Терміни зберігання бухгалтерських документів Згідно з переліком

№ з/п	Вид документів	Термін зберігання документів, які:	Примітка
передають до держ-архівів	не передають до держ-архівів
1.	Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них; додатки до балансу, спеціалізовані форми:
а) зведені річні	Пост.	До ліквідації організації
б) річні
в) квартальні	3 р.^1	3 р.^2
2.	Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них	Пост.	До ліквідації організації
3.	Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах	3 р.^3	3 р.^3
4.	Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видавання заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат	3 р.	3 р.	За відсутності особових рахунків - 75 p.
5.	Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів	3 р.	3 р.	Після ліквідації основних засобів
6.	Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності)	3 р.	3 р.
7.	Облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці тощо)	3 р.^3	3 р.^3
8.	Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості	3 р.^3	3 р.^3
9.	Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів	3 р.	3 р.
10.	Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень тощо	3 р.	3 р.
11.	Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок	3 р.^3	3 р.^3
12.	Реєстри рахунків до оплати	3 р.^3	3 р.^3
13.	Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них	3 р.	3 р.
14.	Відомості про витрачання кредитів:
а) річні	Пост.	До ліквідації організації
б) квартальні	3 р.	3 р.
в) місячні	1 р.	1 р.
15.	Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості із заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги тощо	3 р.	3 р.
16.	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію	3 р.^3	3 р.^3
17.	Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соцстраху	Доки не мине потреба
18.	Виконавчі листи	Доки не мине потреба
19.	Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листування щодо оформлення договорів-зобов’язань	Доки не мине потреба
20.	Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо	Доки не мине потреба
21.	Документи (довідки, акти, зобов’язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань	Доки не мине потреба
22.	Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності ОЗ) про переоцінку ОФ, нематеріальних активів, незавершеного будівництва	Пост.	До ліквідації організації
23.	Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва
24.	Паспорти будівель, споруд, обладнання	3 р.	3 р.	Після ліквідації ОЗ
25.	Документи (плани, звіти, листування) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи	3 р.	3 р.
26.	Акти документальних ревізій фінансово-гос-подарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них	5 р.^3	5 р.^3
27.	Акти перевірок каси, правильності стягнення податків тощо	3 р.	3 р.
28.	Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів	3 р.	3 р.
29.	Договори з аудиторами (аудиторськими фірмами)	3 р. ЕПК	3 р.	Після закінчення строку дії договору
30.	Робочий План рахунків бухгалтерського обліку	3 р.	3 р.	Після його скасування
31.	Звіти про перерахування грошових сум на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, медичне тощо)	Пост.	До ліквідації організації
32.	Податкові накладні	3 р.^3	3 р.^3
33.	Майнові доручення, поручительства третьої особи	3 р.^3	3 р.^3
34.	Первинні бухгалтерські документи і додатки до них з експортно-імпортних операцій	3 р.^3	3 р.^3
35.	Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження	3 р.	3 р.
36.	Відомості про сукупний прибуток працівників за рік та сплату податків	3 р.	3 р.
37.	Протоколи взаємозаліків	3 р.	3 р.
38.	Акти-довідки про погашення податків (заборгованості) векселями	3 р.	3 р.	Після погашення податків (заборгованості)
39.	Погашені казначейські векселі	3 р.^3	3 р.^3
40.	Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, приймання-передавання векселів	3 р.	3 р.
41.	Особові рахунки акціонерів	5 р.	5 р.	Після передачі права власності на акції за умови завершення ревізії, перевірки органами ДПС з питань дотримання податкового законодавства
42.	Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт	3 р.^3	3 р.^3
43.	Документи (заяви, довідки, ліміти, розрахунки) про придбання обладнання, виробничого та житлового фонду	5 р.	5 р.
44.	Документи (рахунки, довідки, листування) з фінансових питань благодійної діяльності	5 р. ЕПК	5 р.
45.	Книги, журнали, картки обліку:
а) цінних паперів	Пост.	До ліквідації організації
б) купівлі-продажу товарів, сировини	3 р.^3	3 р.^3
в) розрахунків з організаціями	3 р.^3	3 р.^3
г) погашених векселів на сплату податків	3 р.	3 р.	Після погашення податку та див. також виноску ^3 до таблиці
ґ) реалізації товарів, робіт, послуг, що обкладаються і не обкладаються ПДВ	3 р.	3 р.	З дати останнього запису та див. також виноску ^3 до таблиці
д) сум прибутків і прибуткового податку з працівників	3 р.	3 р.
46.	Журнали використання РРО, контрольні стрічки РРО	3 р.^3	3 р.^3
^1 За відсутності річних - постійно. ^2 За відсутності річних - до ліквідації організації. ^3 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Правила групування документів у справи

• Тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій.
• Документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ).
• Окремо документи постійного і тимчасового строку зберігання.

 

Додаток Д

_______________________________________________
(найменування підприємства)

м. ________________

«__» _________ 20__ р.

ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ

(Фрагмент)

 

N з/п	Вид документа	Струк-турний підрозділ, у якому створю-ється документ	Посадові особи, які підписують документ	Підстава для створення документа	Термін ство-рення доку-мента	Куди переда-ється для обробки й обліку	Термін передачі після виконання	Де зберігається і термін зберігання
1.	Вимога на отримання ТМЦ зі складу в експлуатацію або у виробництво	За місцем вимаган-ня ТМЦ	1. Начальник структурно-го підрозділу. 2. Начальник постачання. 3. Комірник	Виробнича необхідність: - за нормами затрат; - за заявкою	У міру необ-хідності протя-гом дня	На цент-ральний матері-альний склад -1 екз. До бухгал-терії -1 екз. До цеху - 1 екз.	Наступного дня після отримання ТМЦ – до бухгалтерії, на складі і в цеху залишається на термін зберігання	Архів бухгалтерії -3 роки
2.	Довіреність на отримання ТМЦ	Матері-альна бухгал-терія	1. Заступник директора з комерцій-них питань. 2. Головний бухгалтер. 3. Матеріаль-но відпові-дальна особа	Заявка на отримання ТМЦ: - торговельно-го відділу; - цеху з виробництва продукції; - адміністра-тивно-господарсько-го відділу	У міру необ-хідності протя-гом дня	До матері-альної бухгал-терії	Наступного дня після отримання ТМЦ	Архів бухгалтерії -3 роки
…	…	…	…	…	…	…	…	…
10.	Накладна на відпуск: - продукції	Бухгал-терія	1. Начальник цеху. 2. Головний бухгалтер. 3. Комірник складу готової продукції	Договір. Наряд на відпуск продукції з цеху.	За наявно-сті продук-ції протя-гом дня	До бухгал-терії	Не пізніше наступного дня після відвантаження	Архів бухгалтерії -3 роки
- товару	1. Головний бухгалтер, 2. Завідуючий складом товару. 3. Комірник з товарів	Договір, лист, заява	За наяв-ності товару протя-гом дня
…	…	…	…	…	…	…	…	…
15.	Акт виконаних ремонтних робіт підрядником	Організа-ція підряд-ника, далі переда-ється до служби механіка	1. Головний інженер. 2. Головний механік. 3. Началь-ник структурно-го підрозділу	Договір	Протя-гом тижня після закін-чення робіт	До служби механіка - 1 екз. До бухгал-терії - 1 екз.	Наступного дня після підписання акта	Архів бухгалтерії -3 роки
…	…	…	…	…	…	…	…	…
20.	Видатковий ордер на отримання грошових коштів з каси	Бухгал-терія	1. Заступник директора з фінансових питань. 2. Головний бухгалтер. 3. Касир	Заява, завізована заступником директора з фінансових питань. Особовий рахунок працівника. Протокол спільного засідання адміністрації і профкому	При наяв-ності цільо-вих грошо-вих коштів у касі протягом дня	До бухгал-терії	Наступного дня після видачі грошових коштів	Архів бухгалтерії -5 років

 

Директор

____________ (підпис)

_______________________ (П.І.П.)

З документом ознайомлені:

____________________________;
(П.І.П., підпис)
________________________________________;
(П.І.П., підпис)
________________________________________.

Додаток Ж

_______________________________________________
(найменування підприємства)

м. ________________

«__» _________ 20__ р.

НАКАЗ

№ ___від «___»___________ 20__р.

ПРО ПРОВЕДЕННЯ ЩОРІЧНОЇ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ В 20__ р.

З метою забезпечення повноти та достовірності відображення даних у річній фінансовій звітності, керуючись Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 р. № 69, Порядком подання фінансової звітності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419, а також іншими нормативними документами, що регулюють проведення інвентаризації та складання річної фінансової звітності, наказую:

1. Провести повну інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків з перевіркою їх фактичної наявності та документального підтвердження станом на «___»_____________ 20___ року

2. Організацію інвентаризації та контроль за її проведенням покласти на постійно діючу інвентаризаційну комісію, затверджену наказом від «___» _____________ 20___ року № ___.

3. Проведення інвентаризації здійснити силами робочої інвентаризаційнної комісії, затвердженої наказом від «___» _____________ 20___ року № ___.

 

4. Інвентаризацію провести у присутності матеріально відповідальних осіб:
________________________________________________________________;
(посада, П.І.П.)
____________________________________________________________________________________________;
(посада, П.І.П.)
____________________________________________________________________________________________.
(посада, П.І.П.)

 

5. Інвентаризацію окремих об’єктів провести в такі терміни:

5.1. Товарно-матеріальних цінностей на складах, у незавершеному виробництві та готовій продукції, а також відвантажених і тих, що перебувають у дорозі, – ____________________ 20___ року;

5.2. Грошових коштів у касі, цінних паперів, бланків суворої звітності – ____________________ 20___ року;

5.3. Основних засобів, незавершених ремонтів основних засобів, нематеріальних активів, фінансових вкладень – ____________________ 20___ року;

5.4. Розрахунків із покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами – ____________________ 20___ року.

6. Постійно діючій інвентаризаційній комісії у п'ятиденний термін після закінчення інвентаризації передати матеріали інвентаризації на затвердження керівнику.
8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор

____________ (підпис)

_______________________ (П.І.П.)

З наказом ознайомлені:

____________________________;
(П.І.П., підпис)
________________________________________;
(П.І.П., підпис)
________________________________________.

 

Додаток К

_______________________________________________
(найменування підприємства)

м. ________________

«__» _________ 20__ р.

НАКАЗ

№ ___від «___»___________ 20__р.