Информационная технология поддержки групповой работы

Развитие информационных технологий и их широкое применение во всех сферах информационной работы преобразует формы и методы работы человека с информацией. 80-90е годы XX века знаменуют собой период бурного развития мини и микрокомпьютеров, ориентированных на индивидуальное применение, что отразилось в их названии – персональные компьютеры. В этом же направлении развивались и технологии обработки данных, породившие концепцию автоматизированных рабочих мест – АРМов и локальных баз данных. Компьютер на рабочем месте, оснащенный программными средствами позволил существенно повысить эффективность индивидуальной работы пользователя, в значительной степени избавив его от многих монотонных рутинных операций по обработке данных, подготовке и печати документов.

Однако, большинство видов деятельности человека являются коллективными, эффективность которых зависит не столько от качества работы каждого члена группы, сколько от степени взаимодействия и координации усилий участников общего процесса. Планирование и выполнение общих работ, реализация проектов, обсуждение проблем и выработка коллективных решений, участие в различных встречах и конференциях – вот неполный перечень коллективной работы сотрудников предприятия. По некоторым оценкам[36], менеджеры тратят на участие в работе групп до 35% своего рабочего времени, а главные управляющие – от 50% до 80%.

Возможность применения компьютерных систем и технологий для поддержки совместной работы групп пользователей связана с разработкой и быстрым развитием сетевых технологий: локальных сетей, Интернет и Интранет. Сетевые технологии позволяют совместно использовать как персональные (локальные) так и общие (централизованные) информационно - вычислительные ресурсы в режиме реального времени (online). Они кардинальным образом меняют форму работы отдельных сотрудников и организаций в целом смещая акцент на совместную командную работу, обеспечивая общение участников друг с другом независимо от их местоположения и доступ к информации в любое время.

Компьютерные технологии поддержки работы групп можно условно подразделить на два класса: ориентированные на использование локальных или глобальных сетей. Системы первого класса поддерживают традиционные сеансы групповой работы, когда команда специалистов размещается в одном или близлежащих помещениях, персональные компьютеры которых объединены в локальную сеть. Это позволяет совместно использовать централизованные базы данных, совместно работать над документами, коллективно вырабатывать решения, т.д. Например, многие коммерческие фирмы СЩА, органы государственной власти, вооруженные силы широко применяют подобные системы для выработки эффективных решений методом мозгового штурма с использованием подобных систем[37]. В типовом исполнении компьютерный мозговой штурм осуществляется в помещении, оборудованном персональными компьютерами участников, работающими в локальной сети, дополненными большим экраном для просмотра информации, предназначенной всем. Благодаря наличию компьютеров каждый участник сеанса может анонимно или открыто выносить (генерировать) на всеобщее обсуждение любые идеи, насколько абсурдными бы они ни казались, не боясь быть осмеянным за «свою глупость». Оценка идей осуществляется без отношения к лицу, высказавшему ее. Такой подход позволяет вырабатывать более качественные идеи и решения.

Вторая группа технологий базируется на достижениях в области систем удаленной передачи данных. Интернет и Интранет-коммуникации обеспечивают возможность организации командной работы сотрудников, территориально удаленных друг от друга в режиме реального времени. Соответствующие программно – аппаратные средства позволяют:

· информировать об активных участниках процесса, работающих в данное время в режиме online и которые могут принять участие в проекте;

· обеспечить организацию диалога с необходимыми участниками;

· предоставить в общее пользование участников виртуальной группы необходимые информационные, программные и вычислительные ресурсы.

Коротко остановимся на возможностях наиболее распространенных программных средств поддержки работы групп удаленных работников: программы NetMeeting фирмы Microsoft –и фирмы Lotus – Sametaime[38].

Программа NetMeeting обеспечивает аудио- и видеосвязь группы участников с передачей данных через Интернет в режиме реального времени, передачу в пользование другим участникам группы приложений (программ), доступ к общим приложениям: «доска» для совместного рисования и «разговор», позволяющему обмениваться текстовыми сообщениями в режиме «chat».

Sametaime относится к системам коллективной работы, ориентированным на автоматизацию функций управления в коммерческом секторе экономики. В режиме информирования и диалога она способна поддерживать тысячи пользователей гарантируя надежность функционирования, безопасность и защищенность информации на основе аутентификации пользователей и системы паролей. Она обеспечивает:

· быстрый поиск коллег, работающих в режиме online;

· точное знание, кто из авторов документов и сообщений работает в данное время в оперативном режиме;

· мгновенную передачу сообщений участникам коллективной работы;

· общение в режиме реального времени с одним или несколькими коллегами в режиме «chat»;

· проведение удаленных презентаций;

· совместное использование активных приложений;

· интеграцию с локальными приложениями пользователей.

Фирма Lotus предлагает и другие средства подержки удаленной совместной работы c Web доступом, в частности систему Lotus QuickPlase.