Глава 10. Контроль как функция управления

 

Сущность контроля

Виды и процесс контроля

Финансовый контроль

Управление качеством

Сущность управленческого контроля

 

Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают наши планы. Эти нарушения, прежде всего, можно обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного.

Есть два основных подхода к отклонениям. Во-первых, можно стремиться к возврату на плановую траекторию движения. Для этого понадобятся дополнительные ресурсы - материальные, кадровые, финансовые. Во-вторых, можно изменить сам план, заменив намеченные рубежи на другие, реально достижимые в создавшейся обстановке. Возможность такого подхода зависит от того, насколько для фирмы важен план - является ли он "законом" или же только "руководством к действию", задающим желательное направление движения.

На менеджере лежит обязанность контроля за выполнением принятых ранее решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в ходе совещаний и визирования документов. Но этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть регулярные проверки деятельности своих подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. Могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Надо отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В Великобритании считается, что генеральный директор должен побеседовать с каждым сотрудником хотя бы раз в год.

Контроль – одна из важнейших функций управления, охватывающая всю систему и процессы организации. Это процесс обеспечения достижения организацией своих целей путем:

1)  установления стандартов;

2) измерения фактически достигнутых результатов;

3) проведения корректировок в случае отклонения от стандартов.

Контроль позволяет определить, правильно ли выполняются решения руководства, эффективны ли эти решения. Для многих слово контроль и власть ассоциируются с неприятными чувствами и воспринимается как некое ограничение свободы, принуждение, отсутствие самостоятельности, поэтому чаще всего функция контроля понимается неправильно как подчиненными, так и руководителями. Но следует осознать важность контроля для организации, так как только с помощью контроля можно обеспечить достижение организационных целей. Для среды бизнеса характерна высокая степень неопределенности. В процессе выполнения задач возникает множество препятствий, новых обстоятельств и ошибок, которые можно диагностировать только путем осуществления контроля. Необходима система мониторинга отклонений, обратной связи для того, чтобы организация могла вовремя реагировать на изменения и отклонения системы. Без контроля начинается хаос, и объединить звенья системы фактически невозможно.

Контроль выступает как функция обратной связи в процессе управления, информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления. Контроль завершает управленческий цикл и связывает его в единый процесс (рис. 38).

Рис. 38. Управленческий цикл, взаимосвязь функций управления

Виды и процесс контроля

Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности (табл. 30, 31).

Контроль можно классифициро­вать:

• по времени осуществления контроля (предварительный, текущий, заключительный);

• предмету контроля (финансовый административный и т. д.);

• по содержанию контроля (время/объем, стоимость, ресурсы);

• по цели контроля (стратегический, оперативный);

• по форме осуществления (внешний, внутренний);

• по масштабу контроля (полный, выборочный).

Таблица 30

Виды контроля

Время осуществления	Цели контроля	Предмет контроля	Содержание контроля	Масштабы контроля	Форма осуществления
Предварительный	Стратегический	Финансовый	Время/ объем	Полный	Внешний
Текущий	Оперативный	Административный	Стоимость	Выборочный	Внутрен-ний
Заключительный			Ресурсы
			Качество

Таблица 31