Сведения в регистре о суммах исчисленного и удержанного НДФЛ

 

Размер налога не поименован в абз. 2 п. 1 ст. 230 НК РФ в качестве обязательного реквизита регистра налогового учета.

Однако обратим внимание на формулировку абз. 1 п. 1 ст. 230 НК РФ. В нем сказано, что налоговые агенты ведут учет исчисленных и удержанных налогов в регистре. Из этого можно сделать вывод, что размер налога обязательно должен быть отражен в регистре. Такого же мнения придерживается и финансовое ведомство (Письмо Минфина России от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321 (п. 2)).

 

НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

В НАЛОГОВОМ РЕГИСТРЕ (НАЛОГОВОЙ КАРТОЧКЕ) ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ,

НАЛОГОВЫХ ВЫЧЕТОВ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

 

Налоговый агент по своему усмотрению вправе дополнить регистр и иными сведениями, например:

- о налоговом агенте;

- о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;

- иной информацией, которая вам необходима.

 

КАК РАЗРАБОТАТЬ НАЛОГОВЫЙ РЕГИСТР ПО НДФЛ

НА ОСНОВЕ КАРТОЧКИ 1-НДФЛ

 

Целесообразнее всего разработать такую форму регистра, которая отражала бы сведения о доходах, вычетах и суммах НДФЛ одного физического лица за год. Желательно, чтобы при этом был виден доход за каждый месяц, а если вам удобно, то и его нарастающий итог. За ориентир при разработке регистра можно взять привычную всем карточку 1-НДФЛ. При этом нужно помнить, что ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ.

 

Обратите внимание!

В этой форме не предусмотрена возможность отражения некоторых сведений, которые обязательны для заполнения. Это даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа.

 

Поэтому, если вы все-таки решили взять за основу форму 1-НДФЛ, вам придется над ней серьезно поработать, адаптировав ее под собственные нужды и требования Налогового кодекса РФ. Иными словами, вам нужно дополнить ее необходимыми реквизитами и желательно убрать из нее лишнюю информацию.

Налоговый кодекс РФ не содержит специальных требований к порядку утверждения и ведения рассматриваемого регистра. Считаем целесообразным утвердить разработанную форму как приложение к учетной политике. Вести ее можно и на бумажных носителях, и в электронном виде.

Предлагаем на конкретном примере рассмотреть, как оптимально использовать данную форму, учитывая то, что она в силу давности ее утверждения не соответствует современным положениям Налогового кодекса РФ.

 

ПРИМЕР

Использования утратившей силу формы 1-НДФЛ для разработки налогового регистра

 

Ситуация

 

В ЗАО "Альфа" заработная плата работникам за месяц выплачивается в два этапа:

1) не позднее 20-го числа месяца, за который начисляется заработная плата, выдается аванс;

2) не позднее 5-го числа следующего месяца выдается остаток зарплаты.

НДФЛ удерживается в полном объеме при выплате второй части заработка (см., например, Письма Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209).

Работникам также производятся все иные положенные по закону выплаты, в том числе отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и др.

Кроме того, в организации принято выдавать работникам материальную помощь (к отпускам, праздникам и т.д.), а также займы на льготных условиях (под 5% годовых).

Отдельные сотрудники являются акционерами ЗАО "Альфа", и им выплачиваются дивиденды.

 

Решение

 

ЗАО "Альфа" разработало универсальную форму регистра по учету доходов, вычетов и НДФЛ с доходов своих работников, утвердив ее как приложение к учетной политике.

За основу регистра была выбрана карточка 1-НДФЛ.

 

Примечание

О том, как следовало заполнять карточку 1-НДФЛ ранее, читайте в Архиве налоговой отчетности.

 

Порядок заполнения регистра организация решила установить аналогичным Порядку заполнения карточки 1-НДФЛ, но с учетом изменившихся положений Налогового кодекса РФ.

При разработке регистра на основе карточки 1-НДФЛ из нее удалены:

- разд. 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами";

- разд. 9 "Сведения о представлении справок".

Регистр имеет следующую структуру:

Раздел 1 "Сведения о налоговом агенте".

Данный раздел разработан обществом на основании соответствующего раздела формы 1-НДФЛ с небольшими изменениями.

Раздел 2 "Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)".

Структура данного раздела частично заимствована из карточки 1-НДФЛ, частично - из справки о полученных физическими лицами доходах.

Кроме того, поскольку в организации "Альфа" имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется, раздел дополнен таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении статуса работника.

Раздел 3 "Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)".

Данный раздел заимствован обществом из формы 1-НДФЛ, однако существенно отредактирован, в частности дополнен новыми строками для отражения следующих сведений:

- даты получения дохода;

- даты перечисления дохода;

- даты удержания налога;

- даты перечисления налога;

- реквизитов платежного документа на перечисление налога;

- имущественных вычетов;

- социальных вычетов.

Кроме того, вместо одной строки "Стандартные налоговые вычеты (статья 218 Налогового кодекса Российской Федерации)" для наглядности введены две строки "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты".

Удалены коды стандартных вычетов, поскольку они претерпели существенные изменения. Они будут проставляться при заполнении формы.

В наименовании раздела указано, что он предусмотрен для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%.

После таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ) отведены поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах.

Раздел 4 "Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 9% (15% - для нерезидента РФ), и сумма налога".

Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако сильно изменен, в частности дополнен новыми строками:

- код дохода;

- дата получения дохода;

- дата перечисления дохода;

- дата удержания налога;

- дата перечисления налога;

- реквизиты платежного документа на перечисление налога.

Кроме того, введены отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 9% (для резидентов РФ) и 15% (для нерезидентов РФ).

Раздел 5 "Доходы, облагаемые по ставке 35%".

Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, но подвергся серьезной переработке. Во-первых, из него удалены сведения о доходе в виде призов и выигрышей, поскольку организация не планирует выдавать физическим лицам выигрыши и призы в целях рекламы. Во-вторых, он дополнен новыми строками:

- дата получения дохода;

- дата перечисления дохода;

- дата удержания налога;

- дата перечисления налога;

- реквизиты платежного документа на перечисление налога.

Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода".

Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако отредактирован в части изменения размера налоговой ставки по доходам в виде дивидендов (вместо недействующей ставки 6% указана ставка 9%).

Раздел 7 "Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды".

Данный раздел заимствован из карточки 1-НДФЛ (разд. 8), однако значительно упрощен.

 

ПРИМЕР (ОБРАЗЕЦ) НАЛОГОВОГО РЕГИСТРА

(НАЛОГОВОЙ КАРТОЧКИ) ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ,