Основные этапы организации пресс-конференции

1. Определение целей и задач пресс-конференции.

2.Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы

3.Выяснение имен и должностей спикеров, а также необхо­димое для их доклада оборудование (видео, проектор, пе­ревод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.).

4. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-кон­ференции. Факторы, которые важны:

· место проведения мероприятия;

· продолжительность пресс-конференции;

· спикеры, время и темы их выступлений;

· наличие информационных материалов и сувенирной продукции;

· привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);

· привлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства;

· оформление зала;

· обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;

· ведущий пресс-конференции.

5. Составление списков СМИ и их утверждение

6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.

7. Пишется текст приглашения, который должен содержать:

· информацию о контактных лицах, у которых можно полу­чить дополнительную информацию о мероприятии и за­регистрироваться;

· логотип компании;

· дату, время и место проведения пресс-конференции;

· темы выступлений и имена спикеров предстоящего меро­приятия;

· краткое описание освещаемой темы;

· краткую информацию о компании (бэкграундер;

· для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.

8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их инте­рес к теме пресс-конференции (первый звонок необходи­мо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствую­щими представителями компании. Если журналист не про­являет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависи­мости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий:

а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу зна­чимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;

б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:

· наводящего вопроса первому журналисту;

· беседы с главным редактором или редактором отдела;

· установления отношений с другим журналистом из данного СМИ.

9. После первого звонка и выяснения предварительной заин­тересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого полу­чается подтверждение получения приглашения и его заин­тересованности в посещении пресс-конференции.

10. В процессе устного приглашения журналистов необходи­мо фиксировать их комментарии в письменной форме для дальнейшего анализа, оценки ситуации, составления списка возможных вопросов и последующего консультирова­ния спикеров.

11. Еще один звонок журналистам делается накануне пресс-конференции, является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не изменились ли ваши планы посетить пресс-конференцию?»

12. Пишется пресс-релиз, который должен:

· включать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию;

· содержать логотип компании;

· соответствовать корпоративному стилю оформления по­добных документов компании.

Более подробно о составлении пресс-релиза см. одноименную главу.

13. Обязательно создается информационная папка для журна­листов. Классическая пресс-папка состоит из следующих документов (указаны в том порядке, в котором их должны видеть журналисты):

· программа пресс-конференции, включая список спикеров;

· пресс-релиз;

· биографии с фотографиями спикеров компании;

· копии презентаций спикеров (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM);

· фото и/или слайды (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM);

· информация о рынке, на котором работает компания;

· актуальные цветные материалы (о продуктах, услугах компании);

· истории успеха;

· цифры и факты (факт-лист);

· брошюра (или история компании);

· корпоративный бюллетень или издание;

· визитки контактного лица (PR-менеджера компании или другого менеджера, в обязанности которого входит обще­ние со СМИ). В набор для прессы рекомендуется включать небольшие сувениры с символикой компании;

· папка с логотипом компании (или пакет), в которую упа­ковывается весь указанный набор материалов.

Примечание. Ваша пресс-папка может отличаться от приведен­ного списка, но в ней обязательно должны присутствовать ма­териалы, выделенные жирным шрифтом.

14. Подготавливается презентация для спикеров (при необхо­димости).

15. Заблаговременно, до пресс-конференции, составляется спи­сок наиболее трудных вопросов. Вопросы формируются двумя способами:

а) с использованием профессиональной интуиции;

б) в ходе общения с журналистами во время их приглашения и неформального выяснения у них отношения к теме, под­нимаемой компанией.

16. До пресс-конференции PR-менеджер проводит со спикера­ми консультационную работу, которая включает:

· информирование о возможных реакциях и откликах прес­сы на предлагаемую тему мероприятия;

· определение сильных и слабых сторон проводимого мероп­риятия, внесение предложений по устранению слабых мо­ментов и, совместно с руководством, доработка темы и сце­нария пресс-конференции;

· информирование об отношении СМИ и настрое журналистов;

· напоминание всем спикерам о нормах и правилах взаимо­отношения со СМИ;

· обсуждение списка сложных вопросов и совместная выра­ботка ответов.

17. На мероприятие PR-менеджеры должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда должна соответствовать стилистике мероприятия. Обязательно должен быть именной нагрудный бедж. Помимо этого менеджеры должны иметь с собой:

· сформированные пресс-папки для журналистов;

· именные беджи для журналистов с названием изданий;

· беджи для спикеров;

· списки для регистрации и собственные визитки в достаточ­ном количестве;

· таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в кото­ром проводится мероприятие;

· настольные таблички с именами спикеров;

· табличку «Регистрация» на стол регистрации;

· элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.

18. Необходимо проверить степень готовности залов для пресс-конференции и фуршета, наличие стола для регистрации, а также украсить («отбрэндить») помещение до начала ре­гистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. На сто­ле президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприя­тия. Заранее, до мероприятия (еще лучше, до появления журналистов), необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.

19. На регистрации должно присутствовать не менее двух ме­неджеров. В больших отелях (помещениях) один из пред­ставителей компании должен встречать журналистов у вхо­да. В случае доставки журналистов собственным транспор­том представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.

20. Во время регистрации следует зафиксировать в списках по­сещаемость журналистов, собрать их визитки или (при от­сутствии таковых) координаты, предоставить им пресс-пап­ки и дополнительную информацию.

21. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции желательно предложить чай, кофе или легкие прохлади­тельные напитки.

22. PR-менеджер должен следить за регламентом проведения пресс-конференции. Время официальной части не должно превышать 40 минут, не менее 10-15 минут необходимо от­вести на вопросы журналистов.

23. По окончании официальной части во время фуршета PR-менеджеры должны активно общаться с журналистами для выявления информационных пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини-интервью со спике­рами компании. Также следует узнать об их впечатлениях, предложить журналистам выслать дополнительную инфор­мацию и фотографии. В это же время организуются экск­люзивные интервью по заранее запланированным темам.

24. По окончании пресс-конференции PR-менеджер не должен покидать место проведения мероприятия до ухода после­днего журналиста. Следует поблагодарить журналистов за участие в пресс-конференции.

25. В тот же день после проведения пресс-конференции необхо­димо распространить пресс-релиз среди изданий, предста­вители которых не смогли присутствовать на мероприятии.

26. В течение 2-3 дней готовятся фотографии по мероприятию, которые могут предоставляться журналистам по их запросу.

27. В течение 3-5 дней необходимо провести телефонные бесе­ды с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления допол­нительной информации для развития темы. (Рекоменда­ции в отношении очередности телефонных звонков смот­ри в методике по рассылке пресс-релиза.) По результатам этой работы составляется план выхода публикаций. Публикации собираются по мере их выхода, подшивают­ся, а копии рассылаются по компании.