Управление производственной деятельностью стоа

6.1. Документооборот и порядок выполнения
управленческих работ

Документы, используемые для организации и учета работ СТОА, делят на первичные и сводные.

Первичные документы составляют при совершенствовании хозяйственных операций, например при передаче автомобиля заказчиком на СТОА, при получении запасных частей и т.п.

Сводные документы, в основном отчетные, являются сводкой нескольких первичных документов, обобщающей и группирующей их показатели для сокращения количества записей и систематизации учета, например, сводный счет расхода запасных частей.

Рассмотрим формы документов, рекомендуемых для управления производством, и порядок их заполнения (формы и состав документов, а также порядок их заполнения могут видоизменяться в зависимости от требований машинной обработки и других конкретных условий.).

Основанием для открытия заказа служит заявка на проведение ТО и ремонта, которая находится у мастера-приемщика (инженера-технолога по работе с клиентами) и мастера подготовки производства. Она заполняется приемщиком и заказчиком в трех экземплярах, один из которых прилагается к производственному заказу-наряду для дальнейшей передачи в бухгалтерию. В заявке оформляется заказ на ТО и ремонт, в ней же указывается причина отказа (если такой был).

При оказании услуг по техническому обслуживанию и ремонту юридическому лицу предварительно подписывается договор на оказание этих услуг (прил. 5).

Журнал предварительной записи на ТО и ремонт автомобилей находится у мастера-приемщика и ведется им в одном экземпляре. В начале текущей смены диспетчер заполняет 2-й экземпляр, который используется в качестве диспетчерской карты. Диспетчер в журнале отмечает линией срок выполнения работ: начало и конец линии соответствуют началу и окончанию производства работ.

Журнал предварительной записи для выполнения кузовных и окрасочных работ находится у мастера подготовки производства и ведется в одном экземпляре.

Журнал записи на установку запасных частей находится у мастера-приемщика и ведется отдельно по каждой дефицитной запасной части. Перечень запасных частей, распределяемых по предварительной записи, определяется вышестоящей организацией. Стандартная почтовая открытка для приглашения на СТОА согласно очереди заполняется на лицевой стороне заказчиком и находится у мастера-приемщика и мастера подготовки производства [28].

Заказ-наряд (прил. 1) является бланком строгой отчетности, находится в подотчете у оператора (мастера-приемщика), печатается (заполняется) через копирку в четырех экземплярах (табл. 6.1).

Продолжение заказа-наряда (оборотная сторона) (прил. 2) применяется, если в заказе-наряде недостаточно места для перечисления работ и материальных ценностей, а также в случае необходимости выполнения дополнительных работ (табл. 6.2).

Заказ-квитанция (прил. 3) оформляется на основании заказа-наряда, находится в подотчете у мастера-приемщика, заполняется в трех экземплярах, 1-й из которых остается в кассе и прикладывается к кассовому отчету, 2-й передается в производство, а 3-й заказчику.

Журнал учета заказов применяется для учета транспортных средств, принятых в ТО и ремонт. В журнале по возрастанию номеров регистрируются заказы-наряды и продолжения к ним. Заказы-квитанции регистрируются в отдельном журнале и находятся у оператора (мастера-приемщика). Журнал учета заказов ведется в одном экземпляре. Он должен быть пронумерован, заверен печатью и подписью директора СТОА.

Таблица 6.1

Порядок заполнения заказа-наряда

Операция	Кто заполняет	Сторона формы	Заполняемые реквизиты
Оформление заказа-наряда при приемке автомобиля	Оператор (мастер-приемщик, мастер подготовки производства)	Л	Фамилия, имя, отчество, адрес и телефоны (заказчика); данные владельца (если заказчик пользуется автомобилем по доверенности или для организаций); реквизиты автомобиля: марка, модель, государственный номер, месяц и год выпуска, номера кузова, двигателя; дата оформления, плановая дата исполнения; село, город; код оплаты (за чей счет); соответствующие графы с наименованием (кодом) работ. Если заказчик предоставляет запасные части или материалы, то соответствующие графы, номера продолжений и подпись в графе «Заказ оформил»
Заказчик	Л, О*	Подпись в графе «С объемом и первоначальной стоимостью заказа согласен, с правилами пользования услугами предприятия ознакомлен»

Окончание табл. 6.1

	Кассир	Л, О*	Первоначальная стоимость заказа (с учетом продолжений); сумма, полученная при оформлении заказа по квитанции; подпись кассира; штамп кассы (оттиск кассового аппарата)
Мастер-приемщик (мастер под готовки производства)	Л, О	Подпись в графе «Принял от заказчика» с указанием, что именно
Мастер производства	Л, О	Фамилия, имя, отчество исполнителя в соответствующей графе; плановое время начала и окончания работ в графе «Дата»
Приемка автомобиля в производство, выдача задания	Исполнитель (бригадир)	Л, О	Подпись в графе «Принял в производство»
Получение запасных частей и материалов	Мастер производства (бригадир, комплектовщик)	Л, О*	Подпись в графе «Получил» (1-й экз.)
	Заведующий складом (кладовщик	Л, О*	Подпись в графе «Отпустил» (2-й экз.) с указанием, что именно
Выполнение работ, расчет заработной платы	Исполнитель (бригадир)	Л, О*	Подпись в соответствующей графе
Мастер производства	Л, О*	Подпись, подтверждающая выполнение работ
Инженер по труду (нормировщик)	Л, О*	Соответствующие графы и подпись в графе «Расчет произвел»
Выдача автомобиля, окончательный расчет и оформление	Кассир	Л, О*	Окончательная стоимость заказа с учетом продолжений (прописью); сумма, полученная в окончательный расчет по квитанции; дата, подпись; штамп кассы (оттиск кассового аппарата)
Мастер ОТК (мастер-приемщик, мастер подготовки производства)	Л, О*	Штамп ОТК, подпись

Примечания. 1. В таблице буквой Л обозначена лицевая сторона формы, а буквой О – оборотная. 2. Звездочкой обозначены случаи заполнения оборотной стороны формы, если данные о работе и запасных частях не помещаются на лицевой стороне.

 

Приемосдаточный акт (форма 6.1) или талон приемки (прил. 4) находится у мастера-приемщика и мастера подготовки производства. Заполняется в двух экземплярах: 1-й прикладывается к заказу-наряду, 2-й находится у заказчика. На основании заказов-нарядов и приемосдаточных актов составляются суточные и месячные графики загрузки участков СТОА, план-график восстановительного ремонта автомобилей (форма 6.2) и делаются соответствующие записи в журнале движения заказов-нарядов.

Сменное задание оформляется на бригаду, звено или исполнителя кузовных работ. Наименование операций и их стоимость выписываются из заказов-нарядов. В конце месяца сменное задание, утвержденное начальником цеха и старшим мастером, передается в отдел труда и заработной платы для начисления заработной платы.

Таблица 6.2

Порядок заполнения продолжения заказа-наряда

Операция	Кто заполняет	Сторона формы	Заполняемые реквизиты
Оформление при приемке автомобиля	Оператор (мастер-приемщик, мастер подготовки производства)	Л	Номер заказа-наряда; фамилия, имя, отчество заказчика; марка, модель автомобиля; даты оформления, исполнения; соответствующие графы с наименованием (кодом) работ
О	Отметка о принятых от заказчика запасных частях и материалах; подпись в графе «Принял от заказчика»
О	Отметка о запасных частях и материалах, оплаченных заказчиком
Заказчик	О	Подпись в графе «С объемом дополнительных работ и их стоимостью согласен»
Приемка автомобиля, выдача задания	Мастер производства	Л	Фамилия, имя, отчество исполнителя
Бригадир (исполнитель)	О	Подпись в графе «Принял в производство»
Получение запасных частей и материалов	Мастер производства (бригадир, комплектовщик)	О	Подпись в графе «Получил» (1-й экз.)
Заведующий складом (кладовщик)	О	Подпись в графе «Отпустил» (1-й экз.)
Выполнение работ, расчет заработной платы	Исполнитель (бригадир)	Л	Подпись в соответствующей графе
Мастер производства	Л	Подпись в соответствующей графе
Инженер по труду (нормировщик)	Л	Подпись в графе «Расчет произвел»
Выдача автомобиля, окончательный расчет и оформление	Мастер ОТК (мастер-приемщик)	Л	Штамп ОТК, подпись

Примечание. В таблице буквой Л обозначена лицевая сторона формы, а бук вой О — оборотная.

Форма 6.1

Приемосдаточный акт

«________» __________________ 20__ г.

СТОА ___________________

Заказчик _________________ Транспортное средство __________________

 

Опознавательный номер	№ заказа-наряда	Марка	Модель	Государст-венный №	№ двигателя	№ кузова	Месяц и год выпуска	Пробег, км
РЕЗУЛЬТАТЫ ОСМОТРА. КОМПЛЕКТНОСТЬ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА Наружный осмотр
Условные обозначения: Р – ремонт; О – вмятина; X – повреждение; У –перекос.
Карта комплектности («+» – наличие)
1. Рычаги стеклоочистителя	19. Подголовники
2. Щетки стеклоочистителя	20. Чехол рулевого колеса
3. Противотуманные фары	21. Чехлы сидений
4. Антенна	22. Пробка бензобака
5. Зеркало наружное	23. Домкрат
6. Зеркало внутреннее	24. Сумка инструментальная
7. Жиклеры смотрового стекла	25. Колпаки колес
8. Указатели поворота	26. Ручка декоративная коробки передач
9. Ободки фар	27. Обогреватель стекла
10. Бамперы	28. Декоративные накладки колес
11. Молдинги (комплект)	29.Ключ зажигания №
12. Заводской знак	30.Колесо запасное
13. Радиоприемник	31.Ручки открывания дверей
14. Магнитофон	32.Ручки стеклоподъемника
15. Часы	33.Накладки педалей
16. Пепельница	34.Пробки радиатора и маслозаправочной горловины
17. Прикуриватель	35.Бензин (наличие), л
18. Дополнительные коврики	36.Шины №

Оборотная сторона формы 6.1

При сдаче транспортного средства на станцию технического обслуживания отсутствуют (деформированы) по сравнению с заводской комплектностью следующие детали, узлы и агрегаты (кроме перечисленных в первом разделе):

 

Наименование	Заводская комплектность (количество)	Состояние	Кто предоставляет	Примечание
Отсутствуют	Требуется ремонт	СТОА	Заказчик
Запасные части и агрегаты _______________________________________ снятые с транспортного средства при замене на новые или капитально отремонтированные, получил (от получения отказался) ___________________ (подпись заказчика)
Транспортное средство
На техническое обслуживание, в ремонт	укомплектованное согласно настоящему приемосдаточному акту из ремонта, технического обслуживания принял _____________________ (подпись заказчика) «___» __________ 20__г.
сдал, с настоящим приемосдаточным актом согласен   _____________________ (подпись заказчика) «___» __________ 20__г.	Принял _______________ Должность ___________     _____________________ (подпись) «___» __________ 20__г.

 

В журнале резервирования запасных частей и материалов размещают сведения о запасных частях, наиболее часто используемых при ТО и ремонте (за исключением кузовных работ). Мастер-приемщик на основании журнала предварительной записи отмечает ежедневную потребность в запасных частях и материалах на 10–15 дней вперед, передает 1-й экземпляр сведений заведующему складом, а 2-й оставляет у себя. Журнал не служит основанием для выдачи запасных частей.

 

 

Форма 6.2
План-график восстановительного ремонта автомобилей
СТОА______________	Дата «______» _____________ 20____ г.	Утверждаю Директор СТОА _______________ ______________________________ (подпись)

 

№ п/п

№ заказа-наряда

Марка, модель, государствен-ный № автомобиля

Дата поступления в производство

Объем услуг, руб.

Разборочные работы

Рихтовочные работы

Окрасочные работы

Сборочные работы

Выдача автомо-биля

Дата

Объем, руб.

Дата

Дата

Объем, руб.

Дата

поступ-ления

оконча-ния

поступ-ления

оконча-ния

Объем, руб.

поступ-ления

оконча-ния

поступ-ления

оконча-ния

План

Факт

План

Факт

План

Факт

План

Факт

План

Факт

План

Факт

План

Факт

План

Факт

План

Факт

 

Руководитель подразделения по работе склиентурой ____________________________________ (подпись)

Ст. мастер участка кузовных и окрасочных работ ________________________________________ (подпись)

 

Производственные подразделения^1

Выполненный объем услуг, руб.

Количество заказов

Незавер-шенное произ-водство, руб.

Причины невыполнения плана

Требуемая загрузка

за смену

с начала месяца

Осталось к началу смены

В течение смены

Осталось к концу смены

Коли-чество

Объем услуг

Диспетчер _______________________ (подпись)

Оборотная сторона формы

Производственное подразделение

Номер заказа наряда

Государственный номер, марка, модель автомобиля

Объем услуг., руб.

Плановый срок выдачи автомобиля

Причины отказов по подразделениям

Производственные участки

Работа с клиентами

МТС

ОГМ

Невыполнение производственного задания

Некачественное выполнение работ, возврат

Несвоевременная подача (передача) автомобиля на пост

Нарушение трудовой дисциплины

Необходимое выполнения дополнительных работ

Неправильное оформление документов

Несвоевременная подача автомобиля на участок

Задержка в вызове клиента

Неправильное установление срока исполнения заказа

Отсутствие запасных час и материалов

Несвоевременная комплектация заказа

Неисправность обору-дования инструмента

Отсутствие инстру-мента, оборудования

Форма 6.3

Оперативный диспетчерский отчет за «_____» ________________ 20____ г.

Утверждаю

СТОА ____________________ «_____» ____________ 20____ г.

¹ Заполняется в соответствии с перечнем работ и услуг, выполняемых на СТОА.

 

Рис. 6.1. Примерная схема документооборота:
I–VIII – последовательность операций

 

Книгу учета запасных частей и материалов предварительной комплектации ведет комплектовщик склада предварительной комплектации. По мере получения запасных частей с центрального склада и наполнения комплектовочной ячейки заказа-наряда в книгу записываются их наименование, количество и стоимость. Один заказ-наряд можно занести в книгу несколько раз по мере получения запасных частей.

Оперативная заявка материально-технического снабжения заполняется мастером подготовки производства при получении на склад комплектации запасных частей по заказам-нарядам, открытым для предварительной комплектации. Оперативная заявка утверждается директором СТОА и служит заданием службе материально-технического снабжения.

Отчет-заявка заполняется мастером участка и в конце дня передается диспетчеру.

Оперативный отчет СТОА (форма 6.3) заполняется диспетчером СТОА на основании отчетов-заявок мастеров участков и производственных подразделений. При необходимости составляется акт незавершенного производства, который находится у мастера производства. Он заполняется комиссией в двух экземплярах, 1-й из которых передается в бухгалтерию, 2-й – мастеру производства, а 3-й – в планово-экономический отдел; служит основанием для определения выполненных объемов работ по заказам-нарядам.

Примерная схема документооборота на СТОА (рис. 6.1) предусматривает основные этапы и маршруты прохождения документации.