Основи застосування системи «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг» для роботи менеджера

Мета роботи: Засвоїти прийоми і методику підготовки системи «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг» до роботи

ЗАВДАННЯ

1. Навчитись організовувати роботе середовище системи «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг».

2. Навчитись формувати базу даних.

3. Навчитись використовувати довідкову систему.

4. Навчитись заповнювати словники.

Вказівки до виконання

Теоретичні відомості

Насамперед система «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг» орієнтована на компанії, які займаються продажем товарів і наданням різного роду послуг, а також фірмам, що займаються сервісним обслуговуванням клієнтів. Система дозволяє вести облік робочого часу співробітників з можливістю формувати графіки роботи по датах.

Інформаційна система керівника системи «ПАРУС» (рис. 2.1) будується з використаннями методика збалансованих показників ефективності, яка оперує наступними напрямками діяльності підприємства:

1. Управління фінансами

2. Маркетинг.

3. Управління внутрішніми бізнес-процесами (виробничим, логістичним тощо).

4. Розвиток та ріст (інвестування, персонал).

Рис. 2.1. Інформаційна система керівника системи «ПАРУС»

Хід виконання роботи

Інсталяція системи проводиться з компакт-диска. Для інсталяції програми запустіть на виконання файл Setup.exe. (Wadmin.exe -запуск модуля програми «ПАРУС-Администратор». Wvned.exe - запуск модуля програми «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг»)

Сформуємо базу даних (БД).

1. Створіть попередньо на диску пусту папку, назвіть її на Ваш розсуд, наприклад BAZA. В ній буде розміщена база даних.

1.2. Запустіть модуль «ПАРУС-Администратор».

Модуль «ПАРУС-Администратор» можна запустити з ярлика, створеного під час інсталяції на робочому столі або обравши пункт головного меню Windows Программы ® Парус-Предприятие 7.40 ® ПАРУС-Администратор, або запустивши файл (Wadmin.exe).

1.3. Створіть нову БД. Після інсталяції система не має бази даних.

· У вікні реєстрації, що з'явиться у полі База данных вкажіть довільну назву Вашої бази даних, у полі Путь к БД вкажіть шлях до папки, в якій буде створена БД (BAZA), назвіть файл бази Wvned. Введіть ім'я SUPERVISOR і пароль admin, це буде ім'я і пароль адміністратора БД. (У процесі подальшої роботи у Системі необхідно буде змінити ці дані з метою безпеки.) Натисніть
кнопку OK ( рис.2.2).

Рис. 2.2. Вікно реєстрації в системі

· Система запитає: В указанном каталоге база данных отсутствует. Создать? Оберіть ДА.

· Система запитає: Хотите использовать хозрасчетную комплектацию? Оберіть ДА.

· Система запитає: В указанном каталоге отсутствует файл конфигурации. Вы хотите создать его с помощью установочной дискеты? Оберіть НЕТ.

Буде виконана генерация БД.

Якщо версія демонстраційна, як у нашому випадку, потрібно у вікні Создание базы данных, поставити прапорець у поле Демонстрационная конфигурация, у розділі Комплектація поставити перемикач напроти поля Хозрасчет. Натиснути кнопку Начать.

2. Розглянемо довідкову систему.

2.1. Запустіть модуль «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг».

Модуль «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг» можна запустити з ярлика, створеного під час інсталяції на робочому столі або обравши пункт головного меню Windows Программы ® Парус-Предприятие 7.40 ® ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг, або запустивши файл (Wvned.exe). У вікні, що з'явиться, вкажіть шлях до створеної Вами БД, введіть ім'я і пароль та натисніть кнопку ОК.

2.2. Ознайомтесь із загальним призначенням основних пунктів меню головного вікна системи "ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг".

· Оберіть розділ ?. Вызов справки. У вікні, що з'явиться, у вкладці Содержание оберіть Обзор системы і натисніть кнопку Показать. У вікні, яке з'явиться, прочитайте інструкції, викличте показ головного вікна системи. Поетапно, викликавши за допомогою миші роз’яснення до розділів системи ознайомтесь з призначенням всіх основних пунктів меню і піктограм головного вікна системи Парус-Менеджмент и Маркетинг.

2.3. Знайдіть довідкову інформацію до розділу «Маркетинговые акции» (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Довідкова інформація до розділу «Маркетинговые акции»

·
Оберіть розділ ?. Вызов справки. У вікні, що з'явиться, у вкладці Поиск у полі №1 Введіть слово " Маркетинг". У процесі набору літер, у полях №2 и №3 будуть з'являтись потрібні слова і розділи, які система буде підбирати. Оберіть потрібне зі списку і натисніть клавішу Показать (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Довідка до розділу «Маркетинг»

· На екрані з'явиться довідка з обраного розділу.

Цей спосіб пошуку довідки дозволяє здійснювати більш детальний пошук.

У вікні Параметры Ви можете задати параметри, по яким система буде здійснювати пошук.

Поняття «Словарь» в системі використовується умовно. Під «Словарем» розуміємо довільне сховище інформації, в якому зберігаються допоміжні відомості.

Допомога з поточного розділу системи викликається натисканням клавіші F1.

Умовні позначення: БД - база даних. Контекстне меню - меню, що викликається натисканням правої кнопки миші. ОВ -одиниця вимірювання. ТМЦ - товарно-матеріальні цінності.

§ Працюючи з таблицями можна змінювати їх зовнішній вид, наприклад, міняти місцями поля. Натисніть лівою кнопкою миші по назві поля (курсор буде мати вид) і не відпускаючи, перетягніть у горизонтальному напрямку у потрібне місце.

§ Ви можете відсортувати записи за зростанням або спаданням.

§ Ви можете регулювати ширину полів. Встановіть курсор у рядку назв полів на межах, курсор прийме вигляд, і не відпускаючи лівої кнопки миші збільшить або зменшить ширину поля.

Поля у робочих формах Системи, які виділені жовтим кольором - обов'язкові для заповнення.

3. Заповнення словників.

3.1. Заповнення словника «Наименование и курсы валют».

Словник "Наименования и курсы валют" служить для реєстрації валют, які використовуються в облікових операціях, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют по відношенню до базової валюти (наприклад, до гривни). Система дозволяє вести облік як фінансових, так і матеріальних засобів у різних валютах. Число валют, які використовуються у розрахунках одночасно, необмежено.

Система зберігає не тільки курси на поточну дату, але і всі попередні.

Одна з зареєстрованих у словнику валют є "базовою валютою", тобто є валюта, у якій, в основному, ведеться облік. Курси всіх валют вказуються по відношенню до базової валюти. Курс базової валюти дорівнює 1, і Система не дозволяє його змінити. Відповідно до законодавства, у якості базової валюти у нашій країні встановлена гривна.

3.1.1. Введіть валюти з наступними курсами:

Для долара США (код валюти 840, код ISO - USD):

* на 01.03.14 - 8.20 грн. = 1$;

* на 10.03.14 - 8.25 грн. = 1$;

* на 25.03.14 - 8.30 грн. = 1$.

Для євро (код валюти 978, код ISO - EUR):

* на 01.03.14 – 10.95 грн. = 1EUR;

* на 10.03.14 – 10.14 грн. = 1EUR;

* на 25.03.14 – 10.10 грн. = 1EUR.

· Оберіть пункт меню Словари ® Наименования и курсы валют.

· У верхній панелі Наименование валют натисканням правої кнопки миші викличте контекстне меню, оберіть команду Добавить. Заповніть поля форми. Встановіть курсор на рядок зі створеними найменуваннями валюти.

· У нижній панелі История изменения курса … відображується історія курсу тієї валюти, на якій встановлений курсор у панелі Наименование валют.

·
Для введення курсу валюти у контекстному меню панелі История изменения курса … оберіть Добавить і у відкритій формі введіть данні згідно завдання (рис. 2.5). Натисніть кнопку Записать.

Рис. 2.5. Введення курсу валюти

3.2. Заповнення словника «Единицы измерения».

Інформація, яка зберігається у словнику "Единицы измерения" призначена для зберігання переліку одиниць вимірювання і видів упаковок товарів та послуг, які використовуються у Системі.

3.2.1. Заведіть одиниці вимірювання у розділі “Ед. Изм. товаров”:

· Базову ОВ “Штука” (похідні: упаковка на 1000 шт., упаковка на 5000 шт., упаковка на 10 шт.).

· Базову ОВ “Килограмм” (похідні: ящик на 20 кг, ящик на 10 кг, пачка 0,5 кг).

·
Відкрийте розділ Словари → Единицы измерения. Створіть в панелі каталогів розділ Единицы измерения товаров: у панелі каталогу оберіть розділ, для якого потрібно створити підрозділ (підкаталог) та оберіть з контекстного меню команду Добавить (рис. 2.6). З'явиться новий розділ, який Ви можете перейменувати. Аналогічним способом створюються підрозділи.

Рис. 2.6. Створення підрозділу

· Активізуйте створений розділ клацнувши на ньому два рази мишкою;

· Для введення базової одиниці вимірювання (ОВ) у правій верхній панелі Список единиц измерения, клацнувши правою кнопкою миші, викличте контекстне меню, з якого оберіть команду Добавить. У формі Единицы измерения: Добавление заповніть поля:

· Наименование ОВ – введіть повне найменування базової одиниці вимірювання;

· Мнемокод – введіть скорочену назву базової одиниці вимірювання;

· Натисніть кнопку Записать.

· Для введення похідної ОВ встановіть курсор на базовій одиниці вимірювання, для якої необхідно створити похідні одиниці (рис. 2.7). У нижній панелі Производные единицы измерения оберіть з контекстного меню команду Добавить.

У вікні Единицы измерения: Добавление, заповніть такі поля:

·
Наименование – введіть повне найменування базової одиниці вимірювання;

Рис. 2.7. Введення похідної одиниці вимірювання

· Мнемокод – введіть скорочену назву базової одиниці вимірювання (рис. 2.8);

· В полі Производная от… з’явитьсябазова одиниця вимірювання, на якій розташований курсор у верхній частині вікна.

· За – введіть кількість похідних одиниць;

· Базовых единиц – введіть кількість базових одиниць що відповідає кількості похідниходиниць.

Натисніть кнопку Записать .

3.3. Заповнення словника «Номенклатор товаров и услуг».

Словник "Номенклатор товаров и услуг" призначений для зберігання та використання інформації про товари та послуги, які є предметом співробітництва Вашої організації з іншими підприємствами, а також для зберігання історії цін на ці товари / услуги.

Рис. 2.8. Введення базової одиниці вимірювання у поле «Мнемокод»

3.3.1. Заведіть в номенклатурі такі розділи товарів: «Полиграфия», «Сувениры», «Флаги», «Услуги».

· Відкрийте розділ Словари → Номенклатор товаров и услуг. В панелі каталогу створіть потрібні розділи (див. попередні завдання);

3.3.2. Створіть наступні номенклатурні позиції:

· Виготовлення листівок формату А4 (ОВ – упаковка на 1000 шт.); Виготовлення листівок формату А5 (ОВ – упаковка на 5000 шт.); Виготовлення плакатів (ОВ – шт.) в розділі “ Полиграфия ”;

· Ручки кулькові (ОВ – упаковка на 10 шт.), Запальнички (ОВ – шт.), Запальнички (ОВ – шт.) у розділі “ Сувениры ”;

· Прапор 20*40 (ОВ – шт.), Прапор 210*480 (ЕИ –шт.) у розділі “ Прапори ”;

· Роздача листівок (ОВ – блок на 500 шт.), Створення рекламного слогану (ОВ – штука) у розділі «Послуги».

· Розділ Словари → Номенклатор товаров и услуг. Активізуйте подвійним клацанням миші потрібний розділ у дереві каталогу. У правій верхній панелі вікна Список товаров и услуг оберіть з контекстного меню команду Добавить.

· На екрані з'явиться форма Номенклатурная позиция: Добавление (рис. 2.9). Заповніть поля цієї форми.

У вкладці Основные:

· Тип номенклатурной позиции – натисканням клавіші оберіть зі списку тип номенклатурної позиції (товар, послуга, тара, тощо);

· Код ТМЦ – введіть скорочене найменування номенклатурної позиції;

· Наименование – введіть повне найменування номенклатурної позиції;

· Базовая единица измерения обирається з відповідного словника натисканням кнопки , кнопка викликає список останніх десяти понять, які використовувались у цьому полі. Выберите нужную ЕИ.

· Доступна в товарном блоке – прапорець встановлюється для того, щоб номенклатурні одиниці були доступну у товарному блоці. Ця можливість використовується для фільтрації ТМЦ у процесі виписки товарних документів.

Рис. 2.9. Заповнення форми «Номенклатурная позиция»

У вкладці Дополнительные:

· НДС – вкажіть ставку податку на додану вартість;

· Вкажіть, чи включається ПДВ у вартість товару;

· Якщо в ціну товару входять суми акцизу і дорожнього збору, вкажіть це, поставивши у відповідні поля прапорці і вказавши суму;

· У полі Примечание внесіть додаткову інформацію про товар.

По закінченню роботи з формою натисніть клавішу Записать.

У нижній панелі у вкладці История изменения цен з'явиться дата надходження товару (за замовчуванням буде виставлена поточна дата).

3.3.3. Введіть ціни реалізації на наступні номенклатурні позиції:

ü Виготовлення листівок А4 на 15.03.05 ціна реалізації складає 22 коп. (в т.ч. НДС) за одиницю.

ü Запальничка на 15.03.05 ціна реалізації складає 56 грн. (в т.ч. ПДВ) за одиницю.

Розділ Словари → Номенклатор товаров и услуг. Оберіть потрібний розділ в каталозі. При цьому в панелі Список товаров и услуг відобразиться список товарів, який відноситься до цього розділу, клацніть мишкою на наступній позиції номенклатури.

Для введення цін реалізації:

Ціни реалізації вводяться в нижній панелі вікна у вкладці Цены реализации. Відкрийте контекстне меню натисканням правої кнопки миші, з якого оберіть команду Добавить. На екрані з'явиться форма Цена реализации: Добавление (рис. 2.10).

Якщо для номенклатурної одиниці, вказано Тип номенклатурной позиции – Товар (див. завдання 3.3.2), то потрібно заповнити наступні поля я форми:

· Приход номенклатуры товаров – заповнюється натисканням кнопки , відкривається вікно словника Приход номеклатуры товаров, оберітьпотрібну позицію номенклатури (у верхній панелі) і потрібну позицію в історії зміни цін (у нижній панелі).

· Дата – вказується дата реєстрації ціни реалізації;

·
Код валюты -натисканням кнопки відкривається вікно словника Справочник валют, оберітьпотрібну валюту (у верхній панелі) і відповідний курс (у нижній панелі).

Рис. 2.10. Заповнення даних у формі «Цена реализации: Добавление»

Якщо валюта базова (у даному випадку базовою валютою є українська гривна), то у нижній панелі буде відображено курс, який був створений Системою автоматично і дорівнює 1:1.

· Упаковка – вказується вид упаковки, яку Ви встановили для даної номенклатурної позиції;

· Тариф – вказується вид тарифу, який використовується для даної номенклатурної позиції тарифа;

· Отпускная цена - Формула, Сумма в валюте, Сумма – вводиться формула для розрахунку відпускної ціни і вказується ціна в валюті та у національній валюті відповідно. Якщо відпускна ціна фіксована, то заповнюються тільки поля Сумма в валюте и Сумма. У даній формі обирається базова одиниця вимірювання, встановлена для цієї номенклатурної позиції. Натисніть кнопку Записать .

Якщо для номенклатурної одиниці був вказаний Тип номенклатурной позиции – Послуга (див. завдання 3.3.2), то форма Цены реализации: Добавление буде мати такий вид:

Заповніть поля форми:

· Дата – вказується дата реєстрації ціни реалізації;

· Упаковка – вказується вид упаковки, яку Вы встановили для даного товару;

· Тариф – вказується вид тарифу, який використовується для даної номенклатурної позиції;

· Код валюты – при натисканні кнопки відкривається вікно словника Справочник валют, оберітьпотрібну валюту (у верхній панелі) та відповідний курс (у нижній панелі).

Якщо валюта базова (у даному випадку базовою валютою є українська гривна), то у нижній панелі буде відображено курс, який був створений Системою автоматично і дорівнює 1:1.

· Сумма в валюте, Сумма – вказується ціна у валюті та у національній валюті відповідно за базову одиницю виміру, встановлену для цієї номенклатурної позиції. Натисніть кнопку Записать .