Тема 3.1. Учет денежных средств и денежных документов

 

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают хозяйственные отношения с другими организациями и лицами (поставщиками, покупателями, бюджетом, банками и т.п.). В их основе лежат расчеты, связанные с кругооборотом хозяйственных средств.

Все эти расчеты осуществляются в денежной форме, наличным или безналичным путем.

В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.

Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем оценка платежеспособности базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, т.е. поступлении и расходовании денежных средств.

Главной целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплиной, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

- своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

- оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

Своевременная информация о временном высвобождении денежных средств даст Вам возможность разместить их на депозите или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода.

Организация работает не только с наличными денежными средствами, но и с денежными документами, которые могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке и должны храниться в сейфе кассы.

Денежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Они подлежат хранению в кассе организации.

Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на счете 50-3 «Денежные документы» по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.

К ним относятся:

- почтовые марки;

- чеки;

- вексельные марки;

- марки государственной пошлины;

- банковские выписки;

- приходный кассовый ордер;

- расходный кассовый ордер;

- квитанция о приеме денег;

- путёвки в дома отдыха и санатории;

- талон на бензин, выданный на определенную сумму денег;

- переводы к получению;

- оплаченные авиабилеты и прочие документы.

Следует помнить, что существует категория документов, имеющих стоимостную оценку, которые в целях бухучета не признаются денежными документами. В частности, это:

- документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);

- ценные бумаги (учитываются на счете 58);

- бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);

- выкупленные у акционеров акции (счет 81).

Денежные документы после оприходования в кассе могут быть выданы для целевого использования подотчетным лицам (оформляется приходный кассовый ордер) или реализованы своим сотрудникам по льготной цене (оформляется расходный кассовый ордер).

Учет денежных средств и денежных документов ведется на счетах:

- 50 «Касса»

- 51 «Расчетные счета»;

- 52 «Валютные счета»;

- 55 «Специальные счета в банках»;

- 57 «Переводы в пути»;

- 58 «Финансовые вложения»;

- 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений[3]».

Эти счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, открытых в банках на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и денежных документов.

 

Учет кассовых операций

3.2.1. Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций

 

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации и регламентируются нормативными актами ЦБ РФ и федеральными законами РФ:

1. Федеральный закон от 10 июля 2002 года № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» - определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее - банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

2. Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

3. Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации утверждено ЦБ РФ 24 апреля 2008 г. № 318-П.

3. Постановление № 88 от 18.08.1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

 

 

3.2.2. Порядок ведения, учета и контроля кассовых операций

Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.

Порядок ведения кассовых операций, в частности, предусматривает:

- Наличие кассы и ведение кассовой книги.

- Хранение свободных денежных средств в банках.

- Расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке.

- Хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов.

 

Каждое предприятие имеет кассу для хранения и работы с наличностью и денежными документами (вексельными марками, оплаченными билетами, путевками, акциями, облигациями и др.).

Касса (итал. cassa от лат. capca – вместилище, ящик) – подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.

Касса должна быть соответствующим образом оборудована:

- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и по толка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться на две двери – внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег, бланков строгой отчетности (трудовых книжек, вкладных листов к ним, квитанций путевых листов автотранспорта) и других ценных документов, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- располагать исправным огнетушителем.

Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Всю полноту ответственности за соблюдение установленного порядка, создание условий сохранности денег в помещении кассы, при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель организации. Кроме него, ответственность за соблюдение вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций возлагается на главного бухгалтера и кассиров организации.

Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги поступают в кассу организации:

- с банковских счетов организации;

- от покупателей (выручка от продаж);

- от продажи имущества;

- от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм);

- в оплату за денежные документы;

- от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба) и т.д.;

Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

- выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);

- выдача денег под отчет сотрудникам организации;

- сдача наличных денег в банк;

- выплаты поставщикам (кроме аренды недвижимости, и расчетов с ценными бумагами);

- на возврат предоплаты покупателям за товары, работы, услуги, оплаченные ранее наличными.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом^[4].

Лимит остатка кассы – это разрешенный остаток наличных денежных средств, который может находиться в кассе предприятия на конец рабочего дня.

В конце каждого календарного года юридические лица самостоятельно рассчитывают лимит кассы. Эта обязанность возложена на них положением Центробанка РФ от 11.04.14 № 3210-У (далее — Положение № 3210-У).

Им разрешено самостоятельно выбирать способ определения лимита: из объема поступлений выручки или объема выданных наличных (абз. 2 п. 2 указания №3210-У).

Превышение лимита кассы (как и ранее) допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и других выплат социального характера, включая день получения наличных средств, выходные и нерабочие праздничные дни в течение трех рабочих дней, но не более чем на пять дней в районах крайнего Севера.

Установлен лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, ИП (100 000 рублей по одной сделке), превышать который запрещено.

Сдавать сверхлимитные деньги можно либо в банк, либо в организацию, входящую в систему Банка России.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

- оформление первичных документов по приходу и расходу;

- регистрация первичных документов в журнале регистрации;

- записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное выведение остатка по кассовой книге;

- сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Учет денежных средств в кассе ведется с использованием активного счета 50 «Касса». По дебету отображается увеличение денежных средств в кассе, а по кредиту – выплата денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» открываются субсчета:

50.1. «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ.

50.2. «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет открывается при необходимости.

50.3. «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.

Для всех организаций специальным Постановлением Государственного комитета РФ по статистике были определены обязательные формы первичной документации:

1. Приходный кассовый ордер – этот документ сопровождает поступление в кассу наличных денег (форма КО-1). Данный ордер состоит из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) заверяют печатью и выдают лицу, внесшему деньги в кассу (рис.7). Ордер после поступления денег остается в кассе.

Если деньги поступают в кассу в процессе продажи товаров или за оказанные услуги, то покупателям должен выдаваться кассовый чек.

Кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе;

2. Расходный кассовый ордер – этим документом фиксируется выдача из кассы наличных денег физическому или юридическому лицу (форма КО-2).

РКО (рис.8) заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре.

Помарки и любые исправления не допускаются. При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность покупателя денег.