Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам на территории иностранных государств

Направление сотрудника в командировку за пределы территории РФ оформляется в общеустановленном порядке:

- приказом (формы № Т-9 или № Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10а)

- служебным заданием (форма № Т-10).

При этом командировочное удостоверение (форма № Т-10а) оформляется только при командировании работника в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. В иные страны командировочное удостоверение не оформляется. Основание – п. 15 Положения.

Время фактического нахождения работника в заграничной командировке при отсутствии командировочного удостоверения определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ. По возвращении из заграничной командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы Российской Федерации.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работнику, направляемому в командировку, в том числе за границу, возмещаются:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные за время нахождения в командировке (максимальный размер 2500 руб.).

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

При этом возмещение командировочных расходов производится работодателем в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).

Во время пути суточные выплачиваются в соответствии с нормами, установленными локальным нормативным актом организации, в таком порядке (п.п. 17 и 18 Положения):

- при проезде по территории иностранного государства - в размерах, установленных для командировок на территории иностранных государств;

- при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

- при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;

- при направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных (п. 20 Положения).

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку в страны СНГ, когда при въезде и выезде пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. Основание – п. 19 Положения.

Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с загранкомандировкой, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 закона к разрешенным относятся валютные операции:

- по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации;

- при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Порядок выдачи наличной иностранной валюты на командировочные расходы установленном Указанием Банка России от 14.08.2008 № 2054-У. Согласно п. 2.1 Указаний выдача наличной иностранной валюты организации оформляется на основании письма на получение наличной иностранной валюты, составленного организацией в произвольной форме.

В письме на получение наличной иностранной валюты указываются:

наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости - по номиналам).

Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати (при наличии), заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

Неизрасходованную сумму аванса организация должна сдать в банк.

Организация может выдать работнику аванс наличными денежными средствами в рублях с тем, чтобы он самостоятельно приобрел иностранную валюту в банке в качестве физического лица.

Организация также может перечислить денежные средства на карточный счет работника, либо выдать работнику корпоративную карту, которой он сможет рассчитываться за границей.

Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.

По возвращении работника из командировки к авансовому отчету должны быть приложены следующие оправдательные документы:

- ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы,

- командировочное удостоверение (в страны СНГ);

- документы о найме жилого помещения;

- документы о фактических расходах по проезду;

- справки о покупке валюты (если работник покупал иностранную валюту самостоятельно);

- документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом организации. При этом перевод документов должна обеспечить организация.

Пример 4.

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

- за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;

- за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;

- за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;

- за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;

- за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Пример 5.

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
27.01.2015
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро)	50-4		73 563,3
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро)		50-1	73 563,3
02.02.2015
Отражена сумма командировочных расходов (990 евро х 78,1105 руб./евро)			77 329,4
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (10 евро х 78,1105 руб./евро)	50-1		781,1
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (78,1105 - 73,5633) руб./евро)		91-1	4 547,2

 

В налоговом учете организации будут отражены:

- прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 77 329,4 руб.;

- внереализационные доходы – 4 547,2 руб.

Пример 6.

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года из кассы в подотчет работнику был выдан аванс в размере 76 000 руб.

В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.

В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.

Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).

Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 - 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.

Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 - 74 200).

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).

Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 - 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки: