Інформаційна база економічного аналізу

Ефективність ІС багато в чому залежить від організації її інформаційної бази (ІБ), яка поділяється на позамашинну і машинну. Інформація в ній відображає стан конкретного об'єкта й зовнішнього середовища і фіксується на носіях системи. Такі засоби реєстрації даних забезпечують зв'язок між інформацією та людиною, інформацією та комп’ютером, людиною та комп’ютером. Для фіксування інформації в комп'ютерних системах використовуються різноманітні види носіїв (магнітні диски, магнітні стрічки, накопичувані на гнучких магнітних дисках, компакт-диски).

Позамашинна ІБ — це частина аналізу, яка складається із сукупності повідомлень, сигналів і документів, виконаних у формі, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

До складу позамашинної ІБ аналізу входять нормативно-довідкові документи, документи із плановою, обліковою та іншою інформацією, необхідною для створення й функціонування всієї системи. Для забезпечення функцій управління використовують також аналітичну вхідну інформацію у вигляді відеограм (відеока­дрів) та машинограм. Частина машинограм далі може використовуватися і як носій вихідної інформації для поповнення чи коригування машинної ІБ (особливо тоді, коли первинні документи друкуються і частково заповнюються за допомогою комп’ютера).

Організація позамашинної ІБ об'єкта передбачає вивчення та аналіз інформаційних потоків, складу документації, особливостей створюваної технології автоматизованої обробки інформації.

Позамашинна інформаційна база має забезпечити належну ефективність реєстрації та передавання інформації; одноразовість і незалежність від використовуваних інформаційних задач та спеціалістів із введення даних; достовірність і точність даних; своєчасність і повноту надходження даних для обробки; можливість усунення надміру інформації на носії.

Основним (навіть за умов значного поширення магнітних носіїв інформації та використання електронної пошти) носієм позамашинної інформаційної бази економічної інформації є первинний документ. Це пояснюється насамперед тим, що в паперових документах легко проставити відповідні підписи, вони мають юридичну силу та тривалий час можуть зберігатися без небезпеки втратити зафіксовану в них інформацію. Але вони мають невелику інформаційну місткість, потребують значних витрат дефіцитного паперу, непристосовані для автоматизованого введення інформації в ПК, є незручними для пошуку та групування інформації.

Оптимізація позамашинної інформаційної бази полягає не лише в удосконаленні носіїв інформації, а й у раціоналізації документообігу, тобто у зменшенні кількості документів, скороченні часу на їх оформлення, передавання й пошук, в усуненні проміжних документів і дублювання, формуванні їх в електронній формі на машинних носіях, у розробці ефективної схеми документообігу. До основних форм документообігу відносять.

1. За технікою виконання: ручну, електронну, змішану.

2. За централізацією документообігу: централізовану, частково централізовану й децентралізовану.

Масиви машинної ІБ можуть бути локальними, сформованими переважно для розв'язування окремої задачі, та інтегрованими у вигляді бази даних (БД). Інтегровані масиви дають змогу позбутися характерного для локальних масивів дублювання і можливої неузгодженості даних, значно полегшують внесення змін у дані, забезпечують колективне користування незалежними програм­ними продуктами, сприяють суттєвому зниженню витрат на супровід інформаційної бази.

Розрізняють нормативно-довідкові, оперативні та інші види масивів машинної інформаційної бази. Нормативно-довідкові масиви містять відносно стабільні протягом тривалого часу дані, якими користуються для розв'язування задач на ПК (найменування різних об'єктів, норми виробітку, ціни на матеріали).

Оперативні масиви включають регулярно змінювані дані, що надходять у процесі господарювання (надходження основних засобів, щомісячне нарахування заробітної плати тощо). До інших масивів можна віднести тимчасові масиви, що формуються в процесі розв'язання задач, масиви з результатними даними для наступного друкування.

Носіїв машинної інформаційної бази можна поділити на такі класи: магнітні, лазерні, комбіновані.

Одним із головних компонентів інформаційного забезпечення є автоматизовані банки даних (АБД). Вони виконують такі функції: введення, накопичення, зберігання, поновлення, інтегрована обробка й видавання інформації в будь-якій комбінації для розв'язування регламентних задач та інформаційно-довідкового обслуговування користувачів. Особливістю АБД є підвищення ефективності функціонування інформаційних технологій за рахунок раціональної організації та використання даних у процесі їх обробки.

Основними вимогами до АБД є: багаторазове використання даних за одноразового їх введення до системи; мінімальне дублювання; можливість розширення й поновлення; швидкий доступ до даних і їх захист, інтеграція даних для використання на різних рівнях управління. До складу АБД входять бази даних (БД) і системи управління базами даних (СУБД).

Залежно від технологічних режимів використання даних розрізняють фонд і архів даних. БД використовується багатьма споживачами (користувачами) і забезпечує незалежність даних від прикладних програм. Під час роботи з БД формується інформація про джерела інформації, формати та взаємозв'язок даних, відомості про частоту виникнення й характер використання даних. Ця інформація створює базу даних про самі дані і називається словником даних.

Користувачами БД можуть бути окремі фізичні особи чи прикладні програми. Інструментом, який забезпечує систему зв'язку (інтерфейс) користувачів і прикладних програм з цими даними, є СУБД — основа програмних засобів АБД. До її основних функцій відносять організацію масивів у пам'яті ПК і на машинних ' накопичувачах; установлення зв'язку між базами даних; відновлення (коригування) БД, логічний захист даних; захист секретності даних тощо.

Формування баз даних для аналітичних розрахунків — це дуже складний процес. Раціональне групування та обробку первинної інформації на великих підприємствах, як правило, покладають на професіонала-програміста. Користувач визначає, яка конкретна інформація і з якої БД має бути використана, як її згрупувати; яку результатну інформацію, в якому вигляді і за яким алгоритмом треба одержати.

Збирання, реєстрація зовнішньої інформації та формування бази даних відбуваються за такими напрямками:

збирання даних у вигляді паперових документів і формування їх в електронній формі;

збирання даних (текстових або структурованих) на машинних носіях, які розповсюджуються спеціальними інформаційними службами. Вони перезаписуються в базу даних підприємства і підтримуються в актуальному стані;

використання комп’ютерних мереж, баз і банків даних спеціального призначення (СВІТ, RELCOM Ukraine, Internet) для автоматизованого формування в базі даних підприємства зовнішньої статистичної та комерційної інформації, результатів аналітичних досліджень.

Сформована на різних рівнях внутрішня інформація може накопичуватися в центральній (інтегрованій) базі даних на файл-сервері або зберігатися в базах даних відповідних АРМ спеціалістів (розподілені БД). Дані використовуються багатьма спеціалістами для виконання функцій управління. Вони дають змогу всебічно проаналізувати виробничу, постачальницько-збутову та фінансову діяльність.

Локальні обчислювальні мережі АРМ спеціалістів можуть формувати внутрішню інформацію на 3-х рівнях:

1-й рівень — формуються фактичні дані про хід виробництва (АРМ у цехах і дільницях), про наявність і рух товарів, матеріально-технічних ресурсів на складах (АРМ комірника);

2-й рівень — формування даних з планування та аналізу виробничих процесів (АРМ виробничого відділу); з планування асортименту товарів (АРМ у плановому відділі); формування даних про забезпечення матеріально-технічними ресурсами (АРМ у відділі матеріально-технічного постачання); про конструкторсько-технологічні параметри та характеристики товарів (АРМ відділу головного механіка, головного енергетика); а також збирання й агрегування інформації на АРМ бухгалтерів (облік продажу товарів і розрахунки за них, облік витрат на виробництво і собівартість товарів);

3-й рівень — АРМ директора та інших керівників. Формується директивна інформація, яка відображає поточні й перспективні плани розвитку підприємства.

Локальна база даних спеціалістів аналітичної служби, крім різнобічної інформації, призначеної для розв’язування аналітичних задач, може включати й іншу інформацію. Перелік і зміст файлів БД визначається варіантами організації БД, кількістю АРМ спеціалістів на підприємстві, змістом і методами розв’язування задач, особливостями виробництва.

Локальна база даних може включати: бази даних, бази моделей, СУБД і системи управління базами моделей (СУБМ) з використанням СППР; бази знань і програмні засоби експертних систем; інформаційні сховища, тобто інтегровані, предметно орієнтовані бази даних, які тривалий час зберігаються (ІПС).

Ще донедавна більшість вітчизняних підприємств процес удосконалення управління виробництвом здійснювала незалежно від автоматизованих систем. Автоматизувались функції тільки окремих структурних підрозділів. Тепер основна увага приділяється створенню наскрізних комп’ютерних систем, які забезпечують комплексність та інтегрованість функцій управління, орієнтуються на оперативне формування варіантів рішень для керівництва.

Проте функціональний підхід до побудови ІС часто призводив до того, що необхідна інформація в комп’ютерних системах була, але проаналізувати її керівництво підприємства не могло, оскільки основні користувачі такої інформації — це спеціалісти підприємства та керівники середньої ланки. До вищого рівня керівництва надходила інформація у вигляді громіздких зведень, складних таблиць, непридатних для оперативного аналізу та прийняття рішень. Бухгалтерська інформація лише констатувала факти щодо роботи підприємства за минулий період (із запізненням майже на місяць) і не давала докладних оперативних даних, які необхідні для цілей поточного й стратегічного управління.

Зрозуміло, що нині головну увагу треба спрямувати на розвиток інформаційних систем на підприємстві і створення в майбутньому корпоративних інформаційних мереж (Intranet), які об’єднають усі наявні комп’ютери підприємства, різноманітне програмне забезпечення і бази даних в єдину систему. Ця система уможливить швидке знаходження необхідної інформації, де б вона в даний момент не зберігалася. В основу її функціонування покладено Web-технологію. Intranet — це своєрідна індивідуальна система Internet, яка використовує інфраструктуру і стандарти Internet World Wide Web, але є захищеною від несанкціонованого доступу із відкритої мережі Internet.

Нові технології потребують нових організаційних структур. Потрібна гармонізація комп’ютерних технологій і технологій організації бізнесу. Корпоративні інформаційні системи (КІС) для великого підприємства є могутнім сучасним інструментом, що дає змогу розв’язувати такі складні завдання, як управління собівартістю продукції, створення інтегрованої системи наскрізного моделювання — проектування виробництва, інформаційне забезпечення всіх рівнів управління.

Функціонування КІС дає змогу аналітичним працівникам: оперативно та в повному обсязі використовувати інформацію про хід виробничого процесу, про матеріальні, фінансові, енергетичні потоки й витрати, про запаси сировини й матеріалів; користуватися в режимі реального часу всією накопиченою інформацією в єдиному інформаційному просторі підприємства.

У світовій практиці процес створення таких систем поділяють відповідно до двох напрямків використання інформаційних технологій у діяльності підприємства: 1) пристосування комп’ютерних інтегрованих функціонально-інформаційно-вартісних моделей діяльності підприємства для аналізу існуючих технологій реалізації бізнес-процесів; 2) проектування інформаційної корпоративної системи з докорінною реорганізацією існуючих бізнес-процесів.

Комп’ютерне моделювання уможливлює: формування інформації для більш глибокого аналізу, чітке розуміння процесів, які відбуваються в структурних підрозділах, і відмову від інтуїтивних методів, результати яких буває важко передбачити; виявлення занадто дорогих функцій, які не виправдовують витрачених засобів; проведення оперативного аналізу діяльності структурних підрозділів; оцінку інформаційних потоків, документообігу й ефективності застосування комп’ютерної техніки; вивчення найприбутковіших функцій, які забезпечують стратегічні переваги.

На практиці застосовують два підходи до розробки єдиної інформаційної корпоративної системи великого підприємства: купівля і запровадження готової інформаційної системи, розробленої відповідною відомою фірмою; проектування та впровадження єдиної наскрізної інтегрованої системи власними силами.

Розробки зарубіжних спеціалізованих фірм відповідають сучасним вимогам, але їхня вартість для великих підприємств часто становить десятки мільйонів доларів. Крім того, вони потребують тривалого часу впровадження (від 3 до 5 років) та жорсткої перебудови планів під вимоги системи. Власні розробки корпоративних інформаційних систем є значно дешевшими, але передбачають обов’язкову наявність висококваліфікованих фахівців.

Основне завдання КІС — мінімізація зв’язків і дублюючих функцій, раціоналізація інформаційних потоків і доступу до необхідної інформації, зосередженої в базах даних, з будь-якого робочого місця, обладнаного персональним комп’ютером, забезпечення достовірності даних за інформаційного обміну не тільки всередині підприємства, а й за умови виходу на зовнішніх бізнес-партнерів; забезпечення високого рівня надійності інформації під час роботи в режимі 365?24.

У КІС використовується новий підхід до побудови обчислювальних мереж: мережі повинні легко пристосовуватися до неминучих за умов ринку змін структури управління. КІС — це не механічне об’єднання ЛОМ, а цілковито нове утвореня, яке виконане із застосуванням високонадійної кабельної системи та який має здатність до розвитку і забезпечує високошвидкісні канали доступу до серверів. Нагадаємо, що локальна мережа охоплює незначну кількість комп’ютерів у межах одного підрозділу. Інформаційні зв’язки між підрозділами реалізуються здебільшого простим перенесенням комп’ютерних носіївнформації.

У межах КІС передбачається повсюдний перехід до уніфікованих програмних засобів, які уможливлюють спілкування окремих блоків однією мовою і мають широкі можливості для захисту інформації від руйнування, втрат та перекручень. Для забезпечення прискореного збирання інформації всі підрозділи охоплюються електронною поштою з наступним обладнанням високошвидкісними лініями зв’язку і створенням центру адміністрування мереж.

КІС передбачає комп’ютеризацію процесу технологічної підготовки виробництва, за рахунок чого скорочуються цикли проектування та створюється електронна колективна база даних складу виробів, подетальних матеріальних нормативів і маршрутів тощо. Конструктори мають можливість із бази даних вибирати часто вживану інформацію і легко застосовувати в тому чи іншому замовленні, що скорочує цикл підготовки документів.

У зарубіжних компаніях співробітники створюють Web-сторінки, а потім діляться деталями своїх проектів із колегами з інших відділів. Наявність Web-сторінки на внутрішньому Web-сервері в спеціаліста компанії дає змогу його відділу проводити оперативні наради в режимі on-line, тобто безпосередньо з викоританням комп’ютера.

Комп’ютерна система забезпечує скорочення витрат виробництва за рахунок автоматизації нормування, обліку, контролю й регулювання витрат матеріальних і трудових ресурсів підвищення культури праці, прискорення проходження замовлень, скорочення терміну видачі документації у виробництво.

Найважливішим компонентом КІС є забезпечення реального доступу до світових комп’ютерних систем через Internet, використання практично необмежених ресурсів і можливостей останнього для поліпшення діяльності великого підприємства та як каналу зв’язку для передавання ділових повідомлень партнерам.

У світовій практиці використовується технологія електронного обміну діловою інформацією за стандартом ООН — ЕДІФАКТ, що регламентує засадні принципи обміну діловими даними між різноманітними учасниками господарських зв’язків у сфері комерційної діяльності (виробничими підприємствами, торговельно-посередницькими організаціями, банками, страховими компаніями і т. д.). Найбільшими центрами поширення технології ЕДІФАКТ в Європі є СІТПРО в Англії, ЕДІФРАНС у Франції, ДЕНІШПРО в Данії.

Мова ЕДІФАКТ дає можливість за допомогою елементів стандартних інформаційних повідомлень складати опис та формувати електронну версію будь-якого вживаного в комерційній практиці документа; передавати його в закодованому вигляді телекомунікаційними мережами із забезпеченням конфіденційності комерційної інформації. Сформований, наприклад, російською мовою документ, легко транслюється російським одержувачам, а також легко перекладається всіма європейськими мовами для зарубіжних партнерів. На місці призначення за допомогою спеціальних програмних засобів ЕДІФАКТ-повідомлення розгортаються у звичайну форму стандартного паперового документа. Запам’ятовуючі пристрої мережі (сервери) обов’язково фіксують факт передавання таких документів, гарантуючи відповідальність кожного партнера за свої послання.

Internet використовується для одержання електронних версій журналів, науково-технічної інформації, нових версій програмного забезпечення, проведення телеконференцій. Глобальна мережа сприяє поширенню нових технологій у виробництві та інформатизації, дає можливість розміщення реклами своєї продукції, можливість пошуку нових замовників.

У рекламних цілях великі підприємства розробляють відповідні Web-сторінки; через Internet досліджують конкурентів і аналізують ринок збуту. Internet формує новий рівень корпоративного мислення завдяки системному аналізу інформації про недоліки й переваги споживачів і конкурентів, більш реальної оцінки попиту на виготовлену продукцію.

 

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Складові технології обробки інформації.

2. Структура інформаційної бази економічного аналізу.

3. Використаня АСОЕІ для аналізу роботи підприємства.

 

ТЕСТИ ДЛЯ ПЕРЕВІРКИ ЗНАНЬ

1. Досить трудомісткий процес, що пов’язаний з великим обсягом різних розрахунків і потребує використання сучасної комп’ютерної ехніки – це:

а) математичні розрахунки;

б) аналітичні розрахунки;

в) правильна відповідь а) і б);

г) немає правильної відповіді.

 

2. Формалізація задач економічного аналізу полягає в тому, що:

а) полегшує їх наступну алгоритмізацію і програмування на ЕОМ, чітко показує дійсну необхідність вихідних даних для аналізу;

б) ліквідує дублювання аналітичних даних, полегшує їх групування в блоки для одночасної обробки, формалізована задача аналізу стає безпосереднім об’єктом економіко-математичного моделювання

в) немає правильної відповіді;

г) відповіді а) і б) вірні.

3. Перелічіть можливості ЕОМ:

а) висока продуктивність, гнучкість і автономність використання;

б) надійність, наявність розвинутого програмного забезпечення;

в) простота обслуговування і експлуатації, діалоговий режим роботи;

г) всі відповіді вірні.

 

4. Для організації аналізу в умовах АРМ не характерно:

а) зберігання цілісності аналізу за умови централізованої обробки інформації;

б) зберігання єдності цілей та задач аналізу з точки зору його системних властивостей;

в) об’єднання процесу обробки інформації з процесом прийняття рішень;

г) об’єктивність та достовірність аналізу.

 

 

РОЗДІЛ 15.

Автоматизовані систеи планування та аналізу (АСПА) маркетингової діяльності