Методы исследования информационных потоков

 

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

• назначение документа;

• количество одновременно выписываемых экземпляров;

• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

• кем заполняются реквизиты и их показатели;

• правила формирования показателей;

• значимость каждого показателя;

• периодичность составления документов;

• частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно–хозяйственной деятельности я управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;

• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

• как используется эта информация;

• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Раздел 6. Планирование и организация процесса исследования систем управления

 

Основные понятия и положения

Успешное исследование любого элемента и компонента СУ во многом зависит от планирования исследовательских работ. Плани­рование исследования СУ — одна из важнейших функций менедж­мента любой организации, т.к. соз­дает основу для получения объективных знаний о системе. Плани­рование — это не только умение составить весь порядок действий для осуществления исследования, но и способность предвидеть всякие неожиданности при выполнении исследовательских работ. Отсутствие плана исследования СУ ведет, как правило, к безвоз­вратным потерям времени и других ресурсов, а в конечном итоге — к невозможности получения эффективных результатов познаватель­ной деятельности.

Планирование в организации обычно носит формально–директивный и доста­точно жесткий характер. Однако применительно к исследованиям оно таковым может быть частично, поскольку из–за наличия неоп­ределенностей, которые появляются в ходе проведения исследова­тельских работ, трудно заранее формализовать все детали и нюансы процесса познания, а также возможные риски и последствия при­нимаемых при этом решений.

Обычно каждое исследование, в том числе СУ, должно начи­наться с составления программы исследовательских работ. Про­грамма исследования СУ представляет собой комплекс основопола­гающих положений проведения исследовательских работ, опреде­ляющих цели, задачи, объект, предмет, используемые ресурсы, а также предполагаемые результаты исследования и условия его про­ведения. По существу, она является документом, в котором излага­ются исчерпывающие сведения о планируемой исследовательской работе и характеризуется форма конкретизации целей исследования.

Структурно программа, в основном, включает:

1) титульный лист;

2) список исполнителей и соисполнителей;

3) основную часть (обоснование актуальности проведения ис­следования, его цели и задачи, объект, предмет, ресурсы, методы и используемые технические средства, условия проведения, ожидае­мые результаты, календарный план с указанием сроков проведения исследовательских работ; смету затрат; источники финансирования, контроль за ходом исследования).

Содержание структурных разделов программы должно давать отве­ты на многие вопросы. В первую очередь это относится к вопросам актуальности и цели проведения исследования. Именно ответы на данные вопросы определяют содержание программы исследования.

Организующим документом проводимых исследований СУ сле­дует признать план, в соответствии с которым реализуется програм­ма исследовательских работ. Он представляет собой обоснованный комплекс директивно устанавливаемых параметров и показателей, характеризующих последовательность выполнения ключевых меро­приятий по практическому достижению целей и решению задач ис­следования. План составляется с учетом всех реальных организаци­онных возможностей, выделяемых ресурсов и сроков исполнения.

Формы отображения плановых работ могут быть ориентирован­ны на процесс, результат, процесс и результат.

К первому виду относятся: координационный план (табл.6.1, 6.2); ленточный график (табл. 6.3); сетевой график; сетевая матрица.

Таблица 6.1 – Форма отображения координационного плана (вариант 1)

Наименование мероприятия	Исполнитель	Срок исполнения
Мероприятие 1	Директор по экономике
Мероприятие 2	Плановый отдел
……………….
Мероприятие n	Отдел кадров

Таблица 6.2 – Форма отображения координационного плана мероприятий по проведению исследования системы управления (вариант 2)

№ наименование работы (мероприятия)	Подразделение (должностное лицо), ответственное за выполнение работы	Подразделение (должностное лицо), участвующее в выполнении работы	Должностное лицо, осуществляющее контроль выполнения работы	Срок выполнения	Результат выполнения работы (планируемая величина, результирующий документ и т.д.	Примечание
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.

 

Таблица 6.3 – Образец отображения ленточного графика работ

Работы	Сроки выполнения	Исполнители
Работа 1							Генеральный директор
Работа 2							Заместитель генерального директора
Работа n							Отдел маркетинга

 

Ленточный график отличается большей наглядностью, чем ко­ординационный план, но эта форма не позволяет отобразить взаи­мозависимость выполняемых работ.

Ко второму виду форм планов можно отнести дерево целей.

Третий вид может включать блок–схему процесса управления и логико–информационную схему процесса управления. Недостатком этих планов является отсутствие указаний на взаимосвязь работ, т.е. по данным формам нельзя ответить на некоторые вопросы (напри­мер: можно ли какую–либо работу начать раньше? что будет, если отдельные работы будут выполнены досрочно или позже установ­ленного срока? как это повлияет на сроки начала и окончания дру­гих работ?).

Многие из указанных недостатков можно преодолеть, отобра­жая планы с использованием сетевых методов.

Независимо от формы отображения практически всегда план исследования является конкретным продолжением намеченной ра­нее программы исследовательских работ. Однако, при выполнении исследований могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, нарушающие технологию плановых работ, обуславливая необходи­мость корректировки. Поэтому в ряде случаев, особенно при про­ведении сложных исследовательских работ, следует разрабатывать соответствующие алгоритмы, предусматривающие возможность воз­вратных операций исследования. Такой подход требует составления гибких исследовательских планов, в которых указываются «диапа­зонные» сроки выполнения операций.

При планировании исследования СУ необходимо руководство­ваться рядом принципов, например:

• системность – планирование при соблюдении этого принци­па должно учитывать цели исследования, взаимосвязь и взаимодей­ствие всех элементов исследуемых объектов, подразделений и выполнение общего цикла управления при исследовании;

• необходимое участие – при проведении исследований, в зави­симости от объектов и масштабов проводимых исследовательских работ, должны принимать плановое участие все, кто связан с этим процессом, т.е. планирование должно быть партисипативным;

• непрерывность – планировать работу так чтобы она осущест­влялась постоянно и непрерывно, т.е. плановые работы должны следовать одна за другой;

• гибкость – выполнение этого правила позволяет вносить из­менения в направленность плановых работ с учетом возникающих внутренних и внешних воздействий; во многом гибкость планиро­вания может достигаться наличием различного вида ресурсов;

• достаточная значительность – плановые работы должны соот­ветствовать поставленным исследовательским целям и задачам;

• необходимая трудоемкость – трудоемкость плановых работ должна быть соизмеримой с целями и задачами исследования;

• реальность – плановые работы по проведению исследований должны быть реально выполнимыми обеспеченными ресурсами;

• конкретность – все плановые работы должны быть сформулированы ясно, доходчиво и конкретно;

• адресность и ответственность – форма планов должна пре­дусматривать адресную регламентацию ответственных лиц и испол­нителей по каждому из мероприятий;

• контролируемость – плановые работы должны предусматри­вать возможность простого, наглядного и эффективного контроля их исполнения, а также возможность корректировки отклонений от запланированных мероприятий.

Формы представления планов исследования могут быть различ­ными. Наибольшее распространение получили планы следующих видов: матрично–столбцовые, планы–графики, сетевые графики, циклограммы и др.

 

Основные положения бизнес–плана исследования систем управления

Цели и основные положения бизнес–плана

Проведение многих прикладных исследований СУ должно быть продиктовано необходимостью:

• объективно определять потенциальные возможности пред­приятия с учетом целей его деятельности, стратегии и тактики их достижения, что должно реализовываться в перспективных и теку­щих планах;

• выявить слабые и сильные стороны в управляемой и управ­ляющей (СУ) подсистемах социальной экономической системы ор­ганизации.

В условиях рынка и конкуренции предпринимателям и менед­жерам предприятий нельзя полагаться только на опыт, интуицию и видимые удачные обстоятельства, поэтому можно сказать, что ос­новой основ прикладного исследования при совершенствовании управления являются вопросы бизнес–планирования прикладных исследований СУ. Каждое такое исследование должно проводиться не ради самого исследования, а для получения новых знаний о СУ и улучшения результатов предпринимательской деятельности. При этом достижение первой указанной цели, в свою очередь, позволяет получить в последующем полезные социальные, экологические, экономические и другие эффекты.

В процессе работ, связанных с бизнес–планированием исследо­вания СУ, привлекаются самые широкие круги работников пред­приятия, что порождает дух сотрудничества, творчества в коллекти­ве, и способствует единению всех действий работников различных категорий.

Общеизвестным инструментом рассматриваемого вида планиро­вания на предприятии выступает так называемый бизнес–план. Применительно к прикладному исследованию СУ он представляет собой документ, предваряющий начало проведения исследования и определяющий его цели, обосновывающий на основе анализа все появляющиеся при этом проблемы, определяющий источники фи­нансирования, пути и способы достижения поставленных целей. Цель бизнес–плана — подтвердить с помощью конкретного анализа и расчетов, что идеи, связанные с прикладным исследованием, практически осуществимы.

Практика разработки бизнес–планов получила широкое распро­странение в развитых странах Запада. В российской практике близ­ким аналогом бизнес–плана является технико–экономическое обос­нование (ТЭО) проведения НИР.

Бизнес–план может составляться как для внутреннего, так и для внешнего пользования, но все–таки чаще всего его составляют для будущих вкладчиков, инвесторов, для заключения с ними соглаше­ний об инвестициях и кредитах, т.е. для сторонних относительно предприятия пользователей. Бизнес–план должен быть идеально документирован. Поскольку он может детально изучаться будущими инвесторами, кредиторами и т.п., поэтому должен быть написан теми, кто будет его исполнять. К созданию бизнес–плана следует привлекать в ряде случаев спе­циалистов сторонних организаций (ученых, экономистов и др.). Однако не исключается возможность привлечения к этой работе и вкладчиков, инвесторов, которые могли бы усилить потенциал ор­ганизаторов, исполнителей и специалистов сторонних организаций, участвующих в разработке бизнес–планов.

Как и всякий перспективный документ, бизнес–план должен пересматриваться и корректироваться в зависимости от ситуации, существующей и возможной конъюнктуры.

 

Общие требования к бизнес–плану

Общие требования к бизнес–плану, как важнейшему инструмен­ту предпринимательского менеджмента, аналогичны тем, что предъявляются организационно–правовым документом планового характера. К требованиям, которые должны максимально учиты­ваться разработчиками такого документа следует в первую очередь отнести:

• достоверность (отражение истинного состояния дел на пред­приятии);

• своевременность (составление и соответственно использование по назначению в нужное время);

• достаточность (наличие минимально необходимого объема информации);

• понятность и доступность для восприятия.

Наряду с указанными требованиями материалы бизнес–плана должны также обладать:

• четкостью и логической последовательностью;

• убедительностью аргументации; конкретностью и краткостью;

• обоснованностью всех положений и их рекламной привлека­тельностью.

Нельзя составлять бизнес–план большого объема и перегружать его лишней информацией, так как обычно его просматривают и используют многие деловые люди. В большинстве случаев объем всего бизнес–плана не должен превышать 20—25 страниц машино­писного текста (через два интервала).