The search for practical solutions to create chat-bots for personnel management

Abstract: this article describes practical solutions for creating chat-bots in personnel management for companies based on their own analysis and experience gained while creating a chat-bot for the Human Resources Department. The main functions and capabilities of chat-bots are identified, advantages and disadvantages are identified for each solution.

Keywords: chat-bots, personnel management, ways to create chat-bots, automation of personnel management processes, practical solutions.

 

В настоящий момент автоматизация задач управления персоналом прочно вошла в жизнь крупных и средних организаций различного профиля. Особенно пользуются спросом несложные и доступные решения, имеющие оптимальное соотношение цена–качество. Одним из таких решений является чат-бот - это виртуальный собеседник, представляющий собой автоматизированную интеллектуальную систему общения с пользователями через любые текстовые каналы. [1]

Создание чат-бота в первую очередь начинается с определения целей разработки, которые не только грамотно сформулированы, но и «количественно» определены. Это означает, что цели должны затрагивать интересы как HR-отдела, так и бизнеса в целом. Например, если автоматизируется процесс адаптации с помощью чат-бота, то определяется, во сколько раз ускорится адаптация нового сотрудника и на сколько сократятся трудовые затраты наставника/HR-менеджера. После чего подсчитывается выгода, которая будет получена после внедрения бота, и на ее основе выводится возможный бюджет и имеющиеся ресурсы для создания технологии.

Стоит отметить, что на начальном этапе разработки чат-бота определяется платформа, на которой он будет расположен. Исходя из определения чат-ботов, следует, что такой виртуальный инструмент может функционировать через любые текстовые каналы, образуется широкий круг платформ, включающий мессенджеры, социальные сети, WEB-сайты, мобильные приложения и голосовые помощники. Выбор должен основополагаться на мнении и пожеланиях сотрудников, которые анализируются путем проведения опроса, так как это прямо влияет на вовлеченность персонала при использовании чат-бота.

Существует несколько вариантов разработки чат-бота в компании:

- Собственная разработка компании;

- Приобретение готового решения;

- Использование конструкторов.

Собственная разработка компании подразумевает «написание» чат-бота «с нуля», привлекая IT-специалистов, что в дальнейшем будет является собственностью компании. Это позволяет решить вопрос о защищенности данных компании. Также такая разработка может располагаться на WEB-сайтах или мобильных приложениях, что позволяет ей обладать безграничными возможностями и гибкой системой. В виртуального помощника можно внедрять игры, каталоги для персонала, создавать собственный дизайн интеРФейса. Однако процесс создания более длительный и дорогостоящий относительно других вариантов создания чат-бота.

Приобретение готового решения у IT-компаний, которые специализируются на разработке чат-ботов в сфере управления персоналом, подходит для решения создания чат-бота, решающего узкий круг задач. Однако в данном случае могут не учитываться особенности потребности в разработке, так как готовое решение представляет собой шаблон сценария общения чат-бота с пользователем, который необходимо адаптировать собственной информацией.

Одним из самых экономных вариантов, с помощью которого HR-менеджер может самостоятельно создать и запустить чат-бота без навыков программирования, является использование специальных конструкторов - сервисов, предоставляющих ресурсы и возможность самостоятельной визуальной разработки чат-ботов. С помощью них можно создать чат-бота, выполняющего множество функций. Основными для чат-бота, выполняющего функции управления персоналом, являются:

- наличие инлайн клавиатуры, которая позволяет переходить к последующим блокам информации, сотруднику нет необходимости продумывать свой ответ, бот сам предоставляет несколько вариантов ответа;

- прикрепление различных медиафайлов, документов, ссылок и других данных;

- в целях сохранения защищенности, присутствует возможность установки пароля для перехода к приватным командам определенных категорий пользователей;

- отвечать или выполнять определенные действия на заранее предусмотренные сообщения (например, отправлять сообщение, команду, блокировать пользователя, лишать возможности писать, удалять из чата и прочее);

- сохранение всех ответов пользователей, которые отображаются в сводных таблицах;

- статистика вовлеченности пользователей по различным метрикам и конверсия переходов между сообщениями;

- просмотр диалогов и возможность участия в них со стороны администраторов;

-передача полученной информации соответствующим пользователям (администратору, HR-менеджеру).

В свою очередь HR-менеджер комбинирует необходимые, составляет сценарий и таким образом собирает «как конструктор» чат-бота.

Таким образом, применение чат-бота можно условно разделить на три направления: подача информации, сбор информации и контроль. На основе этого в сфере управления персоналом виртуальный помощник:

-преподносит информацию (например, о вакансии, процессе адаптации) с возможностью прикрепления различных медиа файлов;

-собирает информацию с пользователей путем анкетирования или заполнения формы, выдает статистику использования чат-бота в целях отслеживания вовлеченности персонала;

-контролирует прохождение сотрудником определенного процесса HRM на основе заранее подготовленных сценариев с автопостингом. [2]         

Подытожив выше сказанное, можно сделать вывод, что компании уже активно используют чат-бот как гибкий инструмент автоматизации HR-целей. Так, они основном инвестируют в собственную разработку, так как чат-бот неоднократно доказал свою эффективность и стал «реальнодействующим» инструментом в HR-сфере.

 

Список литературы

1. Гладкая К.В., Тихонов А.И. Автоматизация задач в области управления персоналом // Московский экономический журнал. - 2020. - № 4.

2. База знаний // PuzzleBot URL: https://help.puzzlebot.top/ (дата обращения: 20.01.2021).

 

Дереза В.Д.,

Пояркова Е.И.

Научный руководитель: Максимова Т. П.
РЭУ им. Г. В. Плеханова