Аналитическая обработка информации и представление результатов

Аналитическая обработка информацииявляется непосредственно аналитической процедурой, в связи с чем выдвигаются серьезные требования к ее организации, а именно, соответствующее методическое обеспечение, определенный уровень подготовки аналитиков, их обеспеченность техническими средствами проведения анализа.

Качество и обоснованность принимаемых управленческих решений в значительной степени определяются не только достоверностью, полнотой, доступностью, оперативностью получения информации, но также и эффективностью используемых при ее обработке методов. Совершенствование технологии аналитической обработки экономической информации - один из ключевых элементов совершенствования технологии управления.

Условия хозяйственной деятельности, предполагающие широкие права предприятий по формированию учетной политики, возможности ее изменения, смене форм собственности; процессы реструктуризации, объединение компаний и тыс.п., диктуют необходимость обработки большого объема аналитической информации. Усложнились и сами расчеты, применяемые при отражении тех или иных финансово-хозяйственных операций.

Возрастают требования к степени оперативности, достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений. Именно организация экономического анализа в компьютерной среде позволила значительно повысить оперативность сбора и регистрации учетной информации, существенно снизить вероятность арифметических ошибок и, как следствие, уменьшить трудоемкость работы аналитических служб на предприятиях.

Основой своевременного получения информации служит интеграция ее сбора и обработки, что обеспечивает взаимодействие хозяйственной деятельности и экономического анализа, приводит к постепенному слиянию автоматизации расчетов с информационной системой предприятия.

Автоматизированная система сбора, обработки и хранения, представляющая собой разветвленную сеть регистрирующих устройств, линий связи и ЭВМ, сокращает время между возникновением информации и ее использованием в аналитической работе. Применение современных информационных технологий дает возможность выполнить быстрый поиск и трудоемкие расчеты, а также от06ражатъ результаты в приемлемой форме. При проверке качества отчетных материалов, предоставленных для использования в ходе анализа, устанавливают:

· соответствие отчетных материалов предприятия установленным нормам;

· правильность и своевременность отражения в учете и отчетности всех хозяйственных операций;

· правильность заполнения всех форм отчетности;

· соответствие заполнения форм отчетности действующим инструкциям и другим нормативно-правовым документам;

· обеспеченность сопоставимости отчетных данных;

· увязку показателей в формах отчетности;

· достоверность информации, получаемой из внешних источников.

Ведущее место в процедурах преобразования экономической информации занимает ее систематизация и обработка. Если при ручном или механизированном выполнении аналитических работ под обработкой понимались преимущественно арифметические действия, то сегодня для обработки применяются сложнейшие логические и статистические операции.

Большая часть экономической информации, полученной в результате обработки, направляется руководителям, специалиста, менеджерам в конкретные сроки, предусмотренные календарным графиком сбора и обработки данных.

В обработанном, взаимосвязанном и скоординированном виде информация передается отделам и службам экономического управления, ответственным за анализ хозяйственной деятельности и принятие решений. Для управления экономикой им необходима особая информация прогнозного характера, позволяющая не только фиксировать положение дел на предприятии, но и анализировать тенденции развития того или иного процесса, явления и принимать на основе этого оптимальные и своевременные решения.

Обобщение и оформление результатов проведенного анализа производится с учетом необходимости разработки мер по устранению выявленных недостатков и использованию имеющихся резервов, а также осуществления контроля за выполнением разработанных мероприятий.

При проведении экономического анализа за длительный период его результаты оформляют в виде докладной или объяснительной записки, справки, заключения, приказа и тыс.п., состоящих из двух частей: выводов и предложений.

В выводах дается общая оценка степени выполнения планов и динамики хозяйствования, отмечаются положительные и отрицательные моменты в работе; их причины; указываются пути и возможности улучшения хозяйственной деятельности.

Предложения (рекомендации) основываются на результатах анализа и содержат комплекс конкретных мер, направленных на выявление резервов повышения эффективности хозяйствования.

Пояснительная запискасоставляется, если результаты анализа направляются в вышестоящую организацию. Результаты анализа, предназначенные для внутрихозяйственного использования, оформляются в виде справки. Заключение готовится, когда анализ проводят вышестоящие органы управления.

Содержание пояснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, она должна содержать общие вопросы относительно экономического уровня предприятия, условий хозяйствования, результатов выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной и конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и тыс.д. При оформлении пояснительной записки особое внимание уделяется предложениям, вносимым по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Содержание справки и заключения, в отличие от пояснительной записки, может быть более конкретным, отражающим недостатки или достижения, выявленные резервы, способы их освоения. В этих документах может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Кроме того, наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает ·преемственность. Результаты итогового анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать с персоналом предприятий и их подразделений. Практическую реализацию они получают после принятия соответствующих управленческих решений.

Информацию, получаемую в ходе анализа, вне предприятия используют: акционеры - для оценки текущего состояния и перспектив развития предприятия, в том числе по выплате дивидендов и возможному повышению/понижению цены акций; инвесторы - для оценки прибыльности; кредиторы - для оценки возможностей своевременной выплаты процентов и погашения основной суммы долга; государство (налоговые и статистические органы) - для обобщения информации о финансовом состоянии предприятий по отраслям, регионам и стране в целом; страховые компании - для оценки страховых рисков и определения величины страховых взносов; банки - для оценки надежности интересующего их предприятия в качестве клиента и заемщика; инвестиционные компании - для оценки надежности и прибыльности вложения капитала.

Информацию, получаемую в ходе анализа, на самом предприятии используют: администрация предприятия - в управлении предприятием и при выводе его из кризисного или неустойчивого финансового состояния; финансово-экономические службы - для оперативного управления финансовыми ресурсами и выработки финансовой стратегии предприятия; служба маркетинга - для получения объективной картины финансового состояния предприятия, месте, занимаемом им среди партнеров и конкурентов;

работники предприятия - для оценки возможностей предприятия по выплате заработной платы и стабильности функционирования (обеспечения предприятием гарантий занятости).