Единство механизмов управления в природе и обществе. Обобщенная модель структуры управления

Благо везде и повсюду зависит от соблюдения двух условий: правильного установления конечной цели; отыскания соответствующих средств, ведущих к цели.

Аристотель

 

Сегодня многие ученые сходятся в том, что механизмы управления в природе и обществе едины. В частности, исследования, проведенные в 50-60-е годы XX века в физиологии, позволили выявить большую аналогию между управлением и связью в живом организме и в информационно–технических устройствах.

По мнению Р.Ф. Абдеева[17], механизм управления не дан нам изначально, а возник и развивался в ходе эволюции, переходя от низших форм к высшим (рис. 3), составляя основу процессов саморегуляции, саморазвития живой природы, общественных систем, экономики, процессов познания.

Необходимой предпосылкой его возникновения, считает он, явилось изначально простое физическое взаимодействие объектов и элементарные формы отражения как всеобщего свойства материи (этап 0, рис. 3a). Далее Абдеев выделяет три этапа в становлении и развитии механизма управления:

· 1-й этап (рис. 3b) характеризуется возникновением систем с простейшим замкнутым контуром управления с обратной связью, обеспечивающим жесткую реакцию на текущие внешние воздействия. В качестве цели выступает функция самосохранения системы. Такова реакция птицы на замах человека палкой;

· на 2-м этапе (рис. 3c) управляющая система в ответ на разнообразие внешних воздействий приобретает способность изменять характер управляющего воздействия на объект по жестко заданной программе, что значительно повышает "живучесть" системы. Так, в частности, можно объяснить поведение человека в критических ситуациях на основе заранее отработанных и доведенных до автоматизма действий;

· 3-й этап (рис. 3d) развития универсального механизма управления связан со становлением второго контура обратной связи и памяти, названного Р.Ф. Абдеевым "контуром отбора и накопления информации, опыта, контуром адаптации, самообучения и, следовательно, саморазвития". Сущность второго контура управления заключается в отборе "полезной" информации из первого контура управления, ее накоплении, обобщении, систематизации, синтезе в определенные структуры, повышающей уровень организации системы, ее активность и "живучесть". Такой механизм управления характерен для самоорганизующихся, сложных систем.

Для подтверждения факта использования "памяти" в механизме управления живых систем в литературе часто приводят известный из биологии факт, когда куколки некоторых насекомых, в клетках которых находится вода, остаются зимой на открытом воздухе при минусовой температуре и не погибают. Исследования этого явления показали, что с наступлением холодов в клетках образуется глицерин, снижающий температуру замерзания воды и, тем самым, предохраняющий куколку от гибели. Эта приспособительная функция появилась благодаря запоминанию реакций на прошлые воздействия внешнего мира ("приобретение опыта") в генетическом коде с последующим использованием ее в процессе жизнедеятельности этого вида.

На основе анализа Р.Ф. Абдеев сформулировал обобщенную модель структуры механизма управления, представленную на рис. 4.

Формирование механизма управления в основном завершается образованием II контура обратной связи (на рис. 3 показан пунктиром).

Как следует из рис. 4, процесс управления является циклическим. В каждом цикле его идет накопление информации, циркулирующей в первом контуре управления, ее упорядочение и структурирование для последующего анализа. В процессе многократных, раз за разом повторяющихся циклов управления, во втором контуре отбирается, "выкристаллизовывается" полезная информация о состоянии управляемого объекта, степени его реакции на управляющие воздействия и внешнюю среду, которая, складываясь в определенные структуры, превращается в гипотезы, теории, законы, совершенствующие механизм управления. Этот процесс направлен на достижение цели существования системы, повышения ее живучести и обеспечения целостности.

Таким образом, механизм управления по Р.Ф. Абдееву – это "закономерно возникшая в процессе эволюции специфически организованная форма движения материи, заключающаяся в целенаправленном, многоцикличном преобразовании информации в двух взаимосвязанных, замкнутых обратными связями контурах и функционально реализующая как сохранение устойчивости управляемого объекта, системы (I контур обратной связи), так и развитие, дальнейшее повышение уровня ее организации (или создание новых структур) путем отбора и накопления информации (во II контуре обратной связи)".

 

1.4. Роль и место человека в структуре управления
экономическими системами.
Информационная система организации

Я часто думаю над тем, где мое место в этом потоке?

Чингисхан

 

Экономическая система (ЭС) – это "система общественного производства, т.е. совокупность производительных сил и производственных отношений, сложная вероятностная динамическая система, охватывающая процессы производства, обмена, распределения и потребления материальных благ"[18]. Экономические системы являются наиболее сложными с точки зрения анализа и управления и обладают рядом существенных особенностей, выделяющих их из всего многообразия систем. Отметим некоторые из них, существенные для дальнейшего изложения.

1. Основообразующим элементом экономической системы является человек как существо социальное, выступающее, с одной стороны, как элемент производительных сил (человеческие ресурсы), с другой - как субъект системы производственных отношений, в частности как лицо, принимающее управленческие решения в структуре системы управления. ЭС – это человекозависимая система.

2. Экономические системы относятся к классу сложных управляемых систем и включают большое количество элементов и подсистем, обладающих сложной иерархической структурой, причинно-следственные связи которых многообразны, изменчивы, носят вероятностный характер и не всегда отчетливо видны и очевидны.

3. Экономические системы обладают способностью к самоорганизации, развитию, способностью адаптироваться к изменяющимся внешним условиям, изменяя свою структуру и функции подсистем.

4. Экономические системы – это открытые динамические сис­темы, активно обменивающиеся с внешней средой материальными, энергетическими, информационными ресурсами и изменяющие свое состояние во времени.

Характерным примером экономических систем являются различные организации. По Мескону[19], под организацией понимается "группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей". Организация представляет собой устойчивую формальную социальную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное производство средств существования человека посредством совместного преобразования различных ресурсов в продукты потребления и жизнеобеспечения.

В структуре управления организации человек выполняет все многообразие функций управления: планирование, организацию, учет, анализ, контроль, мотивацию и принятие решения. Все эти функции носят явно выраженный информационный характер. В контуре управления постоянно циркулирует информация о целях управления, имеющихся ресурсах, внутреннем состоянии организации и имеющих в ней место процессах, о внешней среде, управляющих воздействиях.

Совокупность средств, методов и способов сбора, передачи, обработки, хранения, отображения информации, а также персонал, использующий информацию в целях управления, образуют информационную систему организации (ИС). А сами процессы сбора, передачи, обработки, хранения и отображения информации представляют собой информационные процессы [20] в системе управления.

Исходя из природы и свойств информации, информационные процессы порождают специфические объекты – документы, представляющие собой данные об объектах и процессах в управляемых системах, зафиксированные в определенной форме на материальных носителях. Привычные всем документы – это зафиксированные на бумаге приказы, распоряжения, инструкции, законы и т.д. В автоматизированных информационных системах, где в качестве материального носителя используются технические средства длительного хранения данных, вводится понятие электронного документа. Документ выполняет одновременно функции хранения, передачи и отображения информации.

В управленческой среде жизненный цикл документа с момента его создания, включая регистрацию, учет движения между исполнителями управленческих решений и лицами, принимающими решения, контроль исполнения, то есть все действия до списания документа в архив называется документооборотом.

Реальные процессы управления складываются из большого числа замкнутых контуров управления, имеющих место в работе функциональных подразделений организации и в процессе их взаимодействия. Иерархия системы управления организацией (оперативный, тактический и стратегический уровни управления) порождает иерархию информационных систем. ИС оперативного уровня обеспечивают младший управленческий персонал информацией для принятия решений по оперативным вопросам. ИС тактического уровня снабжают информацией, необходимой для принятия решений на тактическом уровне управления, менеджеров среднего звена – руководителей подразделений, служб, отделов, начальников цехов. Стратегические ИС выполняют функцию обеспечения высшего звена управления необходимыми сведениями для принятия управленческих решений, касающихся стратегии развития организации, главных направлений реализации ее целей. Следовательно, информационная система, составляющая основу управленческой деятельности, присуща всякой управляемой системе, в том числе организации, являясь обязательным условием существования последней.

Учитывая значительную сложность организаций, необходимо сказать о том, что человек, выполняя функции управления, обладает ограниченными возможностями по сбору, хранению, передаче и обработке больших объемов информации в необходимом темпе. Ему приходится принимать решения в условиях неполноты и противоречивости получаемой информации, часто ориентироваться на прошлый опыт и поведение в аналогичных ситуациях. В этих условиях естественным является стремление человека использовать различные технические средства, повышающие качество информации – точность, полноту, достаточность, актуальность, своевременность, – и облегчающие работу с ней.

Несмотря на значительные достижения в области исследования сложных систем, каковыми являются социальные и экономические системы, имеющиеся успехи в информатизации всех сфер деятельности, роль человека в структуре управления как лица, принимающего окончательное решение, будет оставаться основной еще достаточно длительное время.

Краткое содержание главы 1

1. Управлением называется процесс целенаправленного воздействия на объект (процесс, явление), ставящий своей задачей либо сохранение основных свойств, либо движение объекта в направлении достижения определенной цели.

2. Базовым методом исследования процессов управления является системный подход, основывающийся на исследовании целого как совокупности разнородных частей, взаимосвязанных в интересах достижения единой цели.

3. Системный подход - это метод научного познания объективной реальности, основанный на общих закономерностях функционирования систем разной природы, свойствах целого как объединения частей, закономерностях функционирования и развития систем. Методологически системный подход основывается на единых принципах анализа сложных систем: принципе физичности; принципе моделируемости; принципе целенаправленности.

Основные понятия теории систем:

Таблица 1

Элемент	Неделимая в рамках выбранной модели исследования часть системы, обладающая самостоятельностью и имеющая строго определенное функциональное назначение
Подсистема	Часть системы, состоящая из совокупности взаимосвязанных элементов, имеющая свою цель (подцель в рамках системы) и обладающая определенной целостностью
Система	Совокупность элементов различной природы, имеющая определенную структуру и цель функционирования, которая рассматривается, с одной стороны, как единое целое, с другой стороны, как совокупность разнородных объектов, объединенных в целое в интересах достижения поставленной цели
Связь	Устойчивая зависимость свойств одного элемента от свойств других элементов
Структура	Совокупность составляющих систему элементов и устойчивых внутренних связей между ними, определяющих свойства системы. Структура характеризует внутреннее строение системы
Функция	Назначение элемента или подсистемы, роль, которую они выполняют в рамках системы. Каждый элемент имеет определенное функциональное предназначение. Элемент системы, не выполняющий какой-либо функции, не должен включаться в состав системы

 

Продолжение табл. 1

Организация (системы)	Внутренняя упорядоченность и согласованность взаимодействия элементов, обеспечивающая единство сис­темы
Состояние	Совокупность качественных и (или) количественных признаков, на основании которых можно отличить одно состояние элементов системы от другого и их связей во времени и пространстве
Движение	Процесс последовательного изменения состояния системы во времени и пространстве.
Цель	Предвосхищение, предвидение результата, то, к чему стремится система
Внешняя среда	Макросистема, в состав которой входит данная система в соответствии с принципом вложенности. Внешняя среда оказывает воздействие на систему, выступая источником внешних "возмущений", стремящихся вывести систему из состояния равновесия или устойчивого движения

 

4. Система управления представляет собой совокупность как минимум двух подсистем: управляемой и управляющей. Управляющая подсистема на основе информации о состоянии управляемой подсистемы, воздействии внешней среды, цели функционирования и закона управления вырабатывает управляющее воздействие, направленное на достижение управляемой системой поставленной цели.

5. Определение текущего состояния и передача этих сведений (информации) в управляющую подсистему называется обратной связью в системе управления. Обратная связь носит явно выраженный информационный характер. Управляющее воздействие и обратная связь в совокупности с управляемой и управляющей подсистемами образуют замкнутый контур управления с обратной связью.

6. Многие ученые сходятся на том, что в природе и обществе механизм управления един. По мнению Р.Ф. Абдеева, он не дан нам изначально, а развился в ходе эволюции природы от низших форм к высшим.

7. Высшей степенью развития механизма управления в сложных самоорганизующихся системах является формирование второго контура обратной связи, выступающего в роли "семантического фильтра" отбора полезной информации о условиях существования системы, структурирования этой информации, выработки законов, теорий, алгоритмов функционирования системы, повышающих ее "живучесть" и устойчивость.

8. Экономическая система – это "система общественного производства, т.е. совокупность производительных сил и производственных отношений, охватывающая процессы производства, обмена, распределения и потребления материальных благ". Это сложная стохастическая динамическая система.

9. Человек является одним из основных элементов в экономических системах. Всякая ЭС по существу является системой социально-экономической. Человек в ее рамках выполняет все многообразие функций управления: организацию, планирование, учет, анализ, контроль, мотивацию и принятие решения.

10. Совокупность средств, методов и способов сбора, передачи, обработки, хранения, отображения информации, а также персонал, использующий информацию в целях управления, образуют информационную систему организации (ИС). ИС, составляющая основу управленческой деятельности, присуща всякой управляемой системе, в том числе организации, являясь обязательным условием существования последней.

11. Процессы сбора, передачи, обработки, хранения и отображения информации по своей сущности являются информационными процессами в системе управления. Исходя из природы и свойств информации, информационные процессы порождают специфические объекты – документы, представляющие собой данные об объектах и процессах в управляемых системах, зафиксированные в определенной форме на материальных носителях и одновременно выполняющие функции хранения, передачи и отображения информации.

12. Иерархия системы управления организацией порождает иерархию информационных систем. ИС подразделяются на ИС оперативного тактического и стратегического уровней в зависимости от обеспечиваемого информацией уровня управления.

Вопросы для повторения

1. Дайте определение понятия система.

2. Перечислите и охарактеризуйте свойства систем.

3. Определите понятие внешняя среда.

4. Определите понятие цель.

5. Определите понятия состояние и движение системы.

6. Дайте классификацию систем.

7. Определите понятие системного подхода к исследованию сложных объектов, процессов, явлений.

8. Дайте определение понятий системы управления и механизма управления.

9. В чем заключается сущность системного подхода к исследованию систем управления?

10. Перечислите основные элементы системы управления.

11. Определите место и роль информации в системе управления.

12. Определите понятие и роль обратной связи в системе управления.

13. В чем проявляется информационный характер обратной связи?

14. Что вкладывается в понятие замкнутый контур управления.

15. Назовите этапы становления механизма управления по Р.Ф. Аб­дееву. Дайте характеристику каждому этапу.

16. Каков смысл второго контура управления и каков механизм его становления по Р.Ф. Абдееву?

17. Назовите особенности экономических систем.

18. Определите роль и место человека в структуре системы управления экономическими системами.

19. Дайте определения понятий информационная система организации, информационные процессы в системе управления, документ.

20. Каким образом иерархия уровней управления отражается на структуре информационных систем?

В погоне за сокращением цикла подготовки продукта

Всего за несколько лет цикл подготовки продукта сократился в компании Compaq Computer с полутора лет до года. К концу 1998 года был достигнут уровень 6-9 месяцев для продуктов делового применения и 4 месяца – для потребительских продуктов. Однако при использовании старых информационных систем в Compaq уходило полтора месяца только на то, чтобы обобщить данные о ходе продаж по всему миру в единую колонку цифр, позволяющую планировать ассортимент продукции. К тому времени, когда сведения о производственных потребностях поступали к поставщикам, уже проходила половина четырехмесячного жизненного цикла для важнейших видов продукции. В отрасли, где все определяется продолжительностью цикла, для сохранения конкурентоспособности необходимо было обеспечить динамическое планирование.

Compaq внедрила систему планирования ресурсов предприятия (enterprise resource planning, ERP) на базе программного обеспечения компании SAP. Эффективно работающая система планирования ресурсов изо дня в день отслеживает работу предприятия, позволяя руководителям производства лучше контролировать рабочие процессы. ERP – система Compaq помогает компании точнее планировать производство и полнее использовать мощности, сокращая объем производственных запасов и обеспечивая соблюдение сроков поставок.

…Такая стратегия позволяет Compaq добиться согласованности поступающей со всего мира информации, необходимой для планирования продаж и производства. Консолидировав информационные системы, компания сократила цикл планирования с полутора месяцев до одной недели. Обычно чтобы получить реальную картину состояния дел на рынке для долгосрочного планирования продаж, бывает достаточно недельной сводки. Тем не менее Compaq продолжает предпринимать усилия по сокращению цикла производства. В настоящее время компания приближается к суточному циклу оперативных заказов материалов у поставщиков. Скоро она перейдет на восьмичасовой, ориентированный на рабочую смену, график заказов, а в конечном итоге – на четырехчасовой.

Постоянно работая над сокращением регулярного цикла планирования, Compaq не забывает и о необходимости оперативного реагирования на незапланированные изменения спроса и внедряет у себя системы реального времени, предназначенные для решения этой задачи. Опираясь на те же источники данных, компания намеревается трижды в сутки с интервалом в восемь часов – в полночь по американскому, европейскому и азиатскому времени – получать срез информации об имеющихся ресурсах комплектующих и текущих подтвержденных заказах. Владея информацией в реальном времени, вместо того, чтобы оперировать данными недельной или суточной давности, Compaq рассчитывает, что сможет оперативно отреагировать, скажем, на незапланированный заказ на 7 тысяч настольных компьютеров, тут же связаться с поставщиками и выяснить, способна ли компания набрать нужное количество комплектующих, чтобы выполнить этот заказ.

Чтобы обеспечить "корпоративные рефлексы" такого рода, Compaq переводит свою действующую систему, основанную на технологии электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, IDE), на новую платформу – протоколы и стандарты Интернета. В то время как высокая сложность EDI-системы не позволяет получать ответ раньше чем через неделю, Интернет-система электронной коммерции обеспечит возможность оперативного общения с партнерами на базе механизма обработки событий в режиме реального времени. При поступлении очередного заказа поставщики увидят в экстрасети появление новой заявки на свои комплектующие одновременно с сотрудниками службы оперативного планирования Compaq.

Билл Гейтс. "Бизнес со скоростью мысли". С. 159-160