Загальні норми ведення комерційних переговорів 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Загальні норми ведення комерційних переговорів



 

Раніше у вітчизняній практиці вимог і норм протоколу дотримувалися переважно на дипломатичному рівні чи під час здійснення міжнародних комерційних операцій, оскільки це робили іноземні партнери. В сучасній комерційній діяльності залежно і від рівня переговорної справи та ділового спілкування судять про стан роботи комерційної фірми в цілому.

Вміння шанобливо прийняти запрошених партнерів (навіть потен­ційних), скромна і достойна поведінка під час візиту-відповіді, високий рівень професіоналізму при обговоренні умов контракту на ярмарку, по­стійний діловий настрій, байдуже ставлення до покупок, спиртного пода­рунків і різного роду розваг - надійно переконають партнера в серйозності комерційних пропозицій. Навпаки, метушливість, поступливість, дрібні прохання, як правило породжують недовіру до запланованого співробіт­ництва, ваших ділових якостей, вміння розумно вести справу. Втрата вла­сної гідності, зарозумілість комерсантів при налагодженні ділових контак­тів прирікають на втрату іміджу фірми в цілому в ділових колах.

Успішне налагодження комерційних контактів залежить також від того, хто, як і де зустрів візитерів (на вокзалі, біля під'їзду, в холі, в кабінеті і т.д.), де і на якому рівні будуть розмішені члени делегації, наскільки бу­дуть враховані побажання партнерів під час обговорення умов контракту, тобто від культури ділового спілкування.

Тому на великих комерційних фірмах для ведення комерційних пе­реговорів створюється група з фахівців-комерсантів, на малих підприємст­вах подібні функції доручаються помічнику, секретарю керівника фірми.

Для ділових зустрічей виділяється спеціальне просторе, добре об­ставлене приміщення з великим круглим або овальним столом для одно­часного ведення комерційних переговорів групою чисельністю ю чоловік. Поряд з переговорними бажано мати окремі приміщення з холодильни­ком для напоїв і електроприлади для приготування кави та чаю.

Зараз не прийнято приймати партнерів в кабінетах керівників, а за­сідати на чолі столу буквою "Т" взагалі вважається верхом непристойності. Для прийому гостей в робочих кабінетах може бути встановлений кутовий диван з низькими столиками. Під час зустрічі всі телефони внутрішнього і зовнішнього зв'язку повинні бути заблоковані.

Комерційний та інший оперативний персонал фірми повинен пла­нувати період переговорів. Для комерційного підприємства, яке має намір успішно вийти на ринок з новим товаром і встановити довгострокові від­носини з контрагентами, перспективне планування переговорів є однією з необхідних умов. Досвід свідчить, що початок переговорів без достатньої підготовки дуже часто приводить до неукладення договору або він підпи­сується з грубими помилками.

В Україні ще зустрічаються комерсанти типу "купи-продай", які за­довольняються тим, що їм вдалося хоч дещо вхопити від здійсненої опера­ції. Дуже часто в практиці українських фірм погано підготовлені перегово­ри закінчуються підписанням протоколів про наміри з недостатньо конк­ретними зобов'язаннями сторін.

Важливо також визначити коло осіб, що ведуть переговори. Залежності від предмету обговорення їх проводять працівники в межах своїх повноважень. Так, службовці комерційних служб можуть обмінюватися з представниками контрагентів інформацією про виконання взаємних зобов'язань, але без відхилення від умов діючих договорів і оборудок.

Керівники комерційних служб розробляють тактику роботи з конт­рактами, тлумачать діючі умови контрактів, готують пропозиції щодо по­ліпшення роботи з контрагентами, їм також може бути доручено очолити переговори щодо погодження умов і підписання нових договорів, врегу­лювання претензій, відшкодування витрат тощо.

Керівники комерційних фірм очолюють переговори щодо укладання стратегічних договорів з найбільш перспективними кон­трагентами про довгострокове співробітництво.

Директор фірми уповноважує на ведення комерційних переговорів керівників окремих служб оформленням спеціального доручення з вказів­кою повноважень. Такі повноваження можуть делегуватися іншим комер­сантам - найбільш досвідченим виконавцям. Щоб підвищити рівень і ре­зультативність комерційних переговорів, комерційна служба може підго­тувати довідку на свою фірму і заздалегідь ознайомити її з потенційними покупцями, або її працівники можуть самі ознайомитися з довідковими даними фірми-контрагента.

Під час організації переговорів важливе значення має правиль­ний вибір мови спілкування.

Якщо комерційні переговори проводять партнери, які вільно воло­діють однією мовою, то проблема вибору мови для ведення переговорів не виникає. Якщо мовне середовище різне, то, як правило, переговори ве­дуться мовою сторони, яка приймає, з участю перекладача, який достатньо добре володіє термінологією предмета переговорів.

Документи, як правило, готуються двома мовами. Це свідчить про високий рівень підготовки переговорів.

Неприпустимість запізнення на початок переговорів пов'язана з тим, що це не тільки свідчить про низький культурний рівень тих, хто запізнюється, але й говорить про погану організованість фірми, неповагу до партнера і необов'язковість у справах, що в цілому може скла­сти про фірму вкрай несприятливе враження. Запізнення не може виправ­дати ніяка зайнятість, посилання на яку здатне тільки викликати непотрі­бне роздратування партнера, краще обмежитися вибаченням.

Приходити раніше також не бажано, оскільки це свідчить про невміння планувати свій час і викликає роздратування партнерів яким доводиться достроково переривати заплановану роботу. Закор­донні фірми часто не поспішають приймати ранніх гостей, ставлять їх в незручне становище очікуваних прохачів.

Зустріч представників контрагента або партнерів доручається звичайно молодшому персоналу, але не учаснику майбутніх переговорів. Учасники переговорів з боку сторони, яка приймає, повинні чекати гостей вже в приміщенні для переговорів. Зустрічаючи учасники не тільки вітаються з ними, але й представляються за званням і посадою, яку займають.

Звичайно той, хто веде переговори від фірми, яка приймає, запро­шує гостей вибрати місце за столом. Після цього за стіл сідають учасники запрошеної сторони, причому старші за становищем сідають один напроти одного.

Взаємне представлення учасників відбувається після того, як всі сіли за стіл переговорів і керівники обмінюються вітаннями. Потім будь-хто з керівників, краще дати таку можливість гостям, представляє своїх учасників з нагадуванням прізвища і посади. В міру представлення учасники вручають візитні картки.

До речі, краще замовляти візитні картки стандартного розміру 90 х 50 мм. Діловим людям доцільно оформляти картку скромно, з вказуван­ням фірми або організації, яку він представляє, прізвище, ім'я та по бать­кові, займаної посади і звання. Внизу картки вказується адреса фірми або організації і номери телефонного, факсимільного й іншого зв'язку. Золо­тий друк або кольоровий фон - не найкращий кращий спосіб підняти ав­торитет власника візитки.

Зараз на переговорах з представниками фірм з-за кордону не при­йнято ні палити, ні пити спиртне. На переговорному столі повинні завжди стояти прохолодні напої, причому коли вони з твердо закритими металіч­ними пробками, то їх необхідно заздалегідь відкрити або мати на столі де­кілька механічних відкривачок, щоб не займатися їх передаванням один до одного або не посилати одного з учасників переговорів на їх пошуки.

Пропонувати представникам контрагента міцні напої можна під час короткочасного відпочинку на окремо сервірованому столі. Краще пропо­нувати трохи доброго коньяку у спеціальних великих келихах, оскільки добрий коньяк не стільки п'ють, скільки насолоджуються його ароматом. Коньяк лимоном не закушують.

У випадку успішного підписання запланованого договору або іншо­го важливого документа пристойно пропонувати келих шампанського. Шампанське повинно бути заздалегідь розлите в келихи працівниками групи і подане на підносі спочатку жінкам, що беруть участь у переговорах, потім - гостям, а далі представникам сторони, яка приймає. Той, хто веде переговори від господарів, коротко вітає всіх із успішним завершенням переговорів. Тости говорити не заведено.

Якщо сторона, яка приймає не планує запросити делегацію контра­гента на ленч, то бажано призначити час ранкових переговорів з таким розрахунком, щоб їх закінчити щонайпізніше о 11-11.30, якщо не планує призначати переговори в кінці робочого дня.

 

 



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2017-02-10; просмотров: 201; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.81.57.77 (0.009 с.)