Офисные технологии обработки табличной информации

Наиболее распространенной и удобной формой представления учетной информации является табличная форма. Именно поэтому табличные процессоры, называемые чаще электронными таблицами (ЭТ), занимают второе место по распространенности в офисных информационных технологиях. Электронные таблицы обеспечивают настолько удобный и интуитивно понятный способ обработки и анализа данных, что заслуженно занимают ведущее место в любой автоматизированной офисной технологии.

Электронные таблицы ориентированы на обработку табличных данных различных типов: текстовых, числовых, финансовых, даты и времени... Но особую эффективность ЭТ придает механизм записи формул в ячейки таблицы, вычисление по которым осуществляется в автоматическом режиме. Электронные таблицы фактически предоставляют пользователю простые и удобные средства программирования. А развитые встроенные средства вычислений стандартных математических, статистических, финансовых функций, функций работы с текстовыми данными, датами и временем, массивами данных, косвенной адресации делают этот инструмент незаменимым вычислительным инструментом в самых различных областях применений: от инженерных, научных и экономических расчетов до ведения домашней бухгалтерии и школьного калькулятора.

ЭТ имеют мощные средства графического и табличного способов представления и анализа данных. Эти возможности основываются на встроенных инструментах сортировки, группировки и фильтрации данных, механизмах "свертывания" и "развертывания" элементов. ЭТ Microsoft Excel предоставляет пользователю уникальный инструмент формирования сводных таблиц, позволяющий по-разному представлять одни и те же данные, используя различные уровни и глубину группировки, причем все манипуляции с данными выполняются настолько просто и интуитивно понятно, что легко осваиваются практически любым специалистом: бухгалтером, менеджером, инженером, студентом, школьником. Так, имея списочный состав работников предприятия с данными кадрового учета, в любой момент можно получить отчеты с группировкой по отделам, возрасту и полу, уровню оплаты труда, дате рождения.

В сочетании с применением шаблонов для приведения данных к стандартному формату механизм сводных отчетов позволяет пользователю самостоятельно разрабатывать и накапливать типовые электронные отчеты и формировать их в любое время, не привлекая к этому процессу профессиональных специалистов. Далее они легко могут быть отправлены по электронной почте всем заинтересованным в них специалистам.

Механизм сводных таблиц дает наилучший эффект в сочетании с корпоративными базами данных. Системы управления базами данных, как правило, обладают ограниченными возможностями по быстрому формированию отчетов. Поэтому разработка новых форм отчетности выполняется с привлечением профессиональных специалистов и занимает достаточно много времени. Инструментарий сводных таблиц Excel, связанный с базой данных, делает ее доступной любому работнику предприятия.

Графические возможности электронных таблиц легко позволяют представить любые данные в виде различных графиков и гистограмм. Так, ЭТ предоставляет возможность построения более десятка различных типов диаграмм и графиков, каждый из которых имеет, в свою очередь, несколько разновидностей.

Электронные таблицы позволяют решать экономические задачи типа "Что если?", задачи оптимизации, производить статистическую обработку данных. Кроме того, они содержат встроенные средства программирования. В частности, в офисных программных продуктах фирмы Microsoft, в том числе и в ЭТ Excel, в качестве языка программирования используется MS Visual Basic.

На рынке электронных таблиц лидирующее положение занимает ЭТ Microsoft Excel, за ней по объему продаж следуют Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и Quattro Pro фирмы Borland.

5.1.3.Офисные коммуникационные системы
и электронные менеджеры

В последние годы в состав офисных технологий все чаще включают средства подготовки электронных презентаций, органайзеры (пла­нировщики работ), электронные секретари, средства электронной почты, передачи аудио- и видеоизображений, Intranet и Internet. Компьютер и компьютерные сети из средств подготовки документов и анализа данных превращаются в эффективное средство коммуникаций. Повышается оперативность обмена, качество информации, снижаются затраты на организацию обмена данными. Офис, деятельность которого базируется на этих современных принципах и технологиях, принято называть " Электронным офисом ".

Электронный офис – это принципиально новый уровень организации информационного обеспечения офисной деятельности, в рамках которого привычный документооборот играет уже менее значительную роль. Некоторые оптимисты считают, что в условиях электронного офиса можно вообще отказаться от бумажного документооборота.