Стадии и этапы создания автоматизированных систем.

Стадии	Этапы работ
1. Формирование требований к АС	1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС. 1.2. Формирование требований пользователя к АС. 1.3. Оформление отчёта о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-технического задания)
2. Разработка концепции АС	2.1. Изучение объекта. 2.2. Проведение необходимых научно-исследова­тельских работ. 2.3. Разработка вариантов концепции АС, удовлетворяющего требованиям пользователя. 2.4. Оформление отчёта о выполненной работе
3. Техническое задание	Разработка и утверждение технического задания на создание АС
4. Эскизный проект	4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и её частям. 4.2. Разработка документации на АС и её части
5. Технический проект	5.1. Разработка проектных решений по системе и её частям. 5.2. Разработка документации на АС и её части. 5.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку. 5.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации
6. Рабочая документация	6.1. Разработка рабочей документации на систему и её части. 6.2. Разработка или адаптация программ
7. Ввод в действие	7.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие. 7.2. Подготовка персонала. 7.3. Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями). 7.4. Строительно-монтажные работы. 7.5. Пусконаладочные работы. 7.6. Проведение предварительных испытаний. 7.7. Проведение опытной эксплуатации. 7.8. Проведение приёмочных испытаний
8. Сопровождение АС	8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами. 8.2. Послегарантийное обслуживание

 

Нулевой этап предпроектных работ в соответствии с ГОСТом состоит из двух стадий: стадии формирования требований к АС и разработки ее концепций. Этап проектирования автоматизированной системы включает разработку эскизного и технического проектов, а также соответствующей для этих этапов документации. ГОСТ допускает исключение стадии разработки эскизного проекта, а также объединение разработки технического проекта и разработки проектной документации в единый технорабочий проект.

ГОСТ – это открытый, публично доступный стандарт разработки и внедрения автоматизированных систем. Некоторые специалисты относят к недостаткам стандарта широту охвата областей деятельности, на которые он распространяется и, как следствие, недостаточную глубину проработки отдельных этапов работ. К достоинствам относят полноту и технологическую проработанность выполняемых этапов работы от обследования до получения конечного результата. По мнению Пищикова С.В.[117], "Несмотря на все недостатки, он (ГОСТ) превосходит по качеству многие “уникальные” и “эксклюзивные” методики".

Остановимся на методике разработки комплексных систем автоматизации предприятий (план Уайта), являющейся практическим обобщением многолетнего мирового опыта внедрения систем MRP II и ERP (далее методика цитируется по упомянутой выше работе С.В.Пищикова). Она отличается глубиной проработки всех стадий и этапов от предпроектного обследования до проектирования и внедрения системы. В отличие от рассмотренного выше ГОСТа, в этой методике более важная роль отводится начальному, нулевому этапу реализации проекта, призванному ответить на основные вопросы: "Зачем?"; "Что это даст?"; "Какие затраты потребуются?"; "Как и кем будет реализовываться проект?" и, самый главный, "Нужен ли предприятию этот проект вообще?". Начальный цикл работ, называемый нулевым циклом, включает шесть этапов:

· предпроектное обследование;

· предварительную переподготовку;

· техническое задание;

· технико-экономическое обоснование;

· организацию проекта;

· выработку целей.

Предпроектное обследование. Этот этап реализации проекта направлен на детальный анализ существующей структуры и организации деятельности предприятия, имеющих место бизнес-процессах[118]. Он должен дать ответ на вопрос, "что предполагается автоматизировать?". На основе проведенного анализа строятся модели деятельности "as is" (как есть) и "to be" (как должно быть). Итогом предпроектного обследования являются следующие документы:

· схема бизнес-процессов "как есть";

· схема бизнес-процессов "как должно быть";

· план реорганизации бизнес-процессов;

· краткосрочный план действий.

В рамках предпроектного обследования осуществляется необходимая реорганизация бизнес-процессов, представляющая собой переход от одной модели бизнеса к другой. Это позволяет навести элементарный порядок в организации бизнес-процессов на предприятии.

Целью предварительной переподготовки является преодоление различий в понимании разными категориями разработчиков и руководством процесса внедрения и выработка единого видения результатов разработки и необходимых для этого ресурсов. Эта работа должна настроить руководство на преодоление серьезных трудностей, связанных с психологическим неприятием работниками предприятия проводимых исследований и работ по внедрению. В отдельных случаях рекомендуется прибегать к помощи психолога, чтобы создать в коллективе благоприятный климат и "блокировать эффект "отторжения" системы.

Техническое задание, как и в ГОСТ, включает набор документов и спецификаций, определяющих структуру информационной системы, ее состав. ТЗ содержит требования к ее подсистемам, комплексу технических и программных средств, информационной базе, автоматизированным рабочим местам, их составу и структуре, составу и структуре локальной вычислительной сети, секретности и защите информации.

Технико-экономическое обоснование проекта позволяет на основе анализа "затраты – результаты" оценить обоснованность реализации проекта и принять соответствующее управленческое решение.

Организация проекта. На этом этапе реализации проекта решаются вопросы формирования коллектива исполнителей, степени привлечения к реализации проекта специалистов заказчика и сторонней внедренческой компании, организационной структуры временного коллектива исполнителей, распределения прав, обязанностей и ответственности за реализацию проекта.

Выработка целей. Это заключительный этап нулевого цикла проекта разработки и внедрения ИС, призванный подвести окончательные итоги подготовки к практической реализации проекта. Выработка целей предусматривает заключительную формулировку целей реализации проекта, выработку критериев оценки степени их достижения, экономическую оценку эффективности внедрения ИС в целом. На основе проведенного анализа дается ответ на "извечный" вопрос, быть или не быть дальнейшей реализации проекта. Это стратегическое решение, принимаемое руководством предприятия и дающее зеленый свет второй фазе практической реализации проекта, включающей следующие этапы:

· технический проект;

· начальная переподготовка;

· планирование;

· управление данными;

· выбор системы;

· ввод в эксплуатацию;

· развитие функциональности;

· оценка результатов;

· анализ текущего состояния.

Технический проект основывается на техническом задании и включает набор документов, детально описывающих архитектуру информационной системы, ее состав, спецификации на каждый компонент системы, его функциональные и структурные связи с другими компонентами.

Целью начальной переподготовки являются работы по предварительной подготовке персонала к условиям работы в условиях функционирования ИС. Этот этап достаточно важен в общей стратегии реализации проекта и включает освоение персоналом технических и программных средств, технологии работы с ними, знакомство с требованиями по организации работы в рамках ИС, обязанностями и ответственностью за исполнение установленных регламентов работ.

Планирование выполнения работ по реализации проекта осуществляется постоянно на стратегическом и оперативном уровнях.

Стратегический план определяет базовые принципы автоматизации, такие, как цели проекта, ответственность за его реализацию, временную политику, используемые средства и ресурсы, существующие ограничения.

Оперативный план детализирует все этапы реализации проекта, устанавливает очередность их реализации, исполнителей и ответственных за конкретные работы в рамках конкретного этапа проекта, используемые ресурсы, сроки их реализации.

Выделение управления данными в самостоятельный этап реализации проекта обусловлено существенной зависимостью эффективности использования ИС от уровня и качества работы персонала с данными. В зависимости от значимости обрабатываемые данные делят на первостепенные и второстепенные. К первостепенным данным предъявляются очень высокие требования к точности (неточности практически недопустимы) вследствие высокой "цены" ошибки в их представлении. Второстепенные данные имеют меньшую значимость и, соответственно, требования к их точности несколько ниже.

Организация управления данными предполагает специальную подготовку персонала по работе с ними, доведение до каждого сотрудника степени важности и значимости его работы, установление персональной ответственности, организацию и реализацию функций контроля.

Параллельное внедрение представляет собой технологию внедрения проекта, позволяющую в первую очередь сократить общее время реализации проекта, экономить ресурсы, повышая эффективность реализации всего проекта в целом. Степень "распараллеливания" процессов в значительной степени связана с качеством планирования работ.

Выбор системы. Разработка любой информационной системы основывается на использовании существующего инструментария - аппаратных и программных платформ и комплексов, обладающих различной спецификой и функциональными возможностями. Неправильный выбор инструментария чреват серьезными последствиями при реализации проекта. Он может проявляться в ограничениях возможностей реализации тех или иных функций ИС, ее гибкости, возможностей адаптации к изменениям условий ведения бизнеса, расширения функциональности, в существенном удорожании стоимости разработки.

Ввод в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию ИС предполагает существенное изменение технологии работы персонала. Существует несколько стратегий перехода на работу в условиях функционирования ИС.

· Параллельная стратегия. При использовании параллельной стратегии сотрудники предприятия выполняют параллельно двойную работу по старой технологии и с использованием информационной системы. Полученные результаты сравниваются между собой. Несоответствие результатов позволяет обнаружить ошибки в реализации отдельных задач и подсистем, выявить неправильные действия персонала. Совпадение результатов работы повышает психологическую уверенность персонала в эффективности и надежности ИС, правильности своих действий по вводу и обработке данных.

· Стратегия "скачок". В этой стратегии переход на работу в условиях новой технологии осуществляется одномоментно, путем волевого решения руководства предприятия на основе соответствующего нормативного акта. Такая стратегия содержит в себе значительную долю риска и должна применяться лишь в условиях полной уверенности в положительном исходе такого решения.

· Пилотный проект. Пилотный проект представляет собой стратегию скачка, реализуемую в рамках либо отдельной подсистемы, либо структурного подразделения. Пилотные проекты используются чаще всего при реализации крупномасштабных проектов, когда невозможно с высокой степенью достоверности оценить эффективность внедрения ИС. Он существенно снижает риск неудачного внедрения.

· Узкое место. Эта стратегия предполагает поэтапность внедрения проекта, начиная с самого "узкого" места, сдерживающего повышение эффективности деятельности предприятия.

Последовательное развитие функциональности предполагает поэтапность разработки и внедрения информационной системы в эксплуатацию. Все этапы, от демонстрации прототипа будущей системы персоналу заказчика с целью ознакомления с ее функциональными возможностями до полного окончания разработки и внедрения полнофункциональной системы с учетом ее доработки под потребности заказчика, осуществляются во времени последовательно. Каждый этап направлен на реализацию определенной функции или комплекса функций будущей системы и в определенном смысле, рассматривается и реализуется как самостоятельная разработка.

Оценка результатов. Завершение внедрения ИС позволяет оценить степень успешности реализации проекта, его реальную эффективность, степень достижения поставленных на этапе постановки задачи и скорректированных в процессе разработки целей.

В реальной практике бывает очень сложно определить момент завершения проекта. Как правило, в процессе работ выявляются недостатки в реализации отдельных этапов или задач, требующие изменений и доработок. Необходимость доработок связана и с изменением условий ведения бизнеса. Это делает процесс доработки постоянным и циклическим.

8.2. Оценка экономической эффективности проектов
по внедрению ИС и ИТ

Автоматизированные информационные системы и технологии используются с целью повышения эффективности управления и играют все более значимую роль в деятельности предприятий и организаций. В связи с этим важное значение приобретает проблема оценки их эффективности еще на стадии разработки проекта.

Что понимается под эффективностью автоматизированных информационных систем и информационных технологий?

В соответствии с "Методическими рекомендациями по оценке эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования" под эффективностью проекта в широком смысле понимается "совокупность показателей, отражающих соотношение затрат и результатов применительно к интересам его участников". Авторы рекомендаций выделяют коммерческую, бюджетную и экономическую эффективность. Коммерческая эффективность проекта определяется соотношением финансовых затрат и результатов, обеспечивающих определенный уровень доходности проекта. Показатели бюджетной эффективности отражают влияние реализации проекта на доходы и расходы бюджетов различных уровней. Экономическая эффективность – это более широкое понятие, которое учитывает все возможные затраты и результаты, имеющие место при реализации проекта и допускающие стоимостное выражение, а не только его прямые финансовые результаты. Сущность понятия экономической эффективности (ЭЭ) можно выразить формулой

ЭЭ = Экономическая выгода - Затраты.

Таким образом, под экономической эффективностью внедрения ИС и ИТ будем понимать совокупность параметров, вычисляемых через величину затрат на реализацию проекта, и получаемых результатов, допускающих денежное выражение.

Реализация всякого проекта, в том числе и проектов в области ИТ, имеет смысл только в том случае, когда выгоды от его реализации будут выше затрат на разработку, внедрение и сопровождение.

Определить экономическую эффективность проекта, на первый взгляд, не так сложно: достаточно оценить в стоимостном выражении экономический эффект, и если он положителен и превышает некоторое пороговое значение, проект можно считать экономически выгодным. Однако на практике такая простота оказывается очень обманчивой. На самом деле оценка выгод от реализации проекта и расчет затрат, которые придется понести в процессе его реализации, представляют собой серьезную проблему и существенно зависят от масштабов проекта. Особенно это относится к проектам в области информационных технологий, вложения в которые не напрямую связаны с основной деятельностью и извлечением прибыли.

Рассмотрим совокупность затрат на ИТ.

Затраты на ИТ принято подразделять на прямые и косвенные. Прямые затраты включают все расходы, которые могут быть однозначно отнесены на данный проект. Их оценка, как правило, не вызывает серьезных трудностей и может быть произведена на основе данных бухгалтерского учета.

Значительно труднее обстоит дело с косвенными (непрямыми) затратами. Косвенные затраты опосредованно связаны с реализацией данного проекта и, соответственно, трудно поддаются учету. Сюда, в частности, относятся затраты на заработную плату сотрудников, которые лишь частично связаны с работами в данном проекте. Как, например, оценить долю заработной платы руководителя предприятия, осуществляющего функции управления разработкой и внедрением проекта, которую необходимо отнести на затраты по статье "информационные технологии"?

По признаку предсказуемости затраты делятся на плановые и внеплановые. Плановые затраты включают расходы на разработку проекта, организацию инфраструктуры ИС, приобретение вычислительной техники, средств коммуникаций, программного обеспечения, сетевое и системное администрирование и т.д. Это та часть расходов, которая может быть оценена заранее и, соответственно, предусмотрена в бюджете по статье "информационные технологии". К внеплановым затратам относятся расходы, учесть и предусмотреть которые очень сложно. Эти затраты оказываются весьма существенными: по данным фирмы Interpose, свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии образуются вне традиционных бюджетов и редко учитываются. Большая часть внеплановых расходов связана с затратами времени рядовых пользователей на самообучение, устранение непредвиденных ситуаций при использовании ИТ, простои в связи со сбоями работы оборудования и программных средств. Учитывая величину этих затрат, они представляют скрытую опасность существенного снижения эффективности внедрения ИТ и должны обязательно учитываться на уровне прогноза по среднестатистическим данным подобных проектов.

По принадлежности к временным стадиям реализации проекта затраты делятся на первоначальные, текущие и ликвидационные.

Первоначальные затраты связаны с разработкой и внедрением проекта. Это разовые затраты на "приобретение" ИС и ИТ. Они могут составлять значительную часть общих затрат по проекту.

Текущие затраты соответствуют периоду эксплуатации ИС. Они включают распределенные во времени затраты на поддержание ИС в работоспособном состоянии, на приобретение расходных материалов, поддержку конечных пользователей, совершенствование и развитие системы.

Ликвидационные затраты включают издержки, связанные с продажей активов по окончании проекта.

Впервые вопросами разработки методики расчета затрат, связанным с использованием компьютерных систем, занялась компания Gartner Group еще в 1987 году. Первая предложенная ею методика не отличалась высокой точностью расчета. Принципиально новая модель расчета затрат была предложена фирмой Interpose, образованной в 1994 году. Сотрудничество двух этих фирм, впоследствии завершившееся их объединением в 1998 году, позволило разработать уникальную методику расчета совокупной стоимости владения информационными технологиями (Total Cost of Ownership, англ. сокр. ТСО)[119]^,[120].

В основе данной методики лежит большой объем статистических данных по совокупной стоимости владения компьютерными системами предприятиями различной отраслевой принадлежности, собранный фирмами Gartner Group и Interpose. Как показали исследования, совокупная стоимость владения (ССВ) в существенной степени зависит от отраслевой принадлежности предприятия и его размера. Имеющиеся статистические данные по группе однопрофильных предприятий позволяют оценить средние значения показателей, характеризующих уровень отраслевого развития ИТ, их эффективность, а также соотношение различных категорий затрат. Сравнение этих показателей при разработке нового проекта или оценке эффективности существующего со средними показателями отрасли позволяет выявить существенные расхождения, проанализировать причины их возникновения, оценить величины расходов, не поддающихся точному расчету.

Эта методика, являясь собственностью разработчика, по цене доступна лишь немногим. Для нас не менее важно понимание структуры затрат на ИТ с целью управления ими.

В методике ССВ выделяются следующие группы затрат.

1. Затраты на разработку и внедрение ИС и ИТ:

· расходы, связанные с проектированием и разработкой;

· расходы на внедрение и тестирование;

· расходы на разработку сопроводительной документации.

2. Затраты на аппаратные средства:

· полная стоимость оборудования без учета амортизации;

· амортизация оборудования;

· все обновления и изменения в аппаратной конфигурации, включая замену жестких дисков, установку дополнительных устройств;

· расходы на увеличение объема памяти клиентских рабочих мест и других устройств, содержащих модули памяти;

· стоимость устройств хранения информации;

· стоимость периферийных устройств (принтеры, сканеры, плоттеры и т. д.);

· стоимость сетевого оборудования (сетевые карты, концентраторы, коммутаторы, маршрутизаторы, мосты и т. д.).

3. Затраты на программное обеспечение ИТ:

· стоимость операционных систем;

· стоимость приложений, включая стоимость не только приобретенных, но и разработанных как самой компанией, так и сторонними организациями;

· стоимость сервисного программного обеспечения (антивирусное, диагностическое, отладочное, криптографическое);

· стоимость коммуникационных программных средств (различные браузеры, FTP, почтовые программы, средства удаленного доступа и пр.).