Діловодство і документування

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багато­гранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.

У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Те­оретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановле­ними зразками ділових документів [182, с. 21]. Виходячи з теоретичного і практичного аспектів даної функції, можна зробити таке визначення:

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують докумен­тування управлінської інформації і організацію роботи зі службови­ми документами [199].

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконален­ня зумовлені такими чинниками:

· ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

· раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підви­щення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправ­даних часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

· забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у право­відносини з державними органами [25, с 281].

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисцип­ліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими акта­ми, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різ­номанітних і досить складних відносин організаційного характеру, що вини­кають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення [25, с. 282].

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є голо­вною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповід­ний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити до­пущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу дер­жавної влади системності та оперативності.

У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова «documentum» - свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це ма­теріальний об'єкт (результат технічних досягнень епохи), що використову­ється для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образо­творчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час най­більш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії - магнітні, що дозволяють використо­вувати для документування обчислювальну техніку [182, с 53].

Закріплена у документах різноманітна інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та діяльність людини, оформлена відповідно до певних вимог, перетворює їх на незамінні довідники, які у подальшому набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань [131, о 17]. Узагальнюючи, можна сказати, що документи:

· мають державне значення, відображаючи суспільні відносини, дер­жавний лад і державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин органів влади з громадянами;

· мають юридичне значення, фіксуючи правові відносини фізичних та юридичних осіб і регулюючи їх дії;

· мають соціально-психологічне значення, відіграючи роль суспільно-стабілізуючого чинника, закріплюючи в окремої особи розуміння наявності сталих загальноприйнятих норм суспільної поведінки [16].

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матері­альних носіях-документах. Документальне відображення інформації є не­від'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.

Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпе­чує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї докумен­тації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управ­лінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні до­кументів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і викорис­тання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розпо­всюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміні­стративної установи для виконання своїх обов'язків [60, с 63].

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридич­на сила - властивість офіційного документа, надана йому чинним зако­нодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим поряд­ком його оформлення [182, с 53-54].

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфе­ри дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління.

Зазначені документи утворюють такі види документації [182, с 54-55]:

· організаційно-правова;

· планова;

· розпорядча;

· інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

· звітна;

· договірна;

· документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

· документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність),

· документація із матеріально-технічного забезпечення;

· документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;

· документація, що відображає основну діяльність установи.

Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документуван­ня тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності. Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів, але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, збері­гання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документа­ми від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. її положен­ня поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизо­вані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимо­гам державних стандартів та Інструкції.

Відповідальність за загальний стан роботи з документами поклада­ється на керівника органу державної влади. Організація роботи з докумен­тами в установі забезпечується діловодними службами. Так, у Секрета­ріаті Кабінету Міністрів України функціонує Департамент діловодства та моніторингу у складі Управління діловодства, Управління моніторингу та Управління автоматизації діловодства.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі викорис­тання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

· розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

· організовує за дорученням керівництва підготовку проектів докумен­тів, забезпечує оформлення і випуск документів;

· організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;

· організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування до­кументів;

· уніфікує системи документації та документів з урахуванням можли­вості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;

· здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів про­ходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

· приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

· забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схороннос­ті, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;

· удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

· здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документа­ми у структурних підрозділах органу управління;

· впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативе в установі та структурних підрозділах;

· завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату інтен­сифікація діловодства передбачає:

· чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секрета­ріатів;

· відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології ді­ловодства;

· оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;

· наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

· чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої ква­ліфікації та професійної відповідальності працівників;

· раціональну організацію робочих місць [131, с 32-33].

Діяльність щодо документаційного забезпечення функціонування ор­ганів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкція­ми, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними ак­тами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.

Діловодний процес має свою специфічну технологію документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов'язаних процедур, що забезпечу­ють рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки [182, с 56]. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; дату­вання документів; індексація документів; узгодження документів; засвід­чення документів; затвердження документів.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:

· про надходження документа (реєстрація);

· про взяття документа на контроль;

· про виконання документа і спрямування його у справу.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконав­ця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки доку­мента. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньо­му правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає повернен­ню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного доку­мента, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом докумен­тообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг доку­ментообігу - важливий показник, що використовується як критерій у ви­борі організаційної форми діловиробництва, організації інформаційно-пошукової системи документів установи, встановленні структури служби діловиробництва, її штатного складу тощо [182, с 56].

Важливою складовою діловодства є забезпечення дійового виконав­чого контролю. Контроль виконання - це практична робота щодо здійс­нення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Контролю підлягають за­реєстровані документи, в яких встановлене певне завдання. Він необхід­ний для таких цілей:

1. з'ясування фактичного стану в ході поточного виконання конкретно­го доручення;

2. виявлення вузьких місць та вжиття необхідних заходів щодо виправ­лення ситуації;

3. отримання можливості аналізу організації роботи з метою запобі­гання виявленим недолікам у майбутній практичній діяльності установи;

4. стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи [131, с 38].

Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені конт­рольні служби.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своє­часного та якісного їх виконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Мі­ністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резо­люції керівника та безпосередні виконавці.

Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документі або вста­новлені актами законодавства. Документи без зазначення строку вико­нання повинні бути виконані не пізніш як за ЗО календарних днів, а доку­менти з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підпи­сання документа.

Контроль за виконанням документів в установі передбачає:

· постановку документів (доручень) на контроль, формування карто­теки контрольованих документів;

· перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

· попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

· облік і узагальнення результатів контролю за виконанням докумен­тів (доручень);

· інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

· повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оператив­них, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

· зняття документів з контролю;

· формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, при­чому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

В умовах переходу від галузевого до функціонального принципу дія­льності органів виконавчої влади, відповідного зменшення регуляційного навантаження на них, передачі окремих повноважень регіонам і господа­рюючим суб'єктам, різкого скорочення паперотворчості на перший план виходить не контроль, а моніторинг - поетапне відстеження ходу вико­нання завдань, визначених контрольними документами. Колишній все­осяжний контроль передбачав і всеосяжну реакцію, що торкалася най­менших дрібниць. Нині ж, на часі - аналітичне осмислення подій, явищ, аналіз того, як виконуються рішення і що потрібно для забезпечення їх­нього позитивного впливу на життя. Тому актуальним є процес перетво­рення служб, які виконували суто контрольні функції, на моніторингові. Виконувані ними завдання є ширшими, порівняно з контрольними, адже відстеження виконання документів дає можливість не тільки отримати своєчасну і об'єктивну інформацію, а й виявити при цьому можливі проб­леми і скоригувати дії для оперативного впливу на ситуацію.

У процесі управління створюється велика кількість документів служ­бового характеру. Система збереження документів, що є частиною орга­нізації роботи з документами,- це сукупність засобів обліку та системати­зації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності уста­нови [182, с. 56]. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування спра­ви - це групування окремих документів відповідно до встановленої номен­клатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують ви­конані документи згідно з профілем свого підрозділу [131, с 41].

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визна­чають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для до­кументування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідов­ністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «но­менклатурою справ».

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ [199].

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підроз­ділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [25, с 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індек­сації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для уста­нов, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенкла­тур справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами ви­щого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивіду­альних номенклатур справ.

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відпо­відно до номенклатури справ [25, с 298]. Документи в справі групуються у хронологічному чи логічному порядку або в поєднанні цих компонентів.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з ке­рівництвом органу державної влади.

Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінно­сті документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності доку­ментів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі створюється експертна комісія (ЕК). Схоронність документів органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про На­ціональний архівний фонд і архівні установи».

Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та ви­користання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

· у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;

· у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;

· у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання.

Органи державної влади створюють архівні підрозділи для тимчасово­го зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяль­ності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для служ­бових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це, відповідно, устано­ва, що забезпечує облік, зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяль­ність у сфері архівної справи і діловодства [199].

Систему архівних установ державної влади та органів місцевого са­моврядування України становлять:

· спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Державний комітет архівів України);

· центральні державні архіви;

· галузеві державні архіви;

· державний архів Автономної Республіки Крим;

· державний архів області, міст Києва і Севастополя;

· державний архів району, району у містах Києві та Севастополі;

· місцеві архівні установи (архівні установи міських рад міст респуб­ліканського (АРК), обласного значення);

· архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого само­врядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій.

Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації. У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управ­ління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

Основними завданнями архівного підрозділу є:

· приймання від структурних підрозділів організації та зберігання ар­хівних документів з різними видами носіїв інформації;

· контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та прави­льності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

· участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ ор­ганізації, перевірка відповідності формування документів у справи за­твердженій номенклатурі;

· подання на державну реєстрацію документів Національного архів­ного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній устано­ві, архівному відділу міської ради;

· проведення попередньої експертизи цінностей документів, що зна­ходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комі­сії організації проектів описів справ Національного архівного фонду, опи­сів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилучення для знищення доку­ментів, що не віднесені до Національного архівного фонду;

· створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних доку­ментів;

· організація в установленому Держкомархівом порядку користуван­ня архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з доку­ментів юридичним особам і громадянам;

· підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

· участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників ор­ганізації, які відповідають за роботу з документами [205].

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, за­собом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів.

Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловод­ного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оператив­не зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовують­ся, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з докумен­тами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його роз­міщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засо­бів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому за­лежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарсь­ких занять тощо.

Важливим завдання, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп'ютеризація та запровадження відповідного програмного забез­печення всієї системи органів виконавчої влади України, що дозво­лило б піднести на якісно новий рівень роботу апарату державного управління.

Для цього слід активно впроваджувати систему електронного докумен­тообігу на вищих рівнях виконавчої влади та централізованого моніторин­гу підготовки державно-управлінських рішень, включаючи систему під­тримки процедур їх підготовки та прийняття. Згодом розв'язання пробле­ми інформаційно-аналітичного забезпечення органів влади необхідно пе­ренести на рівень «область-центр». Завершальним етапом даної роботи має стати ланка «район-область».

Зв'язки з громадськістю