Связь ИС со структурой управления

Рассматривая связь ИС со структурой управления, необходимо четко представлять, что по своей сущности ИС является лишь средством, инструментов, обеспечивающей подсистемой в структуре управления, целью функционирования которой является повышение эффективности управления в целом. Каждая ИС функционирует в рамках конкретного объекта управления с определенной структурой, функциями подсистем, конкретными целями и задачами. Следовательно, функциональное назначение ИС должно четко соответствовать целям функционирования объекта управления – только в этом случае она сможет выполнять свое предназначение. Она, как нервная система организма, должна быть органично встроена, вплетена в структуру управления и, тем самым, являться информационным отражением этой структуры.

Разработка и построение ИС любого уровня начинается с анализа структуры управления, функций составляющих ее подсистем, выявления целей управления, определения информационных потоков между ее элементами, уровня управления, на котором предполагается использование ИС. Приступая к этой работе, необходимо, прежде всего, определиться с одной из концепций, стратегий разработки и внедрения ИС, по-разному учитывающих ее взаимосвязь с существующей структурой управления.

Первая концепция, назовем ее эволюционной, ориентируется на существующую организационную структуру. ИС вписывается разработчиками в эту существующую структуру, повышая эффективность ее функционирования. Степень риска от неэффективного внедрения ИС минимальна, так как структура управления не изменяется или изменяется незначительно. Разработка и внедрение ИС может осуществляться поэтапно, по принципу ликвидации узких мест и исходя из имеющихся ресурсов. Это позволяет минимизировать затраты на разработку и внедрение ИС, рационально распределить во времени финансовые ресурсы, необходимые для создания ИС, без психологических и социальных потрясений решить проблемы подготовки и переподготовки персонала для работы в условиях функционирования ИС.

Наряду с отмеченными преимуществами эволюционная концепция внедрения ИС имеет существенные недостатки и не всегда приемлема.

Во-первых, использование ИС этого типа позволяет повысить эффективность существующей системы управления лишь в ограниченных рамках, очерченных используемыми "старыми" управленческими технологиями.

Во-вторых, поэтапная автоматизация и совершенствование отдельных подсистем управления неизбежно приводят к затягиванию этих работ во времени. В условиях быстрого изменения технических и программных средств ИС, форм и способов кодирования и представления информации очень высока вероятность получения вместо целостной ИС некоего подобия “лоскутного одеяла” – совокупности слабовзаимодействующих фактически разрозненных элементов автоматизации сбора и обработки данных.

И, в-третьих, эта стратегия не позволяет учесть и предусмотреть все многообразие связей между подсистемами, что неизбежно скажется на эффективности ИС, возможности ее совершенствования и развития.

Эволюционная технология равносильна постоянной, последовательной перепланировке отдельных помещений уже построенного здания исходя из новых потребностей. Нет необходимости доказывать, что подобная реконструкция будет постоянно наталкиваться на ограничения, связанные с невозможностью перемещения капитальных стен и конструкций, и, как следствие, не позволит в полной мере достигнуть поставленных целей и задач.

Вторая концепция, которую назовем революционной, ориентируется на построение новой, более эффективной организационной структуры управления, гармонично сочетающейся с новыми инструментами и технологиями управления. Она предполагает высокий уровень коммуникаций и новых информационных взаимосвязей между подсистемами, рационализирует информационные потоки, уменьшает степень дублирования данных в разных подсистемах, обеспечивает интуитивно понятный и удобный способ представления данных человеку для восприятия с целью использования при выработке управленческих решений.

Принятие революционной стратегии предполагает коренной пересмотр внутренней структуры управляемой системы, функций отдельных ее подсистем и их совершенствование, приведение структуры системы в соответствие с новыми требованиями и целями функционирования. Революционный характер стратегии заключается как в коренной перестройке существующей системы управления, так и в краткосрочности этих процессов во времени. Новая система быстро, без остановки функционирования объекта управления строится на "разрушенной" старой системе заново.

Наряду с заманчивыми перспективами необходимо отметить существенные трудности в реализации этой стратегии. Всем известно выражение "старое сломать просто, а построить новое…". Для революционной стратегии характерны:

· необходимость концентрации больших финансовых ресурсов на коротком промежутке времени, связанных с разработкой общей концепции новой системы управления и самой ИС, приобретением технических и программных средств, обучением персонала и т.д.;

· возникновение социальной и психологической напряженности в коллективе в связи с изменением организационной структуры и технологий управления, изменением требований к уровню профессиональной подготовки персонала;

· "невосприятие" ИС персоналом, "тихий саботаж", затрудняющий эффективное использование новых средств управления.