Терміни,використання термінів в фаховій мові.

Спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання — науки, культури, техніки, політики, економіки, називаються термінами. Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення.

Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється із активної лексики (діловодство, справочинство); запозичується із інших мов (бланк, бюджет); утворюється за допомогою власних слів та іншомовних або із запозичених складників (фотокамера, фототелеграф, фототелетайп) тощо.

Значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому вони (терміни) і повинні вживатися лише в зафіксованому значенні.

Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні вживаються у медицині, технологічні — в техніці і т. д. Проте деякі терміни мають кілька значень, зокрема в діловодстві. Наприклад: справа — означає один документ і сукупність документів, інше значення має словосполучення юридична справа. Правильне значення того чи іншого терміна допомагає з'ясувати контекст. При утворенні похідних форм терміна необхідно користуватися лише тими формами, які подаються в словнику чи довіднику, бо вільне словотворення може стати причиною неправильного використання та сприймання.

Слід уникати використання застарілих, нестандартних термінів, що перейшли до повсякденного вжитку і втратили своє термінологічне значення, наприклад: фронт, фактор. Це ускладнює розуміння змісту документа.

Отже, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками.

Кожна галузь науки, техніки, виробництва, мистеїггва має свою термінологію.

Можна виділити такі основні групи термінологічної лексики:

математичну (множення, кут, дільник, квадрат);

фізичну (молекула, електрон, калорія, енергія, вольт);

електротехнічну (контакт, струм, заземлення, ізоляція);

радіотехнічну (антена, радіоцентр, радіоприймач);

літературознавчу (драма, поема, анапест, сюжет, персонаж);

лінгвістичну (фонема, фонологія, афікс, іменник, сполучник, синтаксис, лексикологія, пароніми, діалект, метатеза, гіпотаксис, парадигма);

філософську (метафізика, базис, діалектика);

фінансову (банк, кредит, дебет, баланс, фінансувати);

хімічну (азот, водень, кисень, іонізація, хімічна реакція, оксиди);

біологічну (рецептор, клітина, тичинка);

медичну (хірургія, ін'єкція, пеніцилін, грип, термометр);

музичну (соло, тріо, квінтет, октава, балалайка);

морську (катер, боцман, кубрик, капітан);

залізничну (купе, експрес, провідник, тамбур, начальник тяги);

Спортивну (футбол, тайм, гол, аут, шахи, гросмейстер, шах, ферзевий гамбіт) та ін.

 

13Ділові папери.Автобіографія.Доручення.Пропозиція.Розписка.Розпорядження.Характеристика.Довідка.Звіт.Прес-реліз.Резюме.Заява.Протокол.

Ділові папери(Докуме́нт — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Документ — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Автобіогра́фія — літературний жанр, головним героєм якого (в літературному сенсі) є сам автор;

Доручення — письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.

Розпорядження — це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих установ, яким адресовано розпорядження.

Характеристика — Офіційний документ, в якому міститься відгук, висновок про чию-небудь трудову й громадську діяльність.

Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;- службові

Звіт — письмове повідомлення про виконання певної роботи.Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері.

Прес-реліз - Це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті.

Резюмé (фр. résumé) CV (лат. curriculum vitae вимовляють курі´кулюм ві´те, що перекладається як «життєвий шлях») — це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Заява — документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Протоко́л — перший, передній+приклеюю) — перший лист, приклеєний до звитку папіруса чи нотаріального документа, на якому була написана дата.

Документ,його функції.

Докуме́нт — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Функції документа

Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Інформаційна функція - Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

Управлінська або регулятивна

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція

Правова функція

Загально-культурна функція

Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу.

Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства

Класифікація документів.

Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи поділяють за такими основними ознаками:

¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;

¨ за походженням - службові та особисті;

¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

¨ за напрямком - вхідні та вихідні;

¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

¨ за способом фіксації -письмові, графічні, акустичні,

фото- та кінодокументи;

¨ за стадіями створення - оригінали та копії;

¨ за терміном зберігання -тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

¨ з кадрових питань ( по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

¨ офіційно-особисті документи -пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.

16Рек­ві­зити (вимоги до змісту і розташування)

Реквізити - основні елементи документа, що мають свою послідовність. Реквізити - це сукупність обов’язкових відомостей у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Кожний документ складається з постійних рек­ві­зитів (тих, що друкуються під час виготовлення блан­ка) і змінних (тих, що фіксуються на бланку в процесі заповнення).

 

Реквізит	Місце розташування реквізиту і форма запису
Зображення Державного герба України	Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки на бланках із кутовим розміщенням реквізитів ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи
Емблема підприємства, установи, організації або товарного знака (знака обслуговування)	Відповідно до статуту (положення про установу) розміщують з лівого боку від назви установи.
Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку після реквізиту “довідкові відомості про організацію”
Код форми документа	Вище реквізиту “назва виду документа”
Найменування організації вищого рівня	У верхньому лівому кутку або посередині рядка
Найменування установи, організації або підприємства	У верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу	Нижче найменування установи. У верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом
10Назва виду документа має відповідати переліку форм, що використовують в організації	Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 і назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи. Розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів
11Дата документа	Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Якщо документ складено не на бланку, його дату про­ставляють під підписом, ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповід­ній графі
9Індексування документів	У верхній частині сторінки ліворуч.
Місце складення або видання документа	Розташовують на рівні або нижче реквізитів “дата документа” та “індекс документа” посередині рядка У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ
15Гриф обмеження доступу до документа	Проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.
Адресати документа	У верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери.
17Гриф затвердження.	У верхній правій частині документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗА­ТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження; слово ЗА­ТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено
Резолюція	У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати.
24Гриф погодження	На зовнішній формі і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф погодження розміщується нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці
Віза(внутрішнє узгодження проекту документа - це візування)	Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту “підпис” від краю лівого поля.
Печатки бувають гербові та прості	Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання
Відмітка про завірення (засвідчення) копії	у правому верхньому кутку пишеться слово “Копія”, під реквізитом “Під­пис” - слово “Правильно”); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою
Прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках)	У нижньому лівому кутку зворотного або лицьо­вого боку останньої сторінки документа. Складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи	У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
Відмітка про перенесення даних на машинний носій	Після тексту в нижній частині документа і містить запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення
31Відмітка про надходження	Праворуч на нижньому полі лівої сторінки до­кумента. Містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження

 

17Вимоги до тексту докумен­та.

Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.