Система информации и ее источники

 

Глубина, комплексность и эффективность экономического анализа зависят от состава, содержания, объема и качества используемой информации, формирующей ее базу.

При этом анализ не ограничивается экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Это связано с тем, что при проведении комплексных экономических исследований информационная база анализа должна формироваться в расчете на ее использование в пределах не одной задачи, а комплекса аналитических задач. Таким образом, создается весьма значительный по объему массив учетной, нормативно–справочной, плановой и иной информации.

Все источники информации можно разделить на нормативно-плановые, учетные, и внеучетные. Конкретизация отдельных потоков информации для проведения анализа производственно–хозяйственной деятельности организации приведен на рис. 2.1.

Как следует из рис. 2.1 информационный поток в целом направлен на получение итоговой информации: о результатах многовариантных расчетов, об оценках факторных и результирующих показателей, о динамике исследуемых показателей и др.

Информационная база в процессе анализа обрабатывается с целью принятия определенного управленческого решения.

Экономическая информация – совокупность сведений о деятельности предприятий, отражаемая в экономических показателях. Она характеризует процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Так как значительная часть экономической информации связана со стадией производства продукции, работ и услуг, то можно говорить о производственной информации.

Деятельность предприятия ведется по заранее составленным планам, одним из основных видов информации является планово-нормативная. К ней относятся нормы расхода сырья, материалов, топлива, горючего, электроэнергии, тарифные ставки, нормы технических паспортов и проектно–сметных документов, сведения о достижениях науки и техники, справочно-нормативные материалы, правовые акты, документы финансовых и банковских учреждений, приказы и решения вышестоящей организации. Высокий уровень агрегирования такой информации определяет ее относительно небольшой объем.

Учетно-отчетная информация служит базой планирования и управления и обеспечивает контроль за выполнением планов, прогнозов, эффективностью использования материальных, трудовых, финансовых и природных ресурсов. На ее долю приходится более 70 % управленческой информации.

Планово-нормативная и учетно-отчетная информация не всегда удовлетворяет потребностям анализа хозяйственной деятельности, что вызывает необходимость привлечения внеучетных источников информации. Как показано на рис.2.1 к ним относятся данные ревизий, аудита, проверок и обследований, проведенных вышестоящими и контролирующими органами; деловая переписка; протоколы балансовых комиссий, экономических советов, производственных совещаний и собраний; материалы переписи оборудования, других основных средств и товарно-материальных ценностей; хозяйственно–правовые материалы; проектно–конструкторская, техническая, технологическая документация; информация по передовому опыту изучаемого предприятия и т. п.

Классификация информации по другимклассификационным признакам проводится в таблице.

 

Классификация информации

Классификационный признак	Характеристика информации
1 Отношение к объекту анализа	Внешняя Внутренняя
2 Отношение к предмету анализа	Основная Вспомогательная
3 Периодичность поступления	Регулярная Эпизодическая
4 Тип регулярного поступления	Постоянная Условно-постоянная Переменная
5 Процесс обработки	Первичная Вторичная
6 Характер источника информации	Официальная Неофициальная
7 Доступность	Недоступная Труднодоступная Ограниченно доступная Свободная

 

Внутренняя информация – данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые и нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д. Внешняя информация – данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т. д.

К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости.

Качество используемой при анализе информации оценивается по таким признакам, как полнота, достоверность, своевременность формирования, возможность использования.

 

Планирование и организация аналитической работы

Эффективность экономического анализа зависит от планомерности его проведения. В связи с этим на каждом предприятии вся работа по проведению экономического анализа должна планироваться, для чего составляются комплексный, а также тематические планы.

Комплексный план составляется на год и по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем находят отражение цели и задачи анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучения каждого вопроса, указываются субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, сроки и адрес поступления каждого документа, его содержание.

В комплексном плане предусматривается определение источников информации и технических средств, которые могут использоваться при анализе.

Тематические планы разрабатываются для проведения анализа по комплексным вопросам, требующим углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и т. п. В зависимости от цели и сроков проведения экономического анализа планы могут быть краткими или развернутыми. В планах анализа предусматривают:

• цель анализа;

• объекты анализа (на что направлен анализ, что будет изучаться);

• программу анализа;

• сроки (периодичность) проведения;

• исполнителей и распределение функций между ними;

• оформление и использование результатов анализа.

При разработке планов исходят из того, что развитие рыночных отношений и новых методов хозяйствования вызывает необходимость использования системного подхода к организации проведения экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия.

При выполнении анализа хозяйственной деятельности выделяются следующие этапы.

Первый – уточнение объектов, цели и задач анализа. Объект исследования представляется как система, для которой должны быть определены цели и условия функционирования. Хозяйственную деятельность предприятия рассматривают как систему, состоящую из трех взаимосвязанных элементов: ресурсов, производственного процесса и готовой продукции. На входе системы – материально–вещественные потоки ресурсов и потоки трудовых ресурсов, на выходе – материально–вещественные потоки готовой продукции. В результате производственного процесса производственные ресурсы, соединяясь, становятся готовой продукцией.

Второй – разработка системы синтетических и аналитических показателей, с помощью которых характеризуется объект исследования – деятельность предприятия. Для этого главную цель функционирования производственной системы представляют в виде иерархии подцелей. Этот процесс заключается в разработке качественных характеристик, т. е. обобщающих и частных показателей хозяйственной деятельности, наиболее точно отражающих сущность соответствующих экономических процессов и явлений.

Третий – сбор и подготовка к анализу необходимой информации (проверка ее точности, приведение в сопоставимый вид и т. д.). На этом этапе строят модель формирования экономических факторов и показателей, определяют ее главные элементы и структуру, составляют общую блок–схему взаимосвязей основных групп показателей, формализуют связи между ними.

Четвертый – сравнение фактических результатов хозяйствования с показателями плана отчетного года, фактическими данными прошлых лет, с достижениями ведущих предприятий, отрасли в целом и т. д.

Пятый – факторный анализ, который заключается в развертывании обобщающих синтетических показателей деятельности предприятия в систему аналитических, факторных показателей, из которых формируются синтетические. Знание факторов, их взаимосвязей, силы и направления их воздействия на обобщающие показатели создает основу управления выходными параметрами, что носит характер спрогнозированного упреждающего воздействия на результат.

Шестой – выявление неиспользованных и перспективных резервов повышения эффективности производства.

Седьмой – завершающий, включающий обобщение результатов анализа, объективную оценку результатов хозяйствования с учетом действия различных факторов и выявленных резервов, разработку предложений и рекомендации по использованию резервов и повышению эффективности производства.

Все показатели комплексного экономического анализа в зависимости от выделенного объекта анализа группируются в следующие подсистемы (рис. 2.2).

 

Рис. 2.2. Система показателей комплексного экономического анализа

 

Показатели исходных условий деятельности предприятия (подсистема 1) характеризуют:

• наличие материальных и финансовых ресурсов для нормальною функционирования предприятия и выполнения его производственной программы;

• организационно–технический уровень предприятия, т. е. его производственную структуру, структуру управления, уровень концентрации и специализации производства, продолжительность производственного цикла, техническую и энергетическую вооруженность труда, степень механизации и автоматизации, прогрессивность технологических процессов и т. д.;

• уровень маркетинговой деятельности предприятия, т. е. исследование конкурентоспособности продукции, рынков сбыта, организации торговли, рекламы и т. д.

Показатели данной подсистемы влияют на все остальные показатели хозяйствования.

К показателям использования средств производства (подсистема 2) относятся: фондоотдача, фондоемкость, среднегодовая стоимость основных средств производства, амортизация, выработка продукции за один машино-час, коэффициент использования наличного оборудования и т. д.

Показатели использования предметов труда (подсистема 3): материалоемкость, материалоотдача, стоимость использованных предметов труда за анализируемый отрезок времени. Они тесно связаны с показателями подсистем 5, 6, 7, 8. От экономного использования материалов зависят выход продукции, себестоимость, а значит, сумма прибыли, уровень рентабельности, финансовое состояние предприятия.

Показатели использования трудовых ресурсов (подсистема 4) включают показатели обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами, полноту использования фонда рабочего времени, фонда заработной платы, показатели производительности труда, прибыли на одного работника и на рубль заработной платы и т. п.

Показатели производства и сбыта продукции образуют подсистему 5. К ним относятся: объем валовой, товарной и реализованной продукции в стоимостном, натуральном и условно–натуральном измерении, структура продукции, ее качество, ритмичность производства, объем отгрузки и реализации продукции, остатки готовой продукции на складах.

Показатели себестоимости продукции (подсистема 6) – это общая сумма затрат на производство и реализацию продукции, в том числе по элементам, статьям затрат, видам продукции, центрам ответственности, а также затраты на рубль товарной продукции, себестоимость отдельных изделий и др.

Показатели прибыли и рентабельности предприятия образуют подсистему 7.

Показатели финансового состояния (подсистема 8) характеризуют наличие и структуру капитала предприятия по составу его источников и формам размещения, эффективность и интенсивность использования собственных и заемных средств. К подсистеме относятся также показатели, характеризующие использование прибыли, фондов накопления и потребления, банковских кредитов, платежеспособность, кредитоспособность и инвестиционную привлекательность, риск банкротства, зону безубыточности, финансовую устойчивость предприятия и др. Их уровень зависит от значения показателей прочих подсистем, в свою очередь, во многом определяя показатели организационно–технического уровня предприятия, объем производства продукции, эффективность использования материальных и трудовых ресурсов.

Рассмотренная система аналитических показателей адекватна реальным хозяйственным процессам и явлениям. Она включает как результативные, так и факторные параметры хозяйственной деятельности, что позволяет получить объективную оценку достигнутого уровня использования производственного потенциала, вскрытых резервов производства.

Эффективность экономического анализа во многом зависит не только от качественного состава его информационной базы, но и в не меньшей степени от правильности организации процесса информационного обслуживания аналитических процедур, который включает три этапа.

Подготовительный этап. В него входят подбор, проверка и предварительная обработка изучаемой информации.

Основной этап предполагает аналитическую обработку материалов, составление таблиц, графиков, диаграмм, установление основных факторов, влияющих на изучаемые показатели, анализ и оценку имеющихся возможностей и резервов экономического и социального развития, улучшения использования ресурсов.

Заключительный этап. Его задача – адекватное отображение результатов аналитических исследований в форме, позволяющей пользователю разработать комплекс мер по повышению эффективности хозяйственной деятельности.

 

Подготовка исходных аналитических данных

 

Подготовка исходных аналитических данных включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

Проверка информации означает, прежде всего, проверку на доброкачественность, которая проводится с двух сторон. Во–первых, устанавливается, насколько полными являются данные и правильно ли они оформлены. Во–вторых, проверяются все привлеченные данные по существу, т. е. определяется, насколько точно тот или иной показатель отражает реально существующие хозяйственные процессы и явления.

Достоверность информации является важнейшим показателем ее качества. Достоверность – свойство информации отражать реально существующие хозяйственные процессы и явления с заданной точностью.

Проблема достоверности информации, особенно первичной, чрезвычайно актуальна при обработке информации на ЭВМ, так как получение достоверных выводов на основе недостоверной информации невозможно.

На достоверность информации влияют многие факторы:

• устаревание информации, особенно высокоинформативных, точных данных, что заставляет искать способы оптимизации передачи и своевременного использования информации с помощью прогнозирования ее старения и уменьшения задержки ее поступления;

• уязвимость информации, связанная с усложнением форм, средств и методов ее машинной обработки, постоянным увеличением объема данных, расширением числа потребителей, усложнением режимов эксплуатации вычислительных систем (в таких условиях важное значение имеет обеспечение сохранности информации в процессе ее сбора, хранения, преобразования и потребления);

• утечка информации, связанная с хищением ее носителей и документов, получаемых в процессе работы информационных систем; копирования информации; несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи; перехват электромагнитных излучений при обработке данных;

• нарушения в системах автоматизированной обработки информации как вследствие сбоя ЭВМ, ошибок программирования и неправильных действий пользователя (случайные нарушения), так и с целью получения доступа к информационным массивам и программам для их незаконного использования, изменения или уничтожения (преднамеренные нарушения).

Для обеспечения сохранности и качества информации должна быть разработана система мероприятий, предупреждающих ее уничтожение или несанкционированное использование. Необходимы специальные методы и средства защиты экономической информации, включающие контроль над доступом к информации, управление ее преобразованием и надежность хранения.

Так как АФХД предполагает максимальное использование экономической информации, обязательно должны быть выявлены и оценены ее достоинства и недостатки. Качество аналитической информации, особенно планово–нормативной, устанавливается как при подготовке к экономическому анализу, так и в ходе его проведения.

При упрощении числовой информации исходят из того, что аналитическое исследование носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учете. Поэтому для облегчения восприятия информации и уменьшения объема аналитических расчетов можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей и т. п. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его значения и др.

Кроме того, при упрощении исходных данных часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку деятельности предприятия.