгів для порівняння валюті, відповідний перерахунок здій­снюється замовником торгів з використанням офіційного курсу Націона­льного банку.

Під час розгляду, пояснення, оцінки і зіставлення тендерних про­позицій та прийняття рішень щодо того, яку тендерну пропозицію буде акцептовано, інформація із зазначених питань не розкривається постача­льникам або іншим особам, які офіційно не беруть участь в розгляді, оцін­ці і зіставленні тендерних пропозицій.

Якщо це передбачено в тендерних документах, замовник торгів може відхилити всі тендерні пропозиції в будь-який час до акцепту тенде­рної пропозиції. Замовник торгів на запит будь-якого постачальника, який надав тендерну пропозицію, повідомляє про причини відхилення всіх тен­дерних пропозицій, не обов'язково мотивуючи їх.

В умовах тендерних документів повинно передбачатися обов'язкове підписання постачальником у разі визначення його переможцем торгів договору на закупівлю, складеного у письмовій формі згідно з поданою тендерною пропозицією. Замовник торгів і переможець торгів розпочи­нають підготовку до укладення договору на закупівлю після відправлення переможцю торгів повідомлення про акцепт його тендерної пропозиції.

ЧИ ЗНАЄТЕ ВИ ТЕПЕР?

1. У чому полягає особливість продажу товарів на товарних аукціонах?

2. Основні етапи проведення аукціону.

3. У чому полягає суть та мета тендерів?

4. Яка послідовність проведення тендерів?

5. Що вказується в запрошенні на торги?

6. Що вказується в документації і тендерних пропозиціях та який по­рядок їх розгляду?