Информационная технология поддержки управления

Информационная технология поддержки управления (рис. 8), как следует из ее названия, предназначена для удовлетворения информационных потребностей менеджеров при принятии ими управленческих решений на всех уровнях управления: оперативном, тактическом и стратегическом. Как правило, они поддерживают функции планирования и управления, ориентируются на анализ и контроль внутренних информационных процессов.

Всякое управленческое решение основывается на имеющейся информации об объекте управления и ее анализе доступными специалисту методами. От качества реализации этих этапов принятия управленческого решения напрямую зависит его качество. Какую же помощь может оказать информационная технология управления в принятии конкретного управленческого решения?

Информационные технологии управления базами данных, составляющими основу ИТ поддержки управления, позволяют накапливать беспрецедентные объемы данных об объекте управления, его состоянии в хронологии. Базы данных позволяют фиксировать самую разнообразную информацию, поступающую по традиционным и электронным каналам о состоянии внешней среды, сведения о внутреннем состоянии системы, процессах, проистекающих в ней. Источником таких данных выступают информационные системы нижестоящего уровня.

Накапливаемые данные являются неоценимым источником информации о имеющих место закономерностях, тенденциях в поведении управляемой системы, которые могут быть выявлены с помощью различных математических, экономико-статистических методов обработки.

Так, например, простейший статистический анализ данных о реализации продукции за несколько лет позволяет оценить сезонные колебания спроса и учесть их в планировании производства, выявить предпочтения покупателей, определить круг "своих клиентов" в маркетинговых программах.

Одни и те же данные, накопленные в базе данных, используются для принятия управленческих решений на различных уровнях управления. Принятие оперативных управленческих решений основывается на сравнительном анализе планового и текущего состояний системы на коротком промежутке времени (день, неделя, месяц) и включает:

· определение параметров текущего состояния объекта управления;

· расчет отклонений текущего состояния системы от планового;

· анализ тенденций и причин, вызвавших отклонения;

· выработку управленческих решений и действий, направленных на уменьшение имеющих место отклонений.

Стратегические управленческие решения основываются на выявлении долгосрочных тенденций (от нескольких месяцев до нескольких лет) в поведении внешней среды и состоянии управляемой системы на основе применения статистических методов обработки данных. Так, например, зная, что всякая продукция имеет ограниченный жизненный цикл, накопленная информация о продажах позволит своевременно определить время, когда необходимо прекратить выпуск одной продукции и организовать выпуск другой, не дожидаясь спада продаж, или даже сменить профиль деятельности предприятия. Качество такого управленческого решения зависит от объемов обрабатываемой информации и методов ее обработки.

Это требует обобщенной, агрегированной информации о прошлом, настоящем и планируемом будущем состоянии системы, выявления имеющихся тенденций и закономерностей, анализа изменений внешней среды, нормативных и правовых данных, накладывающих ограничения на функционирование объекта управления.

Лицо, принимающее решение, получает необходимые данные в форме различных управленческих отчетов, получаемых на основе статистической обработки, выборки, группировки и агрегирования данных, анализа плановых заданий и показателей, требований к качеству, стандартов, нормативной и правовой информации. Информационные технологии этого класса позволяют пользователю отображать данные в различном ракурсе, например, общий объем реализации продукции в разрезе потребителей или в разрезе ассортимента продукции; в различном формате – в табличном представлении или в виде графиков или диаграмм, формировать самые разнообразные отчеты:

· периодические, формируемые по графику с анализом данных за определенный период (сутки, неделя, месяц…), например, месячные отчеты о реализации продукции, потреблении сырья, материалов, исполнении планов, формируемые соответствующими подразделениями и предоставляемые руководителю для анализа;

· сравнительные, содержащие данные из различных источников и используемые для сопоставительного анализа происходящих процессов, например результаты текущей деятельности в сравнении с деятельностью конкурентов;

· произвольные отчеты, получаемые по запросу, позволяющие оперативно извлекать из базы данных и анализировать требуемые данные в нужном разрезе деятельности, на произвольном временном интервале и т.д.

Реализация этих технологий требует использования более сложных технических и программных средств, предъявляет более высокие требования к уровню профессиональной подготовки персонала в области информационных технологий. В частности, получение отчетов по запросу, использование генераторов отчетов для формирования нетиповых отчетов и форм требует знаний систем управления базами данных, принципов их формирования, специальных языков запросов. Однако их применение значительно повышает качество работы менеджеров, сокращая рутинные операции по сбору данных и концентрируя их деятельность на интеллектуальной стороне анализа и выбора наиболее эффективного управленческого решения.