Линейные и штабные полномочия

Полномочия в организации подразделяются на линейные и штабные, которыми обладают соответственно линейный и штабной (административный) персонал (рис. 17).

 

Рис. 17. Виды организационных полномочий

 

К линейному персоналу относятся службы, занятые основным видом деятельности в организации, направленным на создание и реализацию продукта (производственные и сбытовые службы). Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Линейные полномочия выражают существующую в организации систему властных отношений между руководством и подчиненными. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации, называемую цепью команд, или скалярной цепью (рис. 18).

Рис. 18. Скалярная цепь

 

Административный персонал призван выполнять обеспечивающие и вспомогательные функции в производственном процессе. Административный, или штабной, аппарат может быть трех видов:

1. Консультативный аппарат формируется на временной или постоянной основе из специалистов, консультирующих по проблемам, требующим специальной подготовки (правовым проблемам, новейшей или специальной технологиям, вопросам обучения и повышения квалификации).

2. Обслуживающий аппарат выполняет обслуживающие функции (маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение).

3. Личный аппарат формируется из секретарей и помощников руководителя.

Штабные полномочия – это право специалистов штабного аппарата советовать или помогать линейным руководителям в принятии решений. Виды штабных полномочий определяются типом штабного аппарата и силой его властных полномочий и влияния в организации (рис.19).

 

 

 

Рис. 19. Виды штабных полномочий

 

Рекомендательные полномочия штабного аппарата являются наиболее ограниченными и сводятся к консультированию линейного руководства. Введение процедуры обязательного согласования обеспечивает расширение рекомендательных полномочий и обязывает линейное руководство согласовывать определенный круг вопросов со штабным аппаратом.

Параллельные полномочия включают право отклонять определенные решения линейного руководства и представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий.

Функциональные полномочия означают предоставление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.

Властные линейные полномочия руководителей штабного аппарата распространяются в пределах штабного подразделения и распорядительство осуществляется по своей скалярной цепи внутри этого подразделения.

Важное условие рациональной организации деятельности - делегирование полномочий подчиненным, которые будут принимать решения в порученных им областях. Делегирование полномочий – передача задач и полномочий нижестоящему лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Это средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей организации. Если существенная задача не делегирована другому подчиненному, то руководитель должен выполнять ее сам, а это фактически невозможно. Мэри Паркер Фоллетт, одна из классиков менеджмента, заметила, что сущность управления заключается в умении «добиваться выполнения работ другими».

Приведем следующий пример. В некоторых организациях сотрудники по всем вопросам обращаются к начальнику, и только он принимает решения. При этом начальник демонстрирует свою власть и получает удовлетворение от чувства собственной незаменимости, а подчиненные перекладывают часть своей работы и всю ответственность на плечи начальника. Однако эффективность такой организации труда невелика. Начальник задыхается среди мелочей и не может найти время для той работы (например, по выбору стратегических приоритетов фирмы), которую может выполнить только он, а сотрудники бездельничают, ожидая визита к начальству.

Более рациональна система делегирования полномочий, при которой процесс принятия решений распределен по всей иерархической структуре управления. Крупные задачи, стоящие перед организацией, разбиваются на более мелкие, за решение которых отвечают те или иные подразделения и отдельные сотрудники. При этом каждый из них:

- "знает свой маневр", т.е. четко знает, за выполнение какой работы отвечает;

- знает, какими ресурсами может распоряжаться самостоятельно, а в каких случаях имеет право обращаться за помощью к руководству;

- знает, что результат его работы оценивается по тому, как он делает свое дело, и имеет представление о величине и способе вознаграждения за труд.

Таким образом, происходит "распределение полномочий" между менеджерами различных уровней. Важно, что работа каждого оценивается самим выполняемым, в частности, не зависит от личных взаимоотношений с начальством.

Цели и преимущества делегирования:

· разгрузка вышестоящих руководителей, освобождение их от текучки, создание наилучших условий для решения стратегических задач;

· повышение дееспособности, активизация заинтересованности и вовлеченности нижестоящих звеньев в управленческий процесс.

Недостатки делегирования:

· организация делегирования требует определенной затраты времени и усилий менеджера;

· имеется определенный риск;

· в организации может просто не быть людей с достаточными ресурсом времени и компетенцией.

Процесс делегирования включает в себя следующие этапы:

· поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;

· предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;

· установление ответственности за выполнение задач;

· обзор и оценка результатов делегирования.

Для успешного делегирования необходимо: планировать делегирование,. обсуждать планируемое делегирование с соответствующими сотрудниками, обязательно давать тем, кому делегированы полномочия, закончить эффективно выполняемую работу.

Не надо: оставлять людей в состоянии сомнения, включаться, диктовать ход работы, которая уже выполняется в порядке делегирования, делегировать полномочия одним и тем же сотрудникам, применять методы кредитования при делегировании («потом посмотрим»).

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия, но вышестоящий начальник не имеет право передавать подчиненному свою ответственность перед своим руководителем.

Принципы рационального делегирования и определения ответственности:

· принцип единоначалия – сотрудник получает задания и отвечает за их выполнение перед одним непосредственным начальником;

· принцип соответствия – поставленные задачи должны соответствовать имеющимся полномочиям;

· принцип достаточности – масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника;

· принцип мотивированности – расширение ответственности должно мотивироваться повышением оплаты и влияния.