Етапи та передумови раціональної організації обліку

Організація передусім означає послідовність виконання операцій чи процедур, а будь-яка послідовність передбачає порядок, який можна структурувати у етапи. Виділяють три основні етапи організації обліку: методичний, технічний, організаційний. Вони між собою тісно пов'язані, кожний з них має певне призначення та притаманні ли­ше йому процедури.

Так, на першому, методичному, етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, на яких базуються документування, інвентаризація, використання синтетичних та аналітичних рахунків, застосування методу подвійного запису, оцінка майна та зобов'язань, калькулювання, бухгалтерський баланс та звітність. Тобто на цьому етапі здійснюється вибір конкретного застосування елементів методу бухгалтерського обліку.

Другий, технічний етап організації бухгалтерського обліку, поля­гає у виборі способу обробки облікових даних за тією чи іншою тех­нологією (у ручному чи комп'ютеризованому режимі); розробці пе­реліку облікових регістрів та їх форм за ручної обробки інформації, переліку комп'ютерних програм для обліку - за комп'ютеризованого обліку; встановленні порядку здійснення записів у регістрах і перено­су даних у регістри, а також порядку надання інформації, отриманої у електронній обліковій системі.

Якщо під час першого та другого етапів здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап - організаційний - полягає в організації роботи облікового апарату, або іншими словами - це ор­ганізація бухгалтерської служби, яка всі ці роботи має виконувати. Він включає:

• встановлення форми організації обліку, за якої визначається раціо­нальне розміщення облікового апарату (розташування поруч з опе­ративними підрозділами чи працівниками, які часто взаємодіють з бухгалтерією тощо);

• визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікової праці за ділянками обліку);

• встановлення норм праці та часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів;

• набір кадрів та їх навчання; організацію робочих місць бухгалтерів;

• встановлення належних інформаційних зв'язків між окремими частинами бухгалтерії та між бухгалтерією і оперативними підрозді­лами підприємства, а також із зовнішнім середовищем (встанов­лення належного діловодства та документообігу);

• організація матеріального, інформаційного і технічного забезпе­чення облікових працівників;

• мотивація працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стиму­лювання);

• встановлення правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій;

• організація архіву бухгалтерських документів;

• організація безпеки та захисту облікової інформації.

Саме цей етап і вивчає досконало дисципліна "Організація обліку", в основне завдання якої входить раціональна організація бухгалтер­ського обліку. Вона представляє собою таку систему організації практичного застосування прийомів і способів відображення госпо­дарських операцій на рахунках синтетичного та аналітичного обліку, яка забезпечує дієвий контроль і всебічний аналіз стану справ підпри­ємства при мінімальних затратах праці і коштів на ведення обліку.

Від раціональної організації обліку багато в чому, якщо не в осно­вному, залежить рівень управління економікою підприємств і об'єднань. Це пов'язано з тим, що в обліку створюється левова частка інформації, яку використовує система управління. Від її повноти, об­ґрунтованості і достовірності залежить повнота управлінських рі­шень. Тому чим раціональніше організовано бухгалтерський облік у господарстві, тим більше якісної інформації отримають фахівці усіх служб управління для аналізу, контролю, регулювання і планування.

Раціональній організації обліку потрібні певні передумови, за яких облік може найбільш успішно виконувати поставлені перед ним за­вдання при найменших затратах засобів праці і праці самих обліков­ців. Такими передумовами раціональної організації обліку на підпри­ємстві вважаються.

Передумова перша. Вивчення структури, особливостей технології й організації виробництва та встановлення облікових взаємовідносин бух­галтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства. Це дасть змогу створити умови для своєчасного надання у бухгалтерію пер­винної документації, що в свою чергу сприятиме своєчасній реєстрації господарських операцій у системі рахунків синтетичного й аналітичного обліку для їх узагальнення та систематизації з метою складання звітності.

Передумова друга. Оскільки бухгалтерський облік покликаний створювати дані для користувачів за їх вимогами, то в першу чергу він повинен базуватися на нормативно-правовому забезпеченні. Саме вивчення законодавчих і нормативних актів, за якими повинен здійс­нюватися бухгалтерський облік на підприємствах та складатися фі­нансова звітність, є другою важливою передумовою. Такими норма­тивними документами є: Закони України; постанови, затверджені урядом; нормативні акти Міністерства фінансів і Держкомстату Укра­їни про порядок організації обліку на окремих ділянках; різного роду галузеві інструкції.

Передумова третя. Вивчення характеру й обсягу необхідної інформа­ції для двох категорій споживачів - внутрішніх та зовнішніх. Оскільки така інформація забезпечується за допомогою бухгалтерського обліку, то головним бухгалтером разом з керівниками підрозділів повинно бути завчасно визначено обсяг інформації, її зміст і строки подання. Для цього складають Графік документообігу із зазначенням посадових осіб, які несуть відповідальність за об'єктивність і своєчасність надання не­обхідних даних, що затверджується керівником підприємства.

Передумова четверта. Правильна розстановка кадрів на окремих ді­лянках, де виконуються облікові роботи; встановлення такої структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше відповідала б конкретним умовам роботи підприємства. Вона значною мірою залежить від обсягу обліко­вих і контрольних робіт, від форми організації й автоматизації обліку, а також від таких факторів, як масштаби виробництва і його організацій­на структура. Найбільш поширена така структура апарату бухгалтерії, коли в її складі виділяють групи з обліку матеріальних цінностей (мате­ріальний відділ), з обліку коштів у касі і банку (фінансово- розрахунковий), з обліку праці і заробітної плати (оплати праці), вироб­ництва і калькуляції (виробничий відділ), узагальнення всіх даних облі­ку і складання звітності (зведено-балансовий). Роботу кожного відділу очолює або начальник відділу, або старший бухгалтер.

Передумова п'ята. Планування облікових робіт та їх удосконален­ня. Це досягається за допомогою розробки планів: плану організації бухгалтерського обліку, яким визначається зміст, послідовність і строки виконання облікових робіт на підприємстві, порядок одержан­ня інформації, складання і подання звітності; плану проведення інвентаризацій; плану удосконалення методології обліку, яким підвищу­ється ефективність самого обліку і кваліфікація обліковців; плану удосконалення соціального розвитку колективу тощо.

 

ПЕРЕВІРОЧНІ ТЕСТОВІ ПИТАННЯ ДО ТЕМИ 1.

 

1. До об’єктів організації обліку відносяться:

а) особи, що виконують облікову роботу, яку пот­рібно організовувати;;

б) облікові номенклатури, носії облікової інформації та їх загальний рух;

в) забезпечення обліку: нормативно- правове, технічне, інформаційне, ергономічне інш.

г) немає правильних відповідей;

2.Згідно з вимогами суспільного розвитку облік поділяється на:

а) оперативний, статистичний, бухгалтерський;

б) статистичний, бухгалтерський, виробничий;

в) виробничий, бухгалтерський, статистичний.

3 Користувачами бухгалтерської інформації є:

а) адміністрація;

б) директор, бухгалтер, податкова адміністрація;

в) адміністрація, користувачі з прямими фінансовими інтересами, користувачі з непрямими фінансовими інтересами;

г) статистичний відділ.

4. До якої групи користувачів бухгалтерської інформації відносять інвесторів:

а) з прямим фінансовим інтересом;

б) з непрямим фінансовим інтересом;

в) до адміністрації;

г) вірна відповідь відсутня.

5. Завданнями організації обліку є:

а) своєчасне, повне, достовірне, безперервне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві;

б) обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів відповідно до вихідної інформації;

в) реалізація виробленої продукції за сприятливими цінами..

6. Організація бухгалтерського обліку на підприємстві визначається:

а) законами України;

б) наказами Міністерства фінансів України;

в) підприємством самостійно;

г) усі відповіді правильні

7. Які існують принципи організації бухгалтерського обліку:

а) цілісності і всебічності;

б) цілісності, всебічності, субординації;

в) цілісності, всебічності, субординації, динамічності та інші;

г) вірна відповідь відсутня.

8. Врахування всіх внутрішніх зв’язків і відносин системи, факторів, що впливають на її функціонування передбачає принцип:

а) субординації;

б) цілісності;

в) адаптивності;

г) всебічності.

9. Рівномірне надходження даних і видавання вихідної інформації – це:

а) ритмічність;

б) паралелізм;

в) адаптивність;

г) безперервність.

10. Принцип організації бухгалтерського обліку передбачає:

а) врахування всіх внутрішніх зв’язків і відносин системи, усіх факторів, що вливають на її функціонування;

б) додержання системного підходуЄ цілісності, всебічносіт, субординації, динамічності.

в) визначення саме таких зв’язків, між елементами системи, які забезпечують їх цілісність існування та розвиток;

г) побудову ієрархії елементів та відносин, за чітко визначеними критеріями.