Тема 6. Формування системи документування господарських операцій та документообігу

 

1. Сутність та значення документування господарських операцій та документообігу.

2. Організація бухгалтерської обробки та зберігання документів.

3. Облікові регістри, організація запису в них господарських операцій та виправлення помилок

4. Графік документообігу

 

1. Сутність та значення документування господарських операцій та документообігу

Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення. Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Згідно з нормативними документами, господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування за допомогою первинних документів, які являють собою письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджу­ють господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи ад­міністрації (власника) на їх проведення. Вони повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це не­можливо, безпосередньо після її завершення. Документи, створені за­собами обчислювальної техніки на машинних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і до­казовості. Таку доказовість надають первинним документам обов'язкові та додаткові реквізити.

До обов'язкових реквізитів належать: назва підприємства, устано­ви, від імені яких складений документ; назва документа (форми); дата і місце складання; зміст господарської операції та її вимірники; поса­ди, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції і складання первинного документа. При засто­суванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Додаткові реквізити - це ідентифіка­ційний код підприємства з Державного реєстру, номер документа, пі­дстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Керівник підприємства, установи забезпечує реєстрацію фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у пер­винних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо поряд­ку оформлення та подання для обліку відомостей і документів. Від­повідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у докуме­нтах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на опе­рації, що суперечать законодавчим і нормативним актам; встановле­ному порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна; порушують догові­рну і фінансову дисципліну; завдають шкоди державі, власникам, ін­шим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути пе­редані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

3 метою упорядкованості руху первинних документів та своєчасного їх одержання для записів у бухгалтерському обліку нака­зом керівника підприємства, установи встановлюється графік доку­ментообігу, в якому вказуються порядок проходження документу від його створення до надходження в архів.

У ньому, зокрема, відображається: скільки примірників документу слід виписати, хто буде їх виписувати та які особи мають підписува­ти, дата складання документу або одержання від інших підприємств, прийняття його до обліку, передача в обробку та до архіву. Графік документообігу на підприємстві повинен забезпечити оптимальну кі­лькість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первин­ний документ; визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посилен­ню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його автоматизації.Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером, вимоги якого щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів та їх бухгалтерської перевірки й обробки є обов'язковими для усіх підроз­ділів і служб підприємства.

Слід зазначити, що незважаючи на всі заклики до бухгалтерів- практиків складати графіки документообігу за кожним окремим до­кументом, на переважній більшості підприємств цього не роблять. Тому нерідко порушуються графіки складання звітності, оскільки не­своєчасно наданий у бухгалтерію відповідний документ не дозволяє вчасно його провести у системі подвійного запису, а тому неможливо своєчасно скласти бухгалтерський баланс., Акцентувати увагу слід у пе­ршу чергу на своєчасності складання звітності і лише потім говорити про архів.

 

2. Організація бухгалтерської обробки та зберігання документів.

Первинні документи, що пройшли обробку, облікові регістри, бух­галтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. До передачі їх до архіву підприємства, вони повинні зберігатися в бу­хгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відпо­відальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Останній несе також відповідальність і за осіб, яким доручив цю роботу. Блан­ки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи пра­цівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно- ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи. З дозволу і в присутності представників органів, які здійс­нюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи повинні зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових ре­гістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для вста­новлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.Результати роботи комісії оформляються ак­том, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підп­риємство, установа, а також державній податковій інспекції - у 10- денний термін.

Порядок зберігання бухгалтерського архіву повинен забезпечити можливість швидкого знаходження документів за будь-яким записом в облікових реєстрах.

Особливістю підрахунку термінів зберігання документації є те, що підрахунок строку зберігання починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2014 році, розпочинається з 1 січня 2015 року.

Після закінчення терміну зберігання документи, які підлягають здачі до Державного архіву, здають до нього, а ті, що залишилися, знищують.

Необхідно пам'ятати, що знищувати можна тільки ті бухгалтерські документи (термін зберігання яких закінчився), за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів. У першому випадку документи зберігаються до проведення ревізії. У другому - до ухвалення остаточного вироку.

Підготовка документів для передачі до архівного підрозділу або їх знищення передбачає: - експертизу цінності документів; - оформлення справ; - складання описів справ; - передача справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Терміни зберігання Додаток В

 

3. Облікові регістри, організація запису в них господарських операцій та виправлення помилок

 

Як відомо, первинні документи у бухгалтерський облік потрапля­ють як носії інформації, яка підлягає упорядкуванню, групуванню та узагальненню. Ці носії повинні бути десь зареєстровані, щоб інфор­мація узагальнювалася та ущільнювалася. Тому для цього й призна­чені інші носії - таблиці встановленої форми і змісту, призначені для реєстрації, групування й узагальнення господарських операцій, офор­млених відповідними первинними документами - облікові реєстри або регістри. Записи в них господарських операцій називаються облі­ковою реєстрацією.

Найчастіше зустрічається їх класифікація за такими ознаками:

1) призначенням та характером запису;

2) обсягом змісту;

3) зовнішнім виглядом;

4) за будовою.

За призначенням та характером запису облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні і комбіновані.

У хронологічні облікові реєстри облікові операції записують у календарній послідовності їх здійснення й оформлення. Прикладом реєстрів хронологічного обліку с реєстраційний журнал операцій, який рекомендований для складання у наскрізній задачі, що розміщена у частині II цього посібника

Систе­матичні називаються облікові регістри, в яких виконується групування однорідних операцій на синтетичних і аналітичних рахунках. Такі записи ведуть у Головній книзі, в якій узагальнюються записи за кожним синтетичним рахунком, а також на картках і книгах, де відображаються і групуються дані аналітичного обліку

У комбінованих називаються регістри, в яких одночасно поєднуються хронологічний і систематичний записи. Таку побудову має книга Журнал- Головна, в якій перша частина відображає журнал реєстрації операцій, а друга — групування операцій на синтетичних рахунках.

За обсягом змісту облікові реєстри поділяють на реєстри синтетич­ного, аналітичного обліку і комбіновані.

Реєстри синтетичного обліку призначені для відображення еконо­мічно однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику із зазначенням дати, номера і суми бухгалтер­ського запису, як правило, без пояснювального тексту. Записи в ці ре­єстри здійснюють на підставі первинних або згрупованих (у групува­льних відомостях) документів. Реєстри синтетичного обліку бувають хронологічні (реєстраційний журнал), систематичні (Головна книга) і комбіновані (Журнал-головна, журнали-ордери, назву яких зараз змінено на журнали).

Реєстри аналітичного обліку призначені для відображення госпо­дарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахунка. За допомогою цих реєстрів (книги аналітичного обліку, картки аналітичного обліку та ін.) забезпечується контроль за наявністю і змінами кожного виду господарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебітором і кредитором та ін.

Комбінован і облікові регістри призначені для одночасного здійс­нення синтетичного й аналітичного обліку. Органічне поєднання в од­ному реєстрі аналітичного і синтетичного обліку є характерною особ­ливістю сучасної техніки ведення обліку. Такі регістри забезпечу­ють можливість відображати відповідні об'єкти в аналітичному облі­ку й одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники.

За зовнішнім виглядом (за формою) облікові реєстри поділяють на бухгалтерські книги, картки, окремі листки, машинограми.

Бухгалтер­ські книги - це зброшуровані облікові синтетичні чи аналітичні ре­єстри, в яких усі сторінки пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою (у касовій книзі - сургучною). До таких належать Касова книга, Головна книга, Журнал-головна

Для ведення ана­літичного обліку на відповідних рахунках застосовують картки, які в обов'язковому порядку реєструють. Картки легко сортувати за пот­рібними ознаками. Залежно від об'єкта, що підлягає обліку, картки аналітичного обліку поділяють на картки кількісно-сумарного обліку та контокорентні. Перші призначені для обліку ТМЦ рух яких обліковують у натуральних і грошових вимір­никах; другі - для обліку розрахунків.

Окремі листки - це таблиці певної форми і змісту, де відображаються усі дані по одному синтетич­ному рахунку: і за його дебетом, і за його кредитом за кожний окремий звітний період, зазвичай, місяць - це журнали, листки-розшифровки. Виконані шляхом автоматизованої обробки вони можуть мати вигляд машинограми.

За будовою облікові реєстри досить різноманітні і залежать голов­ним чином від об'єктів, що обліковуються, обсягу та деталізації інфо­рмації про них, періодичності її узагальнення, потреб контролю та зві­тності. Ці реєстри можуть бути одно-, двосторонніми, багатографними та шаховими.

Односторонні реєстри передбачають, що вся облікова інформація відображається послідовно на одному боці аркуша (карток аналі­тичного обліку). Двосторонні - передбачають поділ сторінки на дві час­тини: одну з них призначено для обліку дебетових оборотів за пев­ним рахунком, а іншу - кредитових.

Шахова будова реєстрів передбачає інший поділ вертикальними і го­ризонтальними лініями на клітинки (у вигляді шахової дошки), де кре­дитові обороти відображають по горизонталі, а дебетові - по вертикалі.

Багатографні реєстри характеризуються тим, що одна їх графа (пе­реважно дебетова) поділяється на кілька граф. Вони використовуються для аналітичного обліку за рахунками, суми яких ґрунтуються за пев­ними показниками (наприклад, для обліку виробничих витрат за стат­тями калькуляції).

Записи в облікових реєстрах можуть бути прості, копіювальні, ша­хові, лійно-позиційні. Вони можуть здійснюватися у ручному або машинному режимі. Прості - це такі записи, які здійснюються тільки в одному обліковому реєстрі в одному примірнику, наприклад, при ве­денні головної книги. Копіювальні - це записи, які забезпечують за допомогою копіювального паперу відбиток на двох або більше листах реєстру. Наприклад, касову книгу ведуть під копірку, другий примір­ник якої є звітом касира. Копіювальні записи широко використову­ються при складанні первинних документів, що скорочує обсяг облі­кової роботи.

Записи в облікових реєстрах потрібно вести уважно, охайно, без помарок і підчисток. Проте в облікових реєстрах можуть бути допу­щені помилки, які виникають з різних причин: недбалість працівника, його низький кваліфікаційний рівень, несправність калькулятора або комп'ютера тощо. Розбіжності вияв­ляють шляхом візуального перегляду записів та їх відмічанням, яке полягає втому, що перевірену суму позначають знаком „V" або крап­кою (відмічають). Завдяки цьому видно, які записи уже перевірено.

Якщо виявлено помилку, то використовують такі способи виправ­лення помилок: коректурний, "червоне сторно", додаткового запису, переведення рахунку.

Коректурний спосіб по­лягає в тому, що помилкові цифри або текст закреслюють однією ри­скою так, щоб можна було прочитати закреслене і над закресленим пишуть правильний текст або цифри. Пишеться надпис "Виправле­но", підписується особа, яка зробила виправлення в обліковому ре­єстрі, зазначається дата виправлення.

Спосіб "червоне сторно " полягає в тому, що складається бухгал­терська довідка, де виявлена помилка відображається червоним чор­нилом або зі знаком "мінус", а правильний запис робиться звичайним способом. Записом у реєстри даних довідки червоним чорнилом лік­відується (сторнується) неправильний запис, бо цифри, які записані червоним чорнилом, при підрахунку віднімаються, і тут же робиться правильний запис звичайним способом. У західному обліку замість цього способу використову­ють спосіб " переведення рахунку ", коли неправильний запис на ра­хунках міняють місцями таким чином, щоб отримати правильний за­пис. Спосіб " додаткового запису " застосовують тоді, коли запис зроблено на відповідні рахунки в меншій сумі, ніж потрібно: суму, якої не вистачає на рахунках, записують тією ж проводкою.

Всі записи в облікових регістрах (реєстрах) підлягають узагаль­ненню, яке проводиться у Головній книзі. На її основі після звіряння записів складається оборотний баланс і звітність. Після цього у Головну книгу ніякі виправлення за поточний місяць не вносяться, а необхідні записи оформляють бухгалтерською довідкою і відображають у ній у насту­пному місяці. Ці довідки зберігають при відповідному обліковому ре­єстрі, в якому зроблено виправлення

 

Графік документообігу

 

Графік документообігу - це графік або схема, які описують рух первинних документів на підприємстві від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання. По кожному документу графік документообігу містить, як правило, такі приблизні розділи:

- Порядок створення документа: кількість примірників; відповідальний за виписку; відповідальний за оформлення; відповідальний за виконання, термін виконання;

- Порядок перевірки документа: відповідальний за перевірку; хто представляє на перевірку; порядок подання, термін подання;

- Порядок обробки документа: виконавець, термін виконання;

- Порядок передачі документа до архіву: виконавець, термін передачі.

В обов'язки всіх працівників організації включаються положення про створення і подання первинних виправдувальних документів, що відносяться до сфери їх діяльності, в суворій відповідності з графіком документообігу. Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи. Графік має встановлювати на підприємстві, в установі раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації і автоматизації облікових робіт. Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт або у вигляді таблиці (див. додаток Д).

Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інші) створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, в які видаються зазначені документи. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.

Відповідно до Положення про головних бухгалтерів вимоги головного бухгалтера в частині порядку оформлення операцій і представлення в бухгалтерію або на обчислювальні установки необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства, установи

 

ПЕРЕВІРОЧНІ ТЕСТОВІ ПИТАННЯ ДО ТЕМИ 6

 

1. Діловодство - це:

а) сукупність робіт, пов’язаних з веденням кореспонденції, прийманням і відправкою документів, реєстрацією, контролем за виконанням та зберіганням оброблених документів в поточному архіві;

б) виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звітності, контроль за додержанням Правил та роз’яснення щодо їх застосування;

в) сукупність реквізитів, розміщених у визначеній послідовності на бланку;

г) єдина модель побудови комплексу документів, що встановлює сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.

2. Документування - це:

а) групування документів у справи відповідно до номенклатури;

б) оформлений у встановленому порядку систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання;

в) правильних відповідей немає;

г) безперервний письмовий доказ господарського факту, що здійснюється.

3. В який термін документи, якими оформляються господарські операції подаються до бухгалтерії?

а) до першого числа поточного періоду;

б) після здійснення господарської операції;

в) перед підготовкою періодичної звітності;

г) перед здачею річного звіту.

4. Під документообігом розуміють:

а) робочі інструкції до первинних документів;

б) збір інформації про кожну здійснену операцію:

в) організовану систему створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів;

г) правильних відповідей немає.

5. Графік документообігу - це:

а) правильних відповідей немає;

б) рух документів по відділах і робочих місцях до бухгалтерії господарства, їх обробка і використання для бухгалтерських записів;

в) затверджений порядок збору первинної економічної інформації (тобто відповідних документів) по всіх операціях, що відбулися;

г) затверджений порядок реєстрації даних, які містяться в первинних документах, облікових регістрах в залежності від форми обліку, що застосовується в господарстві.

6. Графік документообігу складають у:

а) одному примірнику;

б) на розсуд підприємства;

в) трьох примірниках;

г) чотирьох примірниках.

7. Контроль за дотриманням документообігу на підприємстві здійснює:

а) бухгалтер матеріального відділу

б) головний економіст;

в) керівник господарства;

г) інші варіанти

8. Зберігання (ведення архіву) бухгалтерських документів - це:

а) зберігання документів за поточний рік чи місяць, по яких складено і подано фінансову звітність за встановленими адресами;

б) зберігання та формування справ облікової служби для організацій поточного і довготривалого зберігання по кожному їх виду;

в) затверджений порядок обробки інформації що зазначена в первинних документах, який регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів;

г) надходження документів зі сторони та оформлення їх на підприємстві.

9. Способи зберігання документів наступні:

а) кореспондентський;

б) предметний;

в) хронологічний;

г) інші варіанти.

10. Поточний архів - це:

а) зберігання первинних документів, облікових регістрів тощо протягом поточного року до складання річного звіту;

б) зберігання документів за поточний рік чи місяць, по яких складено і подано фінансову звітність;

в) рух та зберігання документів, які відносяться до кожного даного робочого місця;

г) усі перераховані відповіді.

 

.