Структура адміністративних методів управління

Обґрунтована диференціація адміністративних методів державного управління за рівнями управлінської системи відіграє важливу роль у нау­ці державного управління та сприяє найбільш повному врахуванню орга­нізаційних відносин у соціальній системі. І навпаки, застосування цієї гру­пи методів із порушенням положення щабля управління в ієрархії струк­тури виконавчої влади може призвести до порушення управлінських процесів. Прикладом такої ситуації може бути намагання сконцентрувати на вищих рівнях державного управління в роки переважання командно-адміністративної системи розпорядницьку діяльність з поточного регулю­вання функціонування організацій, установ і підприємств.

Адміністративні методи також класифікують за їх спрямованістю. Зок­рема, виділяють методи, спрямовані на суб'єкт і об'єкт державного управ­ління. При цьому специфіка тієї чи іншої управлінської ланки визначає спе­цифіку організаційного впливу на кожну з них. Діяльність суб'єкта управлін­ня має свої особливості - тут основну роль відіграють регламентуючі акти, згідно з якими діють державні службовці, використовуючи права, повнова­ження та виконуючи певні обов'язки в загальній управлінській системі.

Діяльність працівників, які є об'єктом управлінського впливу, потребує застосування переважно розпорядчих актів у формі соціального, економіч­ного та інших видів впливу.

Підсумовуючи, можна зробити висновок, що запропонований підхід класифікації адміністративних методів виходить із сутності державного управління, особливостей і властивих йому взаємовідносин, а структура цих методів має такий вигляд (див. табл. 4.1).

Особливе значення адміністративні (організаційно-розпорядчі) методи мають у період становлення ринкової економіки, проведення адміністра­тивної реформи в Україні. На цьому етапі слід сформувати нові управлін­ські структури, регламентувати їх діяльність, визначити раціональне спів­відношення між усіма групами методів відповідно до рекомендацій сучас­ної науки та практики державного управління.

Регламентаційні методи

Серед організаційно-розпорядчих методів державного управління основну роль відіграють регламентаційні або організаційно-стабілі­зуючі методи. Вони є класичними організаційними методами, спрямова­ними на встановлення, підтримку та поліпшення організаційних струк­тур, розподіл і закріплення функцій (обов'язків), завдань, прав і відпові­дальності суб'єктів та об'єктів управління. Об'єктами організаційного впливу виступають як суб'єкт, так і об'єкт управління, а також частково зовнішнє середовище. Організаційний вплив на суб'єкт управління поля­гає у зміні його функцій, структури, організації управлінської праці, ви­значенні чи зміні прав, обов'язків тощо. Вплив на суб'єкт управління зу­мовлює відповідний вплив і на об'єкт управління, оскільки ці дві підсистеми перебувають у нерозривному зв'язку Суб'єкт управління здійснює самостійний організаційний вплив на об'єкт шляхом установлення ре­жиму функціонування останнього

Основу організаційно-стабілізуючих методів управління становить ре­гламентування, яке являє собою досить жорсткий тип організаційного впливу, що полягає у розробці та введенні в дію організаційних положень, обов'язкових для виконання протягом часу, визначеного цими положен­нями Методи, що належать до регламентаційних, характеризуються та­кими впливами упорядкування, розподіл, програмування, алгоритмізація тощо Регламентаційні методи складаються з чотирьох основних видів загальноорганізаційного, функціонального, структурного, посадового

Загальноорганізаційне регламентування включає закони, статути*і положення загальноорганізаційного характеру, які встановлюють органі­заційну структуру і порядок функціонування соціальної системи в цілому Наприклад, закон про державну службу, закон про Кабінет Міністрів, закон про місцеві державні адміністрації тощо Сюди можна віднести регламен­ти організації роботи органів виконавчої влади (наприклад, Тимчасовий регламент засідань Кабінету Міністрів України та його Президії)

Функціональне регламентування охоплює положення, які визначають і встановлюють внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ла­нок, їх цілі, завдання, функції, повноваження, відповідальність тощо Напри­клад, положення про лінійні та функціональні підрозділи різних органів ви­конавчої влади (положення про міністерство, державний комітет тощо)

Структурне регламентування включає організаційні форми управлін­ня, які відображають основні елементи і взаємозв'язок внутрішніх струк­тур Його мета досягнення необхідної уніфікації форм управління одно­типних адміністративних структур Прикладом такої регламентації можуть слугувати положення про управління, відділи, служби органів виконавчої влади

Посадове регламентування здійснюється розробкою штатного роз­кладу та посадових інструкцій, що встановлюють перелік посад і основні вимоги їх заміщення, виконання посадових обов'язків

З точки зору науки, сукупність регламентів повинна охоплювати всі рівні соціальної системи - від первинної ланки (посади державного службовця, служб, управлінь органів виконавчої влади) до найвищих щаблів виконав­чої влади іх побудова й функціонування регламентуються \ фіксуються в організаційно-правових документах, які містять правила, норми, положен­ня, що визначають статус органу, його компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності органу в цілому, його структурних підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, від­повідальність та інші аспекти До організаційно-правових документів на­лежать положення про орган, положення про структурні підрозділи, поло­ження про колегіальні органи, регламенти роботи управлінського апарату, штатний розпис, посадові інструкції, правила тощо [182, с 75-76].

Організаційно-правові документи містять положення, що базуються на нормах адміністративного права і є обов'язковими для виконання Вони є правовою основою діяльності органу Ці документи в обов'язковому по­рядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це суб'єктом управління - вищестоящим органом, керівником даного органу чи керівни­ком структурного підрозділу - залежно від виду документа 3 точки зору терміну дії, організаційно-правові документи є безстроковими вони діють включно до їх скасування чи затвердження нових У процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять про­цедуру узгодження (візування) зі всіма заінтересованими підрозділами і особами та юридичною службою

Розглянемо основні види документального оформлення регламентаційних методів

Положення - це правовий акт, що визначає статус органу та його структурних підрозділів, їх завдання і функції, права, відповідальність, порядок діяльності У літературі ці положення інколи називають регламе­нтами Як правило, вони складаються з таких розділів

«Загальна частина» - розкриває засади створення органу, мету його діяльності, місце органу в структурі виконавчої влади, систему керів­ництва роботою та підпорядкованість органу, правові акти, якими керуєть­ся в роботі

«Основні завдання і повноваження» - встановлює основні пробле­ми, які повинен орган вирішувати в процесі своєї діяльності, і визначає основні напрями його діяльності та функції

«Права і обов'язки» - містить перелік прав і обов'язків, які надають­ся органу Право - це юридично узаконена можливість забороняти або вимагати певні дії Права встановлюються в обсязі, необхідному для реа­лізації покладених на орган функцій Обов'язки - це дії, які організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій [182, с 81]

«Організаційна структура» - встановлює структурну побудову орга­ну, розкриває перелік посад, з яких складається його штатний розпис

«Фінанси та майно» - визначає джерела фінансування органу, на­лежне йому майно, необхідне для виконання покладених функцій, юридич­ний та фінансовий статуси

«Реорганізації та ліквідація» - встановлює порядок здійснення ре­організації та ліквідації органу

Положеннями також регулюється діяльність вищих посадових осіб Ці акти, як правило, затверджуються указами Президента України (напри­клад, Положення про Уповноваженого Президента України з питань адмі­ністративної реформи, Примірне положення про державного секретаря міністерства)

Регламентом, за допомогою якого визначаються місце і діяльність державних службовців, є посадові інструкції Назва «посадова інструкція» не зовсім точно відображає зміст цього документа, оскільки разом із обов'язками (своєрідними наказами, що робити) в інструкціях визнача­ються місце працівника, його права, відповідальність, умови праці, зв'язки з іншими працівниками та підрозділами, вимоги до працівника. Тому інколи, особливо в зарубіжній практиці, використовується інша, більш точна назва -«стандарт діяльності», «регламент роботи», «функціональний план».

Посадова інструкція є документом, що визначає підпорядкованість державного службовця, його конкретні завдання та обов'язки, права та відповідальність. Посадові інструкції розробляються, як правило, на поса­ди заступників керівників підрозділів та спеціалістів, що передбачені штат­ним розписом відповідного органу. Організаційно-правовий статус, права, обов'язки та відповідальність керівників підрозділів визначаються у відпо­відних положеннях про ці структурні підрозділи [73, с 81].

Розрізняють типові та індивідуальні посадові інструкції. Типові поса­дові інструкції - це інструкції, розроблені для посад працівників апарату управління з єдиною структурою. Наявність типових посадових інструкцій дає змогу скоротити час, необхідний для складання індивідуальних поса­дових інструкцій.

Індивідуальні посадові інструкції - це інструкції, розроблені відповідно до конкретної посади з урахуванням особливостей органу, підрозділу і конкретного працівника.

Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій має забез­печити раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного підрозділу.

Основою розробки посадових інструкцій служить професійно-квалі­фікаційна характеристика - нормативний документ, який, виходячи з опису посади, виду функцій, встановлює положення посади в структурі органу виконавчої влади, порядок прийняття, проходження і припинення служби на основі правового статусу органу та його основних завдань, відображає правовий статус державного службовця, в тому числі права, повноваження, функціональні обов'язки, відповідальність і гарантії; ви­значає вимоги щодо кваліфікації, компетентності та професіоналізму (освіти, необхідних знань, умінь, навичок), основних аспектів особистої культури [109, с 380]. Професійно-кваліфікаційна характеристика сприяє правильному вирішенню питань перерозподілу праці серед держслужбовців, забезпечує єдність у визначенні посадових обов'язків державних службовців і кваліфікаційних вимог щодо певних категорій і посад, уста­новлює вимоги до змісту професійної діяльності та кваліфікації держслужбовців.

На виконання Закону України «Про державну службу» затверджено Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад дер­жавних службовців, який містить рекомендаційні матеріали, що мають бути використані при розробці посадових інструкцій державних службовців.

Довідник є документом, який встановлює вимогу до змісту професій­ної діяльності та кваліфікації держслужбовців. Кожна кваліфікаційна характеристика складається з таких розділів: «Завдання, обов'язки та повнова­ження», «Має право», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги».

Посадові інструкції як юридичні документи вступають у силу після за­твердження керівником органу виконавчої влади або, за його дорученням, його заступниками. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені міс­це та роль державного службовця в діяльності підрозділу, межі його пов­новажень та відповідальності. Виходячи з цих вимог, посадові інструкції мають відповідну структуру: загальна частина; завдання та обов'язки; права; відповідальність [73, с 81-82].

Загальна частина посадової інструкції визначає: основну мету діяль­ності службовця; порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків; кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж державної служби, інші вимоги); підпорядкованість держслужбовця; наявність підпорядкованих цьому держслужбовцеві; перелік основних актів законодавства, інших матеріалів, якими керується в роботі службовець.

Розділ «Завдання та обов'язки» розкриває зміст діяльності, яку має виконувати державний службовець. Його завдання та обов'язки мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам професійно-ква­ліфікаційної характеристики відповідної посади.

У розділі «Права» визначаються засоби, за допомогою яких службо­вець має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

Розділ «Відповідальність» визначає показники оцінки роботи держ­службовця та межі його персональної відповідальності. Показниками оцін­ки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків, етика поведінки та дотримання обмежень, передбачених зако­нодавством про державну службу.

До посадових інструкцій рекомендується вносити пункт про заміщення посади держслужбовця на час його відсутності у зв'язку з відпусткою, хво­робою та іншими причинами та кого він заміщує з цих же причин.

Практика показує, що положення і посадові інструкції мають певний життєвий цикл: розробка, прийняття (затвердження), дія, «старіння», вдо­сконалення. В установах, де положення та інструкції розглядаються як ефективні організаційні методи, особлива увага приділяється їх періодич­ному уточненню, оновленню. Такий підхід дає можливість своєчасно узго­джувати зміст положень і посадових інструкцій з умовами, завданнями, потребами, забезпечуючи вдосконалення і, відповідно, гнучкість організа­ційно-виконавчої системи.

Посадові інструкції належить переглядати у разі зміни функцій праців­ників або структури відповідного державного органу. Один примірник по­садової інструкції знаходиться у керівника структурного підрозділу, один -у кадровій службі державного органу. Посадова інструкція видається дер­жавному службовцю під розписку [73, с 83].

Регламент - це нормативно-правовий акт, що встановлює єдиний по­рядок роботи керівників органу, державних службовців, колегіального ор­гану.

Текст регламенту складається із розділів, що мають самостійні заголов­ки і розбиті на пункти і підпункти. Регламент колегіального органу визначає статус даного органу; порядок планування роботи; порядок підготовки ма­теріалів для розгляду на засіданнях; внесення матеріалів на розгляд; поря­док розгляду матеріалів і прийняття рішень на засіданнях; ведення прото­колу засідань; оформлення рішень; порядок доведення рішень до виконав­ців; матеріально-технічне забезпечення засідань [182, с. 84].

Регламенти затверджуються керівником органу чи керівником колегіа­льного органу.

У процесі підготовки регламенти проходять стадію обговорення на за­сіданні членами колегіального органу, а також узгодження із заінтересо­ваними підрозділами і юридичною службою.

В управлінській практиці використовується також регламент особис­того прийому. Цей регламент визначає час, сприятливий для прийому; стислий зміст питання; тривалість зустрічі; наявність необхідних докумен­тів тощо.

Практикуються також регламенти-сценарії різноманітних заходів, що проводяться за участю керівників: прийоми делегацій, урочисті прийоми, нагородження, презентації, відкриття заходів, проведення урочистостей тощо. У таких регламентах визначені процедури, ритуали, дії та часові параметри.

Отже, формами вираження регламентаційного впливу є визначення статусу, компетенції, повноважень, структури, штатної чисельності, поса­дового складу, напрямів діяльності, розподіл прав, відповідальності, зав­дань, функцій тощо. Інструментами впливу є правила, норми, положення, професійно-кваліфікаційні характеристики. Документальне оформлення регламентаційний вплив отримує у вигляді статутів, положень, регламен­тів, штатного розпису, посадової інструкції, правил тощо.

Розпорядчі методи

Розпорядчі методи управління включають поточну організаційну ро­боту, яка базується на регламентуванні. їх основою є вирішення конкрет­них ситуацій, пов'язаних із розпорядчою діяльністю та не передбачених регламентами. Основою розпорядчого впливу є порядок управління, роз­роблений у результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спрямований розпорядчий вплив. Він вихо­дить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Акти розпорядчого впливу надходять за посередництвом прямого зв'язку - від вищих ланок управління до нижчих, від керівника до під­леглих.

Для розпорядчого впливу характерним аспектом є нерегулярність його виникнення, оскільки будь-які відхилення встановленого порядку в управлінні можуть виникнути раптово, що унеможливлює їх передбачення чи прогнозування. У злагодженій, чітко організованій управлінській струк­турі такі відхилення зведені до мінімуму, проте через різноманітні зовнішні та внутрішні чинники інколи і там може виникнути потреба в застосуванні розпорядчого впливу.

Розпорядчий вплив має активний та пасивний характер. До першого віднесені накази, постанови, розпорядження, рішення, директиви, резо­люції, вказівки тощо. Документи, що виражають цю діяльність з аналогіч­ною назвою, є засобом здійснення активного розпорядчого впливу. Він може бути за формою усним чи документально оформленим. Кожна з цих форм має свої переваги: усна - більш оперативна, документальна - формалізована і сприяє кращому обліку і контролю виконання розпоря­джень. їх поєднання становить важливу складову діяльності керівника.

Постанова - це нормативно-правовий акт, що приймається вищим колегіальним органом виконавчої влади у письмовій формі, з метою вирі­шення найбільш важливих і принципових завдань і є обов'язковим до ви­конання підпорядкованими об'єктами державного управління. Постанови, є основними нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України і Ради міністрів Автономної Республіки Крим. Постанови приймаються в колегіальному порядку, у даному випадку урядовою колегією, а підпису­ються керівником уряду.

Наказ - це нормативно-правовий акт, що видається керівником органу виконавчої влади (його структурного підрозділу), який діє на засадах єдино­начальності, містить вимогу необхідності вчинення якоїсь дії або утриман­ня від неї певною фізичною або юридичною особою (особами) з метою вирішення основних і оперативних завдань, що стоять перед цим орга­ном, і є обов'язковим до виконання підпорядкованими структурами та під­леглими службовцями.

Накази повинні відповідати таким умовам:

· виходити від начальника як провідника державної волі, а отже, від­повідати чинному законодавству;

· мати характер однозначного, обов'язкового до виконання веління і має видаватися з дотриманням встановленої законом форми. Виконавець може висловити свої зауваження до виконання, але при залишенні наказу в силі він повинен його виконувати під загрозою юридичних санкцій [94, с 95].

Накази залежно від характеру сформульованих у них вимог поділя­ються на три категорії: накази, що стосуються загальних, організаційних питань управління; накази з виробничо-технічних питань; накази з питань особового складу (кадрові).

Найважливішими серед них є нормативні накази, тобто такі, що міс­тять норми права, запроваджують певні правові відносини, наприклад, накази, видані міністерством галузі, накази про введення в дію чи затвер­дження статутів, інструкцій тощо.

Дія наказів з основної діяльності в окремих випадках, відповідно до компетенції посадової особи органу виконавчої влади, може розповсю­джуватися на широке коло організацій і посадових осіб, незалежно від підпорядкування. У випадках необхідності вирішення питань чи проблем, що виходять за межі компетенції якогось одного органу виконавчої влади, в практиці державного управління застосовується видання спільних нака­зів кількох заінтересованих органів (наприклад, міністерств, інших цент­ральних органів виконавчої влади).

Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом, пере­міщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння рангів, винесення стягнень і заохочень працівників.

Розпорядження - це нормативно-правовий акт управління, що вида­ється одноособово керівником органу виконавчої влади у межах наданої йому компетенції, що деталізує конкретні шляхи і способи вирішення пи­тань оперативного характеру, який є обов'язковим до виконання підпо­рядкованими об'єктами державного управління. Як правило, розпоря­дження має обмежений термін дії.

Розпорядження є основними нормативними актами місцевих держав­них адміністрацій. Розпорядження голів обласних, Київської та Севасто­польської міських, районних держадміністрацій, видані в межах їх компетен­ції, є обов'язковими до виконання на відповідних територіях усіма об'єк­тами, на які спрямований управлінський вплив зазначених документів.

В управлінській практиці також широко використовується така форма розпорядчого впливу, як резолюція - конкретна вказівка виконавцеві що­до здійснення тих чи інших дій, передбачених відповідним документом. Резолюцію накладає керівник безпосередньо на документі. В ній чітко за­значаються виконавці, завдання та терміни виконання даного документа.

Накази, розпорядження та інші розпорядчі акти повинні відповідати чинному законодавству, ґрунтуватися на правових нормах та актах вище­стоящих органів виконавчої влади. Слід також в обов'язковому порядку враховувати їх обґрунтованість, з точки зору забезпеченості матеріаль­ними, фінансовими, людськими та часовими ресурсами, необхідними для виконання покладених на виконавців завдань. Використовуючи розпоряд­чі методи державного управління, сучасний керівник повинен чітко і гра­мотно ставити завдання, компетентно аналізувати та ефективно контро­лювати хід їх виконання, проводити інструктивно-роз'яснювальну роботу, налагоджувати та підтримувати виконавчу дисципліну.

Під виконавчою дисципліною розуміють уміле та вчасне виконання управлінських документів, яке забезпечується кваліфікацією, досвідом, творчістю та ініціативою виконавців. Для налагодження високої виконав­чої дисципліни при виданні письмових розпоряджень слід дотримуватися таких вимог:

· чітко вказувати строки виконання завдань та заходів і контролювати їх Дотримання;

· встановлювати персональну відповідальність виконавців за вико­нання завдань та заходів.

Як вже зазначалося, поряд з письмовою формою розпоряджень, у практичній управлінській діяльності широко використовується й усна,- як своєрідний засіб комунікації у відносинах «керівник - підлеглий». При ви­користанні усних розпоряджень також існують специфічні, перевірені прак­тикою рекомендації:

· віддавати усне розпорядження необхідно чіткою, зрозумілою мовою, щоб не ставити виконавця у скрутне становище: або він виконає розпоря­дження так, як зрозумів, або прийде до керівника за уточненням;

· корисно перевірити, чи правильно зрозумів виконавець розпоря­дження;

· перш ніж віддати усне розпорядження, слід переконатися, що воно не суперечитиме раніше відданим;

· усне розпорядження також повинен фіксувати керівник. Формою фік­сації таких розпоряджень може бути діловий блокнот керівника чи спеці­альний журнал [268, с 112].

До пасивного впливу можна віднести інструктування, інформування, рекомендацію, ревізію, контроль, моніторинг тощо. Засобом здійснення цього впливу є відповідне їх документальне оформлення: інструкція, пра­вила, керівництво, акт, рекомендація, методика, пам'ятка тощо.

Процес ознайомлення з умовами праці чи обставинами дорученої справи, з'ясування питань, можливих ускладнень, уникнення можливих помилок, порад щодо виконання певних видів робіт, настанов службовця для здійснення необхідних дій і вироблення певної поведінки називається інструктуванням. Інструкція - це правовий акт, що містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності органу, його структурних підрозділів, поса­дових і службових осіб [182, с 86].

Текст інструкції повинен починатися розділом «Загальні положення», в якому викладаються цілі і причини видання документа, сфера розпо­всюдження, підстави розробки та інші відомості загального характеру. У тексті інструкції використовуються слова «повинен», «належить», «не­обхідно», «не допускається», «забороняється» тощо.

В інструкції зазначається об'єкт або коло питань, на які розповсюджу­ються її вимоги, наприклад, інструкція з документального забезпечення діяльності органу. Інструктування завжди має форму методичної та інфо­рмаційної допомоги, спрямованої на успішне виконання роботи.

Інформація інструктивного характеру міститься також у правилах, ке­рівництвах, методичних рекомендаціях, вказівках, методиках.

Правила - інструктивний документ, який містить вимоги, виконання яких створює необхідну поведінку і певний визначений порядок.

Керівництво - інструктивний документ, який містить правила вико­нання чогось, настанови і норми поведінки в певній сфері роботи.

Методика - інструктивний документ, який визначає мету і завдання, порядок виконання роботи, використовувані методи та очікувані результа­ти. Методиками також називають методичні вказівки і рекомендації.

Розпорядчий вплив за терміном дії може мати довготривалий (страте­гічний), середньотривалий (тактичний) і короткотерміновий (оперативний) характер.

В органах виконавчої влади використовуються такі інструменти опе­ративно-розпорядчого впливу: засідання, оперативні та селекторні нара­ди, колегії. Особливістю розпорядчого впливу є те, що він, на відміну в_ід організаційного, вимагає частішої перевірки виконання та контролю.

Як бачимо, розпорядчий вплив здійснюється в різноманітних формах, що дає змогу підтримувати стабільність системи органів виконавчої влади та усувати відхилення в діяльності її складових елементів. А тому ефек­тивність використання розпорядчих методів є однією з найважливіших проблем управління. Практика державного управління показує таку залеж­ність: чим вищий рівень (якість) організації праці та управління, тим мен­ше видається письмових актів розпорядчого характеру. їх велика кіль­кість, що інколи перетворюється на своєрідне дублювання розпоряджень, послаблює управлінський вплив, перетворюючи його у формальні акти, що збільшують обсяги зайвої праці та відволікають службовців від вирі­шення справді важливих проблем. Слід також зазначити, що чим більше видається письмових актів з одних і тих же питань, тим більша вірогідність появи непогоджених виконавців, документів, строків та заходів щодо їх виконання, інших непорозумінь.

Нормативні методи

Державне управління немислиме без обов'язкового дотримання всіма суб'єктами і об'єктами управління чинного законодавства, правил, регла­ментів, порядку, договірних відносин і службових обов'язків. Метод нор­мування полягає у встановленні нормативів, які є орієнтиром в управлін­ській діяльності. Під нормативним впливом слід розуміти певні обмежен­ня, нормування, класифікацію, стандартизацію, уніфікацію, еталонування тощо. Формою вираження нормативного впливу є встановлення меж об­межень та відхилень. Відповідно, стандарт, норма, ліміт, класифікатор, довідник є документальним вираженням нормативних методів управління.

Норми і нормативи, що застосовуються в управлінській практиці, мо­жна класифікувати так:

1. за рівнем управління - народногосподарські, загальносистемні, внутріорганізаційні. Прикладами народногосподарських норм можуть бути мінімальний розмір заробітної плати, норми оподаткування діяльності під­приємств тощо. До загальносистемних норм і нормативів відносять нормативи створення фондів, норми амортизації приміщень, обладнання, механізмів тощо. Внутріорганізаційні норми розробляються безпосеред­ньо в державних органах, установах;

2. за видами - організаційно-управлінські, фінансово-кредитні, трудові. До організаційно-управлінських норм відносять типові управлінські структу­ри, межі підпорядкування, порядок вироблення та прийняття управлінських рішень. Фінансово-кредитні норми регулюють порядок одержання кредитів та ліквідації заборгованості, створення фондів загального і спеціального призначення тощо. Трудові норми - це норми часу для праці та відпочин­ку, трудового розпорядку, нормативи чисельності працівників тощо;

3. за терміном дії норми поділяють на довго-, середньо- та коротко­строкові;

4. за напрямом впливу розрізняють норми впливу на колектив у ці­лому та на окремих службовців.

Нормування, що застосовується в процесі державного управління, є необхідною, важливою умовою організації управлінської діяльності. Для прикладу, офіційні документи державного управління повинні відповідати встановленим вимогам щодо їхнього оформлення, зокрема: використання відповідно встановлених бланків, форми та змісту написання, візування, реєстрації, підписання, датування тощо. Всі ці службові документи відпо­відно класифікуються, стандартизуються та уніфікуються.

Основною метою класифікації документів є поліпшення роботи діло­водних служб шляхом підвищення їх оперативності при пошуку та розпо­ділі службової інформації, доведення документа до адресата тощо.

Однією із головних складових раціоналізації роботи з документами є їх уніфікація - встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що створюються в процесі здійснення однотипних управлінсь­ких функцій і завдань. її суттю є впровадження у практику типових (стан­дартних) текстів або їх частин (елементів), які значно полегшують та пришвидчують практичну роботу з підготовки документа, а також є доцільною з точки зору розумового сприйняття тексту.

Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, що створюються в процесі вирішення управлінських завдань, та уніфікацію форм документів. Уніфікація складу документів - це відбір і закріплення комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань.

Уніфікація форм документів - це відбір і закріплення в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, що відповіда­ють призначенню документів, і встановлення єдиних вимог до їх складан­ня та оформлення [182, с 122].

Результати уніфікації складу документів отримують закріплення в Та­белі форм документів, що застосовуються у діяльності органу, а резуль­тати уніфікації форм документів - в Альбомі форм документів, що засто­совуються в діяльності органу.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення результатів уніфі­кації, яку можна визначити як процес установлення та застосування певних норм і обмежень в оформленні документів з метою упорядкування діяльності в цій сфері. Стандарт - це юридично закріплений комплекс чітко визначених правил, термінів, реквізитів, обов'язкових до застосування в роботі. В практи­ці вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності роз­робляються державні стандарти на термінологію діловиробництва та архівної справи і на вимоги до складання і оформлення управлінських документів.

Основною метою уніфікації та стандартизації є створення таких форм документів, застосування яких буде економічно ефективним, дасть мож­ливість вивільнити більше часу на творчі аспекти управлінської праці, під­вищить загальну культуру управління. Уніфікація та стандартизація доку­ментів - основні напрями вдосконалення документів, що зменшують ви­трати на управлінські документи. їх об'єктами в управлінській діяльності є:

· терміни і визначення, що використовуються у роботі з управлінсь­кою інформацією;

· організаційні структури;

· класифікатори управлінських функцій;

· управлінська документація [182, с. 122].

Роль і значення уніфікації та стандартизації документів особливо зро­сла у зв'язку з використанням в управлінні комп'ютерних технологій.

Отже, правильне використання адміністративних (організаційно-розпо­рядчих) методів має велике значення для вдосконалення державного управ­ління в цілому, підвищує ефективність діяльності органів виконавчої влади, оперативність і своєчасність управлінських рішень, гнучкість управління.

В організаційно-розпорядчій діяльності керівника виявляється його мистецтво управління. Вміле використання регламентаційних та розпоря­дчих методів, поєднання їх з дисциплінарними впорядковує управлінський вплив на об'єкти управління, підвищує ефективність управлінської діяль­ності, забезпечує ритмічну роботу всієї системи виконавчої влади. Адміні­стративні (організаційно-розпорядчі) методи відіграють особливу роль у забезпеченні сприйняття управлінською системою нововведень. Викорис­тання адміністративних методів вимагає врахування економічних інтере­сів, соціальних потреб, психологічних особливостей підлеглих.