Советы при проведении переговоров

Как принять партнеров

Зарубежная фирма заинтересовалась вашим предложением, готова приехать к вам для проведения переговоров. В письмах, телексах и телефаксах согласованы сроки, программа визита, время посещения пред­приятий. Вы должны хорошо к этому визиту подготовиться. Во всем мире знают о русском гостеприимстве, хлебосольстве, и мы действительно, стараемся, не ударить в грязь лицом. Но порой забываем, казалось бы, о «мелочах». Многие ли из нас, к примеру, встречают представителя фирмы в аэропорту, сопровождают его до гостиницы? К сожалению, это случается не часто, а наш «сервис» (поиски такси, общение с администратором гостиницы) пока оставляет желать лучшего. Этими непривычными, дис­комфортными для иностранцев моментами можно навредить и наоборот - позаботившись о встрече, выгодно заявить о себе. Иностранцы, наслышанные о наших трудностях, очень благодарно принимают малейшие знаки внимания к себе.

Заранее позаботьтесь о том, чтобы прибывших на ваше предприятие приветливо встретили у входа, проводили в удобную приемную, предло­жили, снять пальто, расположиться «как дома», выпить чашку чая или кофе. Позаботьтесь, чтобы на столе переговоров заранее стояла минераль­ная вода и безупречно чистые стаканы.

Если вы поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что курить можно, однако прежде чем закурить, спросите разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения. Пере­рыв можно использовать для того, чтобы выйти из сложного положения во время переговоров.

Постарайтесь привести переговорную комнату в надлежащий вид. Во всяком случае, в ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь неблаговидный пейзаж. В любом случае гостям необходимо предложить выбрать себе места.

Если в переговорной комнате есть телефон, позаботьтесь, чтобы сек­ретарь не соединял с данным номером. Иными словами, обстановка дол­жна способствовать спокойной беседе, чтобы партнеры могли говорить без помех и не отвлекались. На входную дверь следует повесить табличку «Не входить, идут переговоры».

За столом переговоров

К моменту прибытия гостей вся группа, участвующая в переговорах с вашей стороны, должна быть в сборе. Плохое впечатление производят хозяева, которые в присутствии гостей продолжают обсуждать свои дела, входят, выходят, пусть даже с извинениями.

Запоминаются первые и последние фразы. После знакомства положите визитки гостей перед собой. Напрягитесь и запомните, кому какая визитка принадлежит. Правильно произносите имена. Если вам трудно прочесть имя партнера, переспросите в самом начале, повторите вслух и больше не путайте.

Для того чтобы беседа протекала непринужденно, необходимо на­чать ее с дружелюбного приветствия и фраз общего характера. Дайте партнеру достаточно времени для того, чтобы обдумать свой ответ, в особенности, если вы выясняете его мнение.

Проводящий переговоры должен задавать доброжелательные и пря­мые вопросы, выслушивать ответы, правильно истолковывать и прове­рять, оценивать и аккуратно записывать всю относящуюся к делу инфор­мацию, а также создавать благоприятный образ своего предприятия.

Избегайте наводящих вопросов (т.е. вопросов, подсказывающих от­вет, который мог бы понравиться спрашивающему). Задавайте вопросы по одному, формулируя их так, чтобы они звучали нейтрально; не при­нимайте чьей-либо стороны; не ставьте под сомнение благонадежность партнера; не морализуйте по поводу его политических, религиозных взглядов или поведения.

Будьте внимательны и восприимчивы к тому, что и как говорится. Было бы иллюзией полагать, что в процессе переговоров можно перехит­рить собеседника только с помощью разных уловок и трюков и заставить его пойти на чрезмерные уступки. На любых переговорах не обойтись без терпеливой и целенаправленной аргументации.

Вообще не следует: использовать временной фактор для давления на собеседника, на­пример, заставлять его перед началом переговоров долго ждать; «давить» на собеседника сроками - ставить перед ним заведомо нере­альные сроки для реализации соглашений; добиваться для себя преимуществ путем имитации "непонимания", бесконечного требования доказательств, одурачивания и т.д. Следует помнить, что партнер по переговорам, как и вы, хорошо подготовился и может логично аргументировать свои высказывания, не поддаваясь на всевозможные уловки.

Примите за аксиому точный анализ соотношения собственных инте­ресов и интересов партнера, что особенно важно при определении цели переговоров, путей и средств ее достижения. Поэтому не приступайте к переговорам без тщательно продуманного поэтапного плана.

На переговорах могут возникнуть временная напряженность, разлад, помехи и трудности. Не надо терять самообладания, если все протекает не так, как хотелось бы. Ищите новые пути. Если вам не удается добиться запланированного результата на переговорах, осторожно выражайте свои эмоции. Спасая главное, в мелочах можно и уступить. Только не доволь­ствуйтесь частичным успехом, пользуйтесь эффективными аргументами, воздержитесь от заверений и пустых обещаний.

Начинайте переговоры с наиболее важных аспектов, пытаясь посте­пенно достичь согласия по принципиальным вопросам. После этого сле­дует переходить к обсуждению вопросов, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени. И только тогда целесо­образно остановиться на ключевых проблемах повестки переговоров, тре­бующих подробного обсуждения.