Значения бухгалтерских документов

 

Значение документов заключается в том что:

Документы являются средством обоснования учетных записей, т.е. первым этапом учетной регистрации хозяйственных операций. От качества бухгалтерских документов зависит и качество всего бухгалтерского учета.

Документы имеют большое оперативное значение, т.к. используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью организации.

Документы подтвер­ждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

На основа­нии документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целе­сообразность тех или иных операций.

Документы имеют большое значение в деле контроля и анализа хозяйственной деятельности. Посредством документов контролируется правильность совершенных хозяйственных операций, ведется текущий анализ выполняемой работы, установление причины тех или иных хозяйственных нарушений, следовательно документы выполняют контрольно-аналитическую функцию.

На основании документов осуществляется контроль за сохранностью собственности. При их помощи не только выявляются, но и предупреждаются бесхозяйственность, недостачи и потери товарно-материальных ценностей.

С помощью документов устанавливается законность совершенных хозяйственных операций, выявляются нарушения в финансово-хозяйственной деятельности.

Документы имеют правовое (юридическое) значение их используют органы суда и арбитража по решению вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств.

 

Типовые формы первичной документации

 

Разработка типовых форм первичных документов была возложена на Росстат РФ[1], который в рамках выполнения этой задачи разработал и утвердил унифицированные формы первичной учетной документации.

Организации должны использовать бланки типовых (унифицированных) форм, а также бланки специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. В настоящее время применяются типовые формы первичной учётной документации:

1. по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья;

2. по учёту труда и его оплаты;

3. по учёту основных средств и нематериальных активов;

4. по учёту материалов;

5. по учёту работ в капитальном строительстве;

6. по учёту работ строительных машин и механизмов;

7. по учёту работ в автомобильном транспорте;

8. по учёту результатов инвентаризации;

9. по учёту кассовых операций;

10. по учёту торговых операций;

11. по учёту товарно-материальных ценностей — счёта фактуры.

Типовые формы первичной учётной документации применяются организациями всех форм собственности и отраслевой принадлежности. Типовые формы предусматривают возможность обработки информации как традиционными методами, так и с применением средств вычислительной техники. Типовые формы имеют рекомендуемый формат, содержат минимальное и необходимое количество реквизитов. Допускается включать в типовые формы недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства.

Бланки типовых форм приобретаются организацией или могут быть изготовлены ею самостоятельно с применением средств вычислительной техники. В условиях автоматизации бухгалтерского учёта при заполнении форм могут использоваться цифровые коды. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Список основных форм первичных документов, которые наиболее часто используются в процессе учета хозяйственной деятельности компаний и иных субъектов коммерческой деятельности можно рассмотреть в Приложение 1. Все формы утверждены Росстатом, а в отдельных случаях Центральным банком Российской Федерации.

 

Классификация документов

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам (рис.1):

1. по назначению;

2. по степени обобщения учетной информации;

3. по способу охвата операций;

4. по месту составления;

5. по содержанию хозяйственных операций;

6. по числу учитываемых позиций;

7. по основанию носителя:

8. по способу заполнения.

I. Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на 4 группы:

1. Р аспорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, распоряжение на проведение инвентаризации,.

2. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Пример: приемные акты, накладная на получение материала, акты на прием-передачу основных средств, квитанции о приемке ценностей, отчеты материально ответственных лиц.

3. Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Пример: это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (бухгалтерские справки о допущенных ошибках).

4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается количество документов, снижается вероятность ошибок.

Пример: авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость на оплату труда, платежная ведомость, расходный кассовый ордер.

по степени обобщения учетной информации

по способу охвата операций

составляются в момент совершения хозяйственной операции

для обобщения учетной информации из первичных документов

для отражения одной или нескольких однородных хоз.операций, совершаемых одновременно

для регистрации и накапливания однородных хоз.операций, совершаемых в разное время

первичные

сводные

разовые

накопительные

по числу учитываемых позиций

по месту составления

содержат одну учетную позицию

содержат две или более учетных позиций

для оформления внутренних документов

поступают от других организаций

однострочные

многострочные

внутренние

внешние

по способу заполнения

по основанию носителя

вручную

автоматизировано

бумажный

машинный

Классификация бухгалтерских документов

по назначению

по содержанию хоз.операций

содержат распоряжение, разрешение, указание на проведение хоз.операции (доверенность и т.д.)

составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение (накладные, акты и т.д.)

сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходный кассовый ордер и т.д.)

заполняются в учетных целях для облегчения и ускорения работы (справки, расчеты и т.п.)

распорядительные

оправдательные

отражают движение товарно-материальных ценностей

по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам

материальные

расчетные

комбинированные

бухгалтерского оформления

по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами

денежные

Рис. 1. Классификация бухгалтерских документов

II. Бухгалтерские документы по степени обобщения учетной информации можно разделить на 2 группы:

1. К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций.

Пример: документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции.

2. Сводные документы обобщают показатели путем группировки, систематизации, составляют на основании первичных документов.

Пример: кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; расчетно-

платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и др.

III. Бухгалтерские документы по способу охвата операций можно разделить на 2 группы:

1. Разовые документы оформляют каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды, накладная на отпуск товара.

2. Накопительные документы составляются за определенный период времени и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Пример: табель рабочего времени.

IV. Бухгалтерские документы по месту составления можно разделить на 2 группы:

1. Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии. Ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии.

Пример: накладные на внутреннее перемещение товара, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера.

2. Внешние документы поступают на предприятие со стороны или наоборот направляются из данного предприятия сторонним предприятиям, организациям, налоговой инспекции, учредителям и др.

Пример: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары, доверенности, платежные поручения и др.

V. Бухгалтерские документы по содержанию хозяйственных операций можно разделить на 3 группы:

1. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей.

Пример: акты приема-передачи и списания основных средств; документы на оприходование и списание материальных ценностей; перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей; счета-фактуры, накладные и др.

2. Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия.

Пример: чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, платежные требования, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.

3. Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по внешним обязательствам.

Пример: счет-фактура, платежные поручения и платежные требования; расчетные чеки; расчетно-платежные ведомости; авансовые отчеты.

VI. Бухгалтерские документы по числу учитываемых позиций можно разделить на 2 группы:

1. Однострочные документы — документы, содержащие одну учетную позицию. Операции прихода или расхода одного вида материалов.

Пример: карточки учета материалов,материальное требование.

2. Многострочные документы — документы, содержащие две и более учетные позиции.

Пример: расчетно-платежная ведомость.

VII. Бухгалтерские документы по основанию носителя можно разделить на 2 группы:

1. К бумажным документам относятся деловые документы. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.

Пример: научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

2. Машинный (электронный) документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Пример:

ü перфорированные документы, в состав которых входят перфокарты, перфоленты, апертурные карты;

ü магнитные документы, в состав которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски;

ü оптические документы, группу которых составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;

ü голографические документы, к ним относят голограммы.

VIII. Бухгалтерские документы по способу заполнения можно разделить на 2 группы:

1. Документы, заполняемые вручную, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Пример: накладная, чек и др.

2. Документы, заполняемые автоматизировано, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Пример: машинно-считываемые документы, дуэаль-карты.

 

 

Требования, предъявляемые к заполнению документов

 

Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации:

К учету принимаются только документы, составленные, по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.

Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью.

При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию.

Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается.

В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

Ошибочные записи в других документах зачеркивают аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено».

Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления.