Научная организация управленческого труда

Современный процесс управления практически в любой сфере деятельности основан на внедрении достижений науки и практики в трудовой процесс. Научная организация управленческого труда (НОУТ) основана на передовом опыте управления и неразрывно связана с совершенствованием всего процесса управления, а не только рациональной организацией труда собственно руководителя. НОУТ является определенной разновидностью деятельности аппаратов управления, где научные рекомендации направлены на оптимизацию системы и структуры управления, функций управления и управленческих отношений, организацию труда руководителей и методов управления, информационного обеспечения управления и другие компоненты.

Для руководителей в специальной литературе по данному вопросу нередко предлагаются целые системы рекомендаций. Как правило, они основываются на богатом практическом опыте и затрагивают различные стороны осуществления руководства. Например, в целях приобретения навыка рационального использования своего рабочего времени руководителю рекомендуется регулярно ставить себе четыре вопроса:

1. Что я делаю из того, что вообще не должен делать?

2. Что я не делаю из того, что должен делать?

3. Что я делаю не так, вследствие чего возникает дополнительная работа у подчиненных?

4. Что я делаю из того, что должны делать подчиненные?

Многие из подобных рекомендаций содержат рациональное начало, но область их применения ограничена, так как они несут в себе всего лишь вспомогательную функцию, а не основное практическое руководство к действию. В настоящее время среди практических рекомендаций нет ни одной, которая позволяла бы руководителю перейти на качественно другой уровень организации процесса управления, ибо одних лишь практических рекомендаций для НОУТ недостаточно.

В системе органов внутренних дел НОТ и НОУТ взаимосвязаны, поскольку являются продуктом научной деятельности, основываются на одних и тех же принципах и в равной мере подчинены задачам правоохранительной деятельности. Научные формы управленческой деятельности являются не столько практическими рекомендациями, сколько обязательными для применения правилами. В противном случае может быть нарушен принцип верховенства закона над технологичностью, а технология управления может стать самоцелью. В этой связи научно-исследовательская деятельность в органах внутренних дел осуществляется на основе требований законов и имеет своей целью выработку способов решения проблем, возникающих в процессе управления.

Особенностью многих управленческих инноваций является совершенствование нормативных правовых актов в сфере управления в целях создания и совершенствования собственно процесса управления. Это объективно предполагает необходимость тщательной теоретической разработки управленческой инновации и оценки возможного нового качественного состояния процесса управления.

Научная организация управленческого труда в органах внутренних дел отражает качественное состояние процессов управления, которые обеспечивают эффективное решение правоохранительных задач, и включает в себя оптимизацию деятельности аппаратов управления, в том числе управленческих отношений.

Формирование НОУТ связано с влиянием ряда факторов, которые отражаются также на характере и направленности инноваций. Обычно выделяют четыре фактора инноваций в управлении.

Способность управленческой инновации сохранять и поддерживать устойчивое функционирование системы управления. Этот фактор основывается на необходимости учета роли всех элементов системы управления, а также ее взаимодействия с системами более высокого уровня. В этом взаимодействии управленческое новшество не должно вносить разногласий и нарушений в установленный порядок межсистемных отношений субординации и координации. Нововведение, как правило, имеет своей целью улучшить качественное состояние системы управления.

Подконтрольность управленческой инновации. Данный фактор связан с необходимостью проверки и оценки нововведения. НОУТ является формой управленческой деятельности, а изменение ее качества требует контроля. Фактор подконтрольности обусловлен принципом ответственности субъекта управления за внедрение инновации.

Ресурс управленческой инновации. Он предполагает оценку функциональности нововведения. Любое новшество требует различных затрат, в том числе затрат на его внедрение в практику. Кроме того, имеет значение период времени, в течение которого новшество сохраняет свое функциональное предназначение. Например, федеральный бюджет учитывает расходы на научно-исследовательскую деятельность и совершенствование систем управления, но финансирование конкретной научной разработки должно быть обоснованным, то есть должно обладать функционально-качественным ресурсом внедрения и использования.

Последствия внедрения управленческой инновации. Этот фактор должен оцениваться на стадии изучения прикладного значения инновации. Для управленческого нововведения приходится подвергать анализу многие аспекты внедрения, в том числе:

· изменение информационных и документационных потоков,

· дополнительное нормативно-методическое обеспечение,

· квалификационные требования к работникам управления,

· возможное изменение штатов, управленческих структур,

· изменение или дополнение функций управленческих звеньев и отдельных должностей,

· перераспределение зон ответственности руководителей и другие вопросы.

В некоторых случаях последствия внедрения управленческой инновации могут оказаться чрезмерно сложными для предстоящих преобразований. В этой связи, инноватика предлагает специальные программы внедрения новации, в которых сложная многоаспектная проблема разбивается на отдельные этапы. Решение задач каждого этапа процесса внедрения начинается только после завершения предшествующего этапа.

Предпосылкой устойчивого функционирования системы управления, когда все ее элементы и системные связи образуют согласованный механизм, служит высокая инерция процесса управления, отдельных эго этапов, процедур и технологий управления. Высокая инерционность обычно препятствует процессу внедрения каких-либо управленческих новшеств, в этом проявляется консерватизм систем управления, которые и на практике тяготеют к старым и хорошо отработанным управленческим технологиям. Нередко эти технологии связывают с понятием бюрократия (фр. bureaucratie – господство канцелярии).

В настоящее время теория управления развивается на стыке ряда научных дисциплин и предлагает варианты научного решения многих управленческих проблем. НОУТ – это относительно новое направление научных разработок. В практике управления внедрение НОУТ все еще встречает недоверие и опасение со стороны руководителей, которые несут персональную ответственность за организацию основных направлений деятельности. Научные разработки в области управления нередко предлагают нестандартные формы организации управления, а их внедрение всегда сопровождается определенным риском. Учет фактора риска – это необходимый компонент инновационного процесса, так как риск неудачного внедрения новшества в правоохранительной деятельности недопустим. Принцип персональной ответственности должностных лиц за внедрение научных форм деятельности гарантирует эффективность внедрения научной разработки в правоохранительную деятельность и определяет чрезвычайно высокие требования к обоснованности и надежности новых предложений. Последнее обстоятельство отчасти ограничивает управленческие новации в правоохранительной деятельности. Одновременно с этим оно обеспечивает ее относительную стабильность.

НОУТ строится на принципах научной организации труда и имеет общесистемный характер. Применение НОУТ в горрайлинорганах должно быть всесторонне обосновано и обладать единой (универсальной) для всех органов внутренних дел формой, которая в большинстве случаев вводится решением высших органов власти и управления.

Направлениями внедрения научной организации управленческого труда в органах внутренних дел являются:

Структурные преобразования. В деятельности органов внутренних дел они ограничены законодательством. В целом структура органа внутренних дел, как и основные задачи, устанавливается вышестоящими субъектами управления. Тем не менее, допускаются отдельные изменения исходя из особенностей задач деятельности. Однако они могут проводиться в рамках установленной структуры, утвержденной штатной численности и выделенного объема (источников) финансирования.

Технологические преобразования. Это собственно приемы управленческой деятельности и техническое оснащение процесса управления. В настоящее время этому направлению уделяется внимание, как существенному резерву совершенствования управления. Технологические нововведения в процесс управления регламентированы законодательством по вопросам защиты прав, свобод, жизни и здоровья человека.

Социальные преобразования. Это направление является приоритетным для Министерства внутренних дел в целом, так как процесс управления подчинен решению социально значимых задач. В свою очередь функционирование любого структурного звена в системе МВД России существенным образом влияет на решение таких задач.

В системе Министерства внутренних дел России научные требования лежат в основе формирования организационной структуры органов внутренних дел, где, согласно НОУТ, каждый элемент системы специализируется на выполнении однородных функций. Наряду со строгой специализацией обеспечивается согласованность их деятельности для решения общих задач, носящих межотраслевой характер. Таким образом, система организации управленческого труда основывается на определении и формировании функций всех звеньев системы, разделении труда между ними и создании условий для их согласованных действий. Кроме того, формирование организационной структуры предполагает выяснение потребностей системы в штатной численности сотрудников, установление состава штатов органов внутренних дел и определение должностных обязанностей и связей, закрепляющих служебные отношения в системе управления. При этом определяются полномочия руководителей органа и его отдельных звеньев с обязательным учетом нормы управляемости, то есть численности подчиненных, которыми начальник может руководить с достаточной степенью эффективности.

Научный подход при формировании организационных структур приводит к созданию функционального отличия уровней управления от системы информационно-управленческих связей. Исходя из стратегических и тактических задач оперативно-служебной деятельности в иерархии аппаратов управления министерства (стратегический, оперативный и тактический уровни управления) в организационной структуре могут осуществляться изменения уровней централизации (децентрализации) отдельных функций управления, корректировка системы взаимоотношений и информационных связей, перераспределение полномочий, создание дополнительных структур управления и другие решения.

Технологические нововведения в процесс управления на сегодняшний день являются перспективным направлением совершенствования управления на научной основе. В повседневной организационно-распорядительной деятельности руководитель использует стандартные формы управления: анализ текущей информации и принятие на ее основе тех или иных решений, доведение их до исполнителей и т.д. Известно, что принятие решения и организация исполнения – это интеллектуальный творческий акт. К сожалению, в технологии этой деятельности долго преобладали отдельные рекомендации, направленные в основном на совершенствование стиля управления. Среди них особый интерес представляют рекомендации относительно рационального использования рабочего времени, проведения совещаний, поддержания авторитета в коллективе, установления деловых партнерских отношений и другие. Выработка же делового стиля управления остается результатом индивидуальной практики руководства и управления. С помощью научных методов констатировался лишь факт наличия того или иного стиля.

Технологические преобразования процесса управления связаны, прежде всего, с широким распространением компьютерных технологий. В настоящее время с помощью этих технологий в системах управления осуществляется формирование информационных потоков и управление ими, производится оперативное преобразование управленческой информации в удобную для пользователя форму, широко применяется передача на значительные расстояния в реальном времени больших массивов данных. С помощью компьютерных технологий появилась возможность автоматизации процесса управления, позволяющего осуществить переход к безбумажным технологиям процесса управления, что в целом можно назвать существенным технологическим прорывом, повышающим эффективность управления.

Автоматизация управления – это применение в процессе управления технических и технологических средств и решений, которые позволяют учитывать, получать, передавать, преобразовывать, использовать и хранить управленческую информацию автоматически (в автоматическом режиме) либо с участием человека.

С позиции системного подхода важно четко и точно (научно обоснованно) определить разумные границы и необходимую степень автоматизации органов внутренних дел, а также выработать научный подход к ее приоритетам. Наиболее эффективно автоматизация осуществляется посредством автоматизированной системы управления (АСУ)

Автоматизированная система управления – это человеко-машинная система, включающая в себя, помимо специалистов, совокупность программных и аппаратных средств, системы передачи информации, ее обработки и использования, при помощи которых осуществляется процесс управления с контролем отдельных его этапов и конечных результатов. Первые АСУ стали разрабатываться в 60-х гг. прошлого века, и в настоящее время находят самое широкое применение в различных сферах управленческой деятельности.

Автоматизация управления органами внутренних дел – это разновидность АСУ специального назначения. В органах внутренних дел, так же как и в других подобных системах, главным звеном АСУ является человек. Каждая задача, выполняемая с помощью средств автоматизации, должна контролироваться поэтапно уполномоченным на то лицом.

Задачами АСУ в органах внутренних дел являются:

· анализ и прогностическая оценка оперативной обстановки;

· проведение расчетов по оптимальному использованию сил и средств при выполнении оперативно-служебных задач;

· координация действий субъектов управления при проведении специальных операций;

· обслуживание и пользование централизованными информационно-справочными банками данных;

· регулирование потоков управленческой информации в специальных каналах связи и обеспечение режима доступа к информации;

· обеспечение скрытности управления;

· организация архивного хранения и некоторые иные задачи.

Комплексная обработка информации (КОИ) в системе органов внутренних дел – это рациональная, скоординированная и непрерывная обработка потока оперативно-служебной информации, необходимой для принятия управленческих решений. КОИ дает логическую основу для сбора, систематизации и обработки управленческой информации. Ее применение требует четкой структурированности и формализации всей системы органов внутренних дел: каждому уровню управления и каждому его звену должна соответствовать определенная совокупность данных, необходимых и достаточных для управления.

Система научно обоснованной обработки управленческой информации позволяет внедрять в органы внутренних дел и такую форму НОУТ, как автоматизированные рабочие места.

Автоматизированное рабочее место – это комплекс технического оборудования, которым оснащается индивидуальное рабочее место сотрудника органа внутренних дел и которое позволяет ему осуществлять в полном объеме свои функциональные обязанности.

Приведенная система организации труда в целом позволяет повысить эффективность и содержательность оперативно-служебной деятельности, а также способствует успешному решению ряда социальных задач.

 

РАЗДЕЛ VII
УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНАМИ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
В ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЯХ