Реквизиты документов, унификация и стандартизация

Учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме типовых (унифицированных) форм первичной учетной документации, которые содержат необходимые реквизиты.

Типовые формы разрабатывает комитет по статистике по согласованию с Министерством финансов РФ. Форма некоторых первичных документов, форма которых не содержится в альбоме типовых форм первичной учетной документации, утверждается организацией. В таком случае эта форма должна содержать реквизиты для придания ей юридической силы.

 

Реквизиты (от лат. «requisitum» - нужное, требуемое) - это показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе.

 

Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость оформления различных документов, которые содержат много реквизитов. Однако в каждом документе должны быть реквизиты, которые являются обязательными для любого документа.

К числу обязательных реквизитов первичных документов согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» относятся:

1. Код формы и наименование документа (накладная, приходный кассовый ордер и т.д.);

2. дата составления документа;

3. наименование организации, от имени которой составлен документ;

4. содержание хозяйственной операции;

5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6. подписи лиц (с указанием их должности и расшифровкой фамилии), ответственных за совершенную хозяйственную операцию.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Комитет по статистике предоставил право организациям вносить при необходимости (в зависимости от характера операций, требований нормативный актов и технологии обработки учетной информации) в первичные документы дополнительные реквизиты:

- номер документа;

- название и адрес организации, учреждения;

- основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);

- другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

При этом все реквизиты утвержденных комитетом по статистике унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Если отдельные реквизиты не задействованы в конкретной хозяйственной операции, то полученное свободное место этого реквизита должно прочеркиваться, а не оставаться пустым.

Отсутствие в первичном учетном документа какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета, так как такой документ не является надлежащим образом оформленным.

Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нём сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.

Неправильное составление и принятие к учету первичных документов влекут за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов. Поэтому для бухгалтеров важно знать, как должен быть оформлен первичный документ для принятия его к учету, а также в каких случаях стоит признавать расходы, подтвержденные данными документами, а в каких нет.

В том случае, если первичные учетные документы оформлены не надлежащим образом, то факт совершения хозяйственных операций может быть подвергнут сомнению. Поэтому в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, такие, как акты инвентаризации, экспертные заключения, а так же свидетельские показания.

Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.

Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций на различных предприятиях и в организациях называется унификацией.

Унификация документов - это установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях.

Унификация облегчает документацию хозяйственных операций и механизацию учета. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства.

Унифицированные формы первичных документов не должны подвергаться изменениям организации. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно и должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов.

Стандартизация документов - установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Это облегчает обработку и хранение

документов.

Унификация и стандартизация являются основными направлениями совершенствования бухгалтерских документов.