Кто не обязан вести налоговый учет

 

Если вы не являетесь налоговым агентом, то, соответственно, и вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, не обязаны. Этот вывод следует из п. 1 ст. 230 НК РФ.

 

Примечание

Подробнее о том, когда организация не выступает налоговым агентом, вы можете узнать в разд. 9.3 "Когда организация не удерживает НДФЛ".

 

Следовательно, отражать доход, выплаченный, к примеру, нотариусу, индивидуальному предпринимателю или физическому лицу при продаже имущества, в регистрах налогового учета не требуется.

Контролирующие органы также указывают на то, что если организация не признается налоговым агентом, то вести учет доходов физических лиц не нужно (Письмо Минфина России от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321 (п. 1)).

 

ФОРМА ВЕДЕНИЯ УЧЕТА ДОХОДОВ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

 

Как мы указывали выше, налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:

- налогоплательщика и его статус;

- вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;

- даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;

- реквизиты платежного поручения.

 

Примечание

О том, как налоговый агент может самостоятельно разработать налоговый регистр, учитывая специфику своей деятельности, виды выплачиваемых физическим лицам доходов, предоставляемых им вычетов, рассказано в разд. 10.4 "Как разработать налоговый регистр по НДФЛ".

С примером налогового регистра, разработанного и заполненного организацией, можно ознакомиться в разд. 10.4.5 "Пример (образец) налогового регистра (налоговой карточки) по учету доходов, налоговых вычетов и налога на доходы физических лиц за 2013 г.".

 

На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц.

При этом сохранность данных учета необходимо обеспечить в течение четырехлетнего периода (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

 

ФОРМА ВЕДЕНИЯ УЧЕТА ДОХОДОВ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

ДО 2011 Г.

 

До 2011 г. налоговый учет по НДФЛ необходимо было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако финансовое ведомство ее так и не утвердило. Поэтому налоговые агенты могли использовать либо самостоятельно разработанную форму, либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

 

Примечание

Если вы вели учет по иной форме, отличной от карточки 1-НДФЛ, налоговые органы не имели права вас за это оштрафовать. Ведь обязательная форма финансовым ведомством так и не была установлена (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.05.2007 N А56-23810/2005, от 24.04.2006 N А42-9448/2005).

 

При этом налоговые карточки вы могли вести как в бумажном, так и в электронном виде (Письмо Минфина России от 10.07.2006 N 03-05-01-04/206).

Отметим, что форма карточки 1-НДФЛ была утверждена на 2003 г. и некоторые ее разделы не отвечали требованиям законодательства. Поэтому их нужно было скорректировать с учетом последних изменений Налогового кодекса РФ.

В частности, дорабатывались следующие разделы:

1. Раздел 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица":

- в случае предоставления каких-либо стандартных вычетов, помимо вычета на самого налогоплательщика, в графе "Стандартные налоговые вычеты" вводились дополнительные строки с кодами вычетов 108 - 113 (см. Справочник "Коды вычетов", утвержденный Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@);

- если физическим лицам по месту работы предоставлялся имущественный налоговый вычет, а также социальный налоговый вычет, перед строкой "Налоговая база (с начала года)" добавлялись графы "Имущественный налоговый вычет" и "Социальный налоговый вычет" с дополнительными строками кодов вычетов (см. Справочник "Коды вычетов").

Также после таблицы следовало ввести строки о документальном подтверждении права физического лица на имущественный налоговый вычет. Это можно было сделать по аналогии со строками в справке по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@;

- в п. 3.2 необходимо было изменить размер стандартных вычетов на ребенка с 300 до 1000 руб. и с 600 до 2000 руб., а также указать вычет в размере 4000 руб.

2. Если вы выплачивали доходы в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 г. (п. 5 ст. 224 НК РФ), в налоговую карточку вводился дополнительный раздел о налогообложении таких доходов.

3. Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода":

- строку таблицы "По ставке 6%" необходимо было изменить на "По ставке 9%".

 

Примечание

Порядок заполнения карточки по форме 1-НДФЛ приведен в Архиве налоговой отчетности.