Организация диагностики и алгоритм диагностического обследования

Диагностическая деятельность предусматривает ряд последовательных проце­дур, позволяющих получить достоверную информацию о проблемах развития системы управления.

Первый этап заключается в поиске наиболее важ­ной информации, получаемой при обследовании про­цесса производства, так как недостатки системы уп­равления проявляются в производственном процессе в виде отклонений (поддающихся измерению) от за­данного качества, нарушений ритмичности, низкого уровня использования фондов и т. п. При этом уста­навливается, были ли отклонения неизбежными из–за воздействия внешних факторов или они являются ус­транимыми и возникли вследствие превышения за­данного рабочего времени, перерасхода материалов, повышенного количества отходов и брака и т. д. При этом необходимо выделить наиболее существенные факторы и «узкие» места системы управления и оце­нить их влияние на конечный результат или главную цель системы.

Второй этап заключается в выборе метода обсле­дования, который определяется целями диагностики, а также особенностями объекта изучения и этапа диаг­ностического процесса. Вначале исследуются различ­ные документальные источники, внешняя среда, затем проводится анкетирование и интервьюирование пер­сонала.

Третий этап состоит в анализе проблем, возника­ющих при воздействии активных компонентов на раз­личные фазы производственного процесса. Особое внимание следует обратить на взаимосвязь техноло­гических стадий, общность используемых ресурсов, рабочих площадей, оборудования, квалификацию кад­ров, возможность совмещения отдельных этапов во времени.

Диагностическое обследование рекомендуется проводить в следующей последовательности:

- предварительное интервьюирование руковод­ства организации;

- подготовка сотрудников к восприятию идей ра­ционализации и участию в работе по совершен­ствованию управления;

- анализ итогов предварительного интервьюиро­вания, подготовка к анкетированию и интер­вьюированию сотрудников;

- анкетирование и детальное интервьюирование;

- предварительный анализ собранной информа­ции и сбор недостающих материалов;

- углубленный анализ диагностической инфор­мации, выработка и сопоставление предложе­ний по совершенствованию систем управления.

Диагностическое интервью позволяет за счет спе­циально сформулированных вопросов, задаваемых в определенной последовательности, расширить мен­тальные рамки респондента, разрушить стереотипы, отсеять эмоциональные высказывания от рациональ­ных суждений, выявить глубинные убеждения и цен­ности индивидуумов. Примерами вопросов, применя­емых в диагностическом интервью, могут быть: «На каких фактах Вы основываете свои суждения?», или: «Может быть, Вы учли не все данные или возможно другое истолкование?», или: «Здесь ведь нет противо­речия?».

Диагностическое интервью хорошо заканчивать SWOT–анализом по наиболее значимым для сотрудни­ка проблемам.

При проведении анкетирования, например работ­ников аппарата управления, можно выяснить мнение по вопросам, касающимся состояния организации уп­равления в динамике с ретроспективным анализом; определения сильных и слабых сторон сложившейся системы управления; структуры управления (с точки зрения количества управленческого персонала и чис­ла уровней иерархии); используемых методов приня­тия управленческих решений, их качества; предложе­ний по совершенствованию системы управления и о путях их реализации.

Несмотря на кажущуюся ясность и очевидность проблем предприятия для его руководства, для более объективного и глубокого анализа, выявления «узких» мест рекомендуется проводить диагностику существу­ющего состояния предприятия, включающую в себя пять ключевых составляющих:

— ситуационный анализ;

— организационно–управленческий анализ;

— анализ финансового состояния; — анализ затрат, который включает в себя анализ методов учета затрат, принятых на предприя­тии, и состава затрат;

— анализ маркетинговой практики предприятия (аудит маркетинга).