Структура и состав службы контроллинга

В службе контроллинга, состоящей с 3-4 сотрудников, (контроллеров) у каждого есть свои должностные обязанности, и в то же время должен соблюдаться командный принцип работы, когда какое-то крупное аналитическое задание сотрудники службы контроллинга выполняют все вместе, помогая друг другу.

Опыт внедрения контроллинга на нескольких крупных предприятиях показывает, что рациональным является такой состав службы контроллинга [15]:

- начальник службы контроллинга;

- контролер -технолог;

- контролер-специалист по управленческому учету;

- контролер-специалист по информационным системам.

Начальник службы контроллинга - наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который изнутри знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Начальник службы контроллинга должен знать бухгалтерский учет и разбираться в технологических вопросах работы своего предприятия. Для данной должности пригоден заместитель главного бухгалтера или начальника планового отдела, а также кто-нибудь из экономистов предприятия. Начальник службы контроллинга несет ответственность за документы, аналитические расчеты и прогнозы перед своим непосредственным начальником - заместителем директора по экономике (финансовым директором), а также перед генеральным директором. Такая постановка выдвигает повышенные требования к квалификации и интеллектуальным возможностям начальника службы контроллинга.

Контроллер-технолог - квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов предприятия, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха. Если предприятие очень большое и цехов много (больше 10), то на эту должность нужны два человека, которые разделят между собой цеха по группам (например, один возьмет цеха основного производства, другой - вспомогательного).

Обязанности контроллера-технолога цехов:

- разработка форм сбора аналитической информации по цехам предприятия;

- сбор аналитической (плановой и фактической) информации от цехов (центров ответственности);

- обработка и анализ полученных данных, разработка нормативов расходов по цехам и поддержка их актуальности;

- расчет аналитических показателей работы цехов и предприятия в целом;

- прогнозирование выручки, расходов и прибыли с помощью методики контроллинга;

- анализ отклонений фактических данных от плановых, выявление причин отклонений и установление виновников;

- составление аналитических отчетов для заместителя генерального директора из экономики (финансового директора);

- экспертиза управленческих решений, связанных с расходами цехов. На эту должность целесообразно приглашать экономистов цехов (можно молодых), экономистов планово - экономического отдела; бухгалтерии, финансового отдела, службы сбыта. Здесь решающую роль играют активность и желание работать.

Контроллер-специалист по управленческому учету - специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, с высоким уровнем эрудиции. Если объемы обрабатываемой информации в службе контроллинга большие, то создается должность контролера-специалиста по управленческому учету, в обязанности которого входит работа с бухгалтерией в плане получения аналитических данных из учетных регистров. Основным требованием к такому специалисту является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учета на предприятии, знание особенностей и недостатков учета на данном конкретном предприятии.

Обязанности контроллера-специалиста по управленческому учету:

- разработка процедур передачи данных из бухгалтерии в службу контроллинга;

- контроль за сбором и анализом фактической учетной информации в службе контроллинга;

- разработка предложений по оптимизации учетного процесса в бухгалтерии с позиции аналитической службы;

- экономическая экспертиза управленческих решений.

Возможно, что во избежание раздувания штата службы контроллинга на первом этапе ее существования, начальник службы контроллинга сможет лично заниматься работой с бухгалтерией и решать вопрос передачи данных для анализа в службу контроллинга, но если объем работы на данном участке критически большой, а выполнение обязанностей начальника службы контроллинга не позволяет ему разрешать эту проблему лично, следует подобрать кандидатуру специалиста по управленческому учету.

Контроллер-специалист по информационным системам - квалифицированный специалист по отделу автоматизации, который детально знает документооборот на предприятии и способен поставить задачу автоматизации контроллинговой работы.

Следует понимать, что полноценное функционирование службы контроллинга тесно связано с оптимизацией информационных потоков на предприятии, а следовательно, с автоматизацией финансово- хозяйственной деятельности предприятия и использованием современных информационных технологий.

Сбор аналитической информации должен быть максимально автоматизирован во избежание искажений, ошибок и злоупотреблений. Поскольку алгоритм сбора информации и формы отчетности в службе контроллинга свои, специфические, то целесообразно иметь в штате специалиста, который будет отвечать за автоматизацию контроллинговой работы, за то, чтобы в процессе автоматизации, которую ведет отдел автоматизации, учитывались потребности службы контроллинга.

Существующий на предприятии отдел автоматизации, как правило, занимается автоматизацией “вообще” и руководствуется запросами отдельных финансово-экономических служб (чаще всего бухгалтерии) вместо того, чтобы решать интегрированную задачу создания информационной среды работы предприятия. Контроллер-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматизации других служб.

Обязанности контролера-специалиста по информационным системам:

- оценка целесообразности автоматизации контроллинговой работы на отдельных этапах;

- оценка вариантов и предложений отдела автоматизации по автоматизации контроллинговой работы;

- разработка форм для автоматизированного сбора информации;

- автоматизация документооборота на предприятии;

- координация работы отдела автоматизации в области автоматизации контроллинговой работы;

- оценка качества функционирования существующих систем автоматизации финансово- хозяйственной деятельности предприятия и выработка предложений относительно улучшения работы этих систем.