Факторы изменения корпоративной культуры

Способствующие факторы

Тормозящие факторы

Увеличение контактов с окружением и открытость к новым идеям Анализ потребностей клиентов Наблюдение за действиями и достижениями конкурентов Использование внешних консультантов Обучение сотрудников и руководство вне пределов предприятия Изменяющийся, конкурентный, ненадёжный рынок Давление со стороны внешних учредителей организации Набор и отбор кадров на объективной основе

Сосредоточение на внутренних правилах и процедурах в организации Неясные критерии успеха всего предприятия и отдельных работников Доминирующая позиция предприятия на рынке Малое разнообразие работ, сильный конформизм и сплочённость рабочих групп Малая профессиональная подвижность кадров управления, большой стаж работы на одном предприятии Набор и отбор кадров, основанные на интуиции, субъективные критерии оценки

 

Анализ свидетельствует, что многие тормозящие факторы характерны для традиционного, ориентированного на производство, стабильного, замкнутого предприятия. Среди способствующих факторов находятся элементы рыночных требований, эластичных, открытых к изменениям, действующих в условиях ненадёжности организаций.

Одним из приемов является разработка и внедрение корпоративных правил. Существует два подхода при создании документа, регламентирующего поведение сотрудника в компании:

1. Декларация основных принципов взаимоотношений компании и сотрудника, а также перечень того, что в компании запрещено. Остальное по принципу – «что не запрещено, то разрешено». Как правило, это – 3-5 страничный документ.

2. Подробное описание всех возможных ситуаций, с которыми может столкнуться сотрудник. Большой структурированный документ, 30-60 страниц. Как правило, такой документ называется корпоративным кодексом и включает в себя следующую информацию:

Общий обзор компании.

a. История. Специализация. Миссия. Философия.

b. Оргструктура в целом, ключевые подразделения, за какие процессы (функции) отвечают.

c. Что Вы можете ожидать от нашей компании.

d. Что компания ожидает от Вас.

e. Политика открытых дверей и открытой коммуникации в компании.

Внесение предложений.

f. Отношения с Клиентами.

g. Взаимоотношения внутри Компании.

Основные принципы работы.

h. График работы. Посещаемость. Отсутствие на работе или опоздания. Перерывы на обед и использование технических перерывов. Сверхурочные работы.

i. Праздничные дни. Корпоративные праздники

j. Отпуска. Очередной отпуск. Учебный отпуск. Отпуск по беременности и родам. Другие отпуска.

k. Временная нетрудоспособность.

l. Действия работников в связи с непогодными условиями и чрезвычайным положением.

m. Внешний вид и поведение.

n. Курение. Спиртные напитки.

o. Помещения. Правила использования сотрудниками и посетителями.

p. Документы и информация. Дисциплинарные меры.

q. Материальная ответственность работников.

r. Политика в области фактов притеснений на рабочем месте.

s. Политика в области трудовых споров.

t. Личное дело работника.

u. Общие собрания и собрания внутри подразделения.

v. Оборудование и транспорт компании.

w. Использование компьютеров, электронной почты.

x. Служебные расходы.

y. Использование оборудования и собственности компании в личных целях.

Безопасность

z. Общие принципы.

aa. Информирование по вопросам техники безопасности

bb. Правила безопасности труда.

cc. Правила противопожарной безопасности.

Корпоративные правила и сотрудник.

dd. Ответственность за нарушение правил, установленных данным документом.

ee. Внесение предложений по изменению Правил.

Кроме этих можно, но вовсе необязательно включить другие разделы:

· Отбор и найм персонала. Занятость в компании. Равные возможности найма. Классификация персонала. Порядок приема на работу. Найм на работу родственников и супругов. Повторный найм на работу. Испытательный срок.

· СисЛекция оплаты труда. Гарантии и компенсации. Политика в области окладов и часовых тарифных ставок. Подходы компании в области оплаты труда. Основные принципы определения окладов и систем компенсации работников. Процедура расчета заработной платы. Выдача заработной платы. Оплата переработки. Оплата за работу в ночное время. Оплата работы в праздничные и выходные дни. Оплата случаев отсутствия на работе. Пересмотр уровней оплаты труда. Прочие системы стимулирования работы. Компенсации. Страхование. Программы помощи работникам. Отчисления к пенсии. Оплата командировочных расходов. Оплата расходов в случае перевода работников на работу в другую местность. Поощрения работников. Пенсии по старости.

· Обучение и развитие персонала. Аттестация. Обучение и повышение квалификации персонала. Оценка эффективности обучения и повышения квалификации. Продвижение по службе.

· Прекращение трудового договора. Увольнение по инициативе администрации. Увольнение по инициативе работника. Увольнение по другим основаниям. Собеседование при увольнении. Возвращение собственности компании. Запросы на предоставление информации после увольнения.

Некоторые разделы могут быть выполнены в виде отдельных документов в организации. Важно, чтобы они были рабочими, а также доступными сотрудникам.

При этом важно, чтобы создатели документа учитывали специфику деятельности компании, управления предприятием, национальные и профессиональные особенности.

Кроме создания самих правил и требовательности руководства, необходимо сформировать условия для их выполнения, а также механизм проверки работают правила, или же являются, на самом деле, обычной декларацией требований и пожеланий руководителей компании к персоналу.

Одним из каналов управления корпоративной культурой являются корпоративные СМИ.

Можно выделить следующие функции внутрикорпоративных СМИ.

· Информирование персонала о состоянии дел в компании и планах. Это важно в первую очередь для того, чтобы люди понимали, в какой среде они существуют, что происходит вне зоны их непосредственной деятельности, с чем они могут столкнуться. Работающие в компании люди хотят понимать, что это их компания. Для этого им нужно знать о событиях, в ней происходящих, и видеть, что их ставят в известность об этих событиях, то есть считаются с их информационными потребностями.

· Вдохновение успехом, мотивация. Собственные достижения не могут не радовать, но со временем они кажутся недостаточно значимыми. Если же люди знают об успехе компании в целом, у них укрепляется чувство гордости за место, где они работают. К тому же если сотрудники узнают о достижениях других подразделений, у них могут возникнуть свежие идеи по применению опыта коллег в своей работе и встречное движение — стремление поделиться собственными ноу-хау для объединения сил и достижения большего результата совместными усилиями.

· Предупреждение кризисных ситуаций. Если в компании грядут перемены, то, как правило, неизбежна волна недовольства. Люди не любят изменений, так как опасаются, что потеряют хотя бы ту стабильность, которую имеют. Часто, искренне стремясь улучшить работу компании, руководство компании наталкивается на непонимание работников. Но если вовремя все объяснить, то и ненужных слухов станет меньше, а значит, и искажение информации удастся снизить. Скорей всего, инициативы руководства поймут правильно и поддержат, если перспективы обрисовать в явной форме.

· Возможность общаться. Хорошее средство массовой информации работает не только в сторону оповещения. В идеале оно служит еще и площадкой для высказывания мнения любого желающего, — разумеется, если это мнение конструктивно и имеет отношение к жизни компании. Внутрикорпоративное издание не только снимает коммуникационные барьеры, но и стимулирует появление новых свежих мыслей.

· Проявление заботы о персонале. Любой руководитель знает, как нелегко удовлетворить все пожелания подчиненных. И не только потому, что ресурсов не хватает. Даже о многих вещах, которые уже делаются для сотрудников, они могут просто не знать вследствие все той же сложности коммуникаций. Да и не всегда люди ценят то, что у них есть, а вот печатное слово придает вес тем благам, которые создаются для персонала.

· Создание благоприятного социально-психологического климата. Конечно, многим начальникам очень хотелось бы, чтобы их сотрудники были счастливы работой и только работой. Но, это все-таки живые люди, и у них есть помимо работы другие интересы, увлечения, желание расслабиться и поболтать в неформальной обстановке. И если дать им эту возможность прямо здесь, на работе, вполне вероятно, что офис станет действительно их вторым домом — не потому, что они, замотанные работой, будут ночевать в кабинетах, а просто потому, что здесь их жизнь будет полноценной.

Важно правильно выбрать форму СМИ. Безусловно, многое при этом выборе зависит от целей и количества ресурсов, которые компания готова тратить на это издание.

Это может быть отпечатанное типографским способом красочное издание — его главное преимущество состоит в том, что высококачественную «свою» газету ни у кого не поднимется рука выбросить, не читая. Понимание того, сколько сил вложено в качественно сделанное издание, заставляет сотрудников внимательно и бережно относиться к каждому слову, напечатанному в нем. Основной недостаток такой формы — это дороговизна и трудоемкость производства, что не позволит выпускать его в свет достаточно часто. Однако это оптимальный вариант для компаний с сильно разветвленной структурой, в особенности регионально распределенной.

Другой вариант — размноженный офисными средствами газетный листок, который все сотрудники могут взять при входе в офис. Стоимость такого издания значительно ниже, но его «материальность» при этом сохраняется, а значит, сохраняется высокий уровень доверия вложенной в него информации. При этом есть возможность выпускать газету с большей частотой и более детальной, оперативной информацией.

Если структура и техническая база компании такова, что все сотрудники охвачены единой информационной системой, то можно сделать газету с минимальными затратами и максимальной оперативностью, то есть издавать ее в электронном виде. Это может быть новостная лента, рассылаемая по корпоративной почте, или раздел на внутреннем портале, или даже целый портал с множеством возможностей — все зависит от уровня развития информационной системы, от привычек сотрудников к тем или иным каналам получения информации и от амбициозности целей.

Выделяют ряд факторов, влияющих на эффективность корпоративных СМИ.

· Периодичность и регулярность. В огромном потоке информации, которая обрушивается на нас каждый день, нелегко ориентироваться. Человек не всегда готов искать информацию, даже когда она ему интересна, если эта информация не является жизненно необходимой. Поэтому необходимо сделать привычным тот факт, что каждый раз в определенный период времени пора читать газету.

· Персональность. Ничто никогда не будет интересовать людей больше, чем их собственная персона. И для того, чтобы средство массовой информации не осталось только рупором руководства, там должны быть те, для кого оно предназначено — сотрудники. Если корпоративное издание будет про них, то оно станет и их изданием тоже. При этом нельзя умалять значение изобразительного фона: фотографии людей, иллюстрации сделают издание живым и придадут ему лицо работающих в компании людей.

· Тональность. Одно из основополагающих качеств, позволяющих людям успешно функционировать в условиях современного бизнеса, — это чувство юмора. Особенно оно полезно при преодолении общих проблем. Но выдержку и отношение с юмором нельзя вызвать в людях, не подавая им примера. Если руководство компании будет готово улыбаться, шутить над собой и легко, с оптимизмом и радостным интересом относиться к своей работе на страницах корпоративного СМИ, кредит доверия к нему вырастет просто на глазах.

В организациях распространены и такие средства внутриорганизационных коммуникаций как доски объявлений. Доска объявлений придает формальным документам оттенок неформального общения. Она точно моделирует специфику корпоративного общения данного коллектива: сам набор объявлений, Лекциятика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых для информирования. Объявления также показывают насколько эффективна обратная связь в организации. Достоинством доски объявлений является оперативность воздействия на мнение и поведение малых групп, высокая степень персонализации обращения.

Еще один метод работы с персоналом – организация корпоративных мероприятий. Такие мероприятия представляют собой большой блок различных акций и внутрикорпоративных событий, нацеленных в первую очередь на внутреннюю общественность коммерческих структур: сотрудники фирмы, члены их семей, пенсионеры — бывшие работники фирмы с большим стажем. Нередко к корпоративным мероприятиям привлекаются и смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависит успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие фирмы: акционеры, инвесторы, поставщики, дистрибуторы, авторизованные дилеры, представители отраслевых ассоциаций и объединений. Эти акции являются важной частью общей корпоративной политики бизнес-структуры, поэтому регулярность их проведения тщательно соблюдается.

Главные цели корпоративных мероприятий с точки зрения связей с общественностью:

· создание духа единой и сплоченной команды профессионалов, объединенных корпоративной идеей или философией;

· укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;

· предотвращение утечки кадров и нейтрализация конфликтных ситуаций в коллективе;

· реализация функции «предохранительного клапана» — в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;

· развитие у сотрудников чувства корпоративной гордости за фирму;

· повышение качественных и количественных показателей работы персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

Рассмотрим основные виды корпоративных мероприятий.

День рождения компании— одно из самых популярных среди персонала коммерческих структур PR-мероприятий. Его формальная цель — торжественно отпраздновать годовщину создания фирмы, а неофициальная — дать возможность сотрудникам компании всех уровней поближе познакомиться и пообщаться друг с другом в неформальной обстановке, что крайне сложно осуществить в условиях жестко регламентированного рабочего ритма. Один из популярных лозунгов празднества — «Мы все — единая семья, объединенная единой целью и единой корпоративной культурой». Программа «семейных» корпоративных праздников обычно незатейлива: различные конкурсы, спортивные состязания, чествование передовиков, лотереи, вручение подарков, концерт звезд эстрады, и, конечно же, праздничный банкет. Если дата юбилейная, то сценарию придается более продуманный вид: основные события должны быть объединены какой-либо одной идеей, призванной подчеркнуть особенность прошедшего периода в истории фирмы.

Неформальное общение сотрудников компании в свободной от делового ритма и суеты обстановке на деле помогает сотрудникам корпоративных PR-департаментов поближе познакомиться с персоналом, его проблемами, интересами и пожеланиями по созданию более благоприятного рабочего климата на фирме.

Празднование годовщин, юбилеев и круглых дат традиционно носит двойственный характер, поскольку нередко организуется для двух различных целевых аудиторий. Внтрикорпоративное празднование чаще носит закрытый характер и проводится главным образом для персонала и наиболее близких друзей фирмы. На праздничные мероприятия для внешних аудиторий приглашают журналистов, представителей местных властных структур, местную бизнес-элиту, лидеров общественного мнения, экспертов, поскольку они зачастую используются для создания дополнительного информационного повода (в этом случае их можно отнести к числу специальных PR-мероприятий) и получения дополнительных возможностей «позитивно засветить» деятельность и достижения фирмы на рынке.

К корпоративным мероприятия можно отнести так называемые «Горячие линии» для персонала, их цель - своевременное выявление и решение возникающих внутри коллектива бизнес-структуры проблем или вопросов. Функционирование линии может осуществляться через телефонную сеть, через внутреннюю корпоративную электронную сеть (Intranet) или внешнюю электронную почтовую сеть (Extranet). Эта форма внутрикорпоративного общения наиболее эффективна в больших коллективах, где трудно уследить за переменчивым общественным мнением, особенно если у фирмы обширная филиальная сеть в разных регионах или даже континентах. Ее нередко называют «предохранительным клапаном», помогающим наладить внутрифирменный конструктивный диалог и обмен мнениями и избегать кризисных ситуаций в кадровых вопросах за счет постоянно действующей обратной связи.

Еще один метод управления персоналом - деловые беседы с работниками организации. Практика давно выработала правила ведения таких бесед:

· составить план беседы, наметить ее продолжительность;

· уяснить до начала беседы, каковы интересы работника;

· создать перед началом беседы атмосферу взаимного доверия;

· придерживаться намеченной темы от начала до конца беседы;

· зафиксировать полученную информацию в краткой форме»

· подвести беседу к концу после достижения намеченной цели.

Годовое собрание акционеров — одно из наиболее трудоемких PR-мероприятий по взаимодействию с особой целевой аудиторией — акционерами коммерческой структуры. Специфика и сложность разработки, организации и проведения такого события в большой мере связана со следующими ключевыми факторами.

1. В его рамках проводится сразу несколько самостоятельных разноплановых акций: индивидуальная работа с журналистами-акционерами, пришедшими непосредственно на заседание годового собрания акционеров, пресс-конференция по итогам собрания, эксклюзивные интервью нового председателя правления компании наиболее значимым СМИ, презентация нового руководства компании главным целевым аудиториям и т.д.

2. В тех случаях, когда бизнес-структура является открытым акционерным обществом, не всегда можно точно просчитать поведение и решения по голосованию акционеров, приехавших со всех концов страны и не всегда хорошо информированных о ситуации в компании.

3. Для годового собрания акционеров готовится большая серия крупных и особо значимых PR-документов: годовой отчет, информационная «Папка акционера», отчет председателя правления, обращение председателя правления к акционерам, итоговый пресс-релиз или заявление для печати, сценарий годового собрания акционеров и последующей пресс-конференции, сценарий фотосъемки и др.

4. И, наконец, общая политическая значимость этого события: новый стратегический курс нового руководства, новая кадровая политика судьбоносным образом отражаются на работе корпоративного департамента по связям с общественностью.

День родителей чаще проводится в организациях, где большинство сотрудников составляет молодежь. Их цель — укрепление и развитие позитивного имиджа компании среди внутренних аудиторий. В России широкую известность получил День родителей в компании «Макдональдс», подавляющее большинство работников которой — молодые люди, соответствующие требованиям компании (высокий темп работы, быстрота реакции, выносливость). Понимая важность притока новых молодых кадров и удержания имеющихся опытных сотрудников, компания всячески старается заручиться поддержкой родителей: они выступают в роли союзников «Макдональдса», помогающих поддерживать стабильность кадрового состава и обеспечить приток новых молодых сотрудников.

Какие ошибки чаще всего допускают руководители и менеджеры, отвечающие за формирование корпоративной культуры?

Не ведется работа с мифами и слухами. Дело в том, что много важной информации передается по неформальным каналам коммуникации и доходит до сотрудников в искаженном виде. Умение управлять слухами помогает создать атмосферу благожелательности, снять страхи перед будущим или вернуть доверие к высшему менеджменту.