Тема 3. Формування і функціонування облікових підрозділів

1. Призначення та функції бухгалтерії, Побудова облікового апарату.

2. Регламентація обов'язків облікових працівників. Кваліфікаційні та етичні вимоги до працівників обліку.

3. Поділ та кооперування праці, визначення чисельності облікового, персоналу

 

1. Призначення та функції бухгалтерії, Побудова облікового апарату

У сучасних умовах наукова організація праці людей, які ви­конують бухгалтерський облік, контроль та аналіз, стає об'єк­тивною потребою і являє собою комплекс організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних та естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікового, контрольного й аналітичного процесів, створення сприятливих умов праці, розвиток творчих здібностей та суспільної активно­сті працівників.

Бухгалтерія – це самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, від­діл), який здійснює бухгалтерський облік господарської діяльності підприємства. Вона тісно пов'язана зі всіма службами, відділами і йо­го виробничими підрозділами, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію та надає їм економічну інформацію.

Обліковий підрозділ — бухгалтерія — самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, відділ), який очолює головний бухгалтер.

На підприємствах структура бухгалтерії включає такі групи (підрозділи):

1) фінансово-розрахункову, яка на підставі первинних документів виконує всі розрахунки щодо заробітної плати, утриманням з неї, здійснює контроль за використанням фонду оплати праці, веде облік відрахувань до фондів обов’язкового державного соціального й пенсійного страхування та розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами, а також здійснює облік коштів у касі і банку, кредитних операцій, контролює до-держання платіжної дисципліни.

На великих підприємствах така група може розбиватися на фінансову, розрахункову та групу праці і заробітної плати. В такому випадку фінансова група займається обліком та контро-лем використання й надходження фінансових коштів, розрахункова — виконанням та контролем розрахунків з усіма дебітора-ми та кредиторами підприємства, крім розрахунків по оплаті праці робітників і службовців, розрахунків з цільовими фондами державного та недержавного страхування за внесками, що сплачуються разом із виплатою заробітної плати, з бюджетом за податками та платежами, що стягуються із заробітної плати. Ці зобов’язання виконуються групою праці і заробітної плати.

2) матеріальну групу, яка веде облік придбання матеріальних цінностей та розрахунків з постачальниками, надходжень та витрачання матеріальних цінностей в розрізі місць їх зберігання, використання. На великих підприємствах для обліку видів матеріальних цінностей (основних засобів, сировини та матеріалів, готової продукції, інструментів та приладів тощо) створюються відповідні окремі групи;

3) виробничо-калькуляційну групу, яка веде облік витрат на всі види виробництв, калькулює фактичну собівартість продукції (робіт, послуг), визначає склад витрат на незавершене виробництво, виявляє результати роботи окремих підрозділів підприємства;

4)загальну (зведено-балансову) групу, яка здійснює облік іншіх операцій (облік доходів, фінансових результатів), займається групуванням та узагальненням бухгалтерської інформації (веде регістри бухобліку, інформація з яких слугує для складання фінансової звітності) та організує архів бухгалтерської документації.

Кожну групу очолює старший бухгалтер або заступник головного бухгалтера за певним напрямом, що визначається структурою бухгалтерії.

Структура бухгалтерії та чисельність її персоналу, розподіл обов’язків між ними залежать від обсягів (масштабів) та характеру господарської діяльності підприємства, від форм організації бухгалтерського обліку та рівня автоматизації облікових робіт. Стосовно малих та середніх підприємств необхідно зазначити, що перелічені вище обов’язки для можливих структурних підрозділів бухгалтерії на таких підприємствах пере-розподіляються між окремими працівниками без створення самостійних груп, а на малих підприємствах із чисельністю до 10 чоловік взагалі виконуються однією людиною — головним бухгалтером.

Організація роботи бухгалтерської служби передбачає визначення прав та обов'язків головного бухгалтера і підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби на підприємс­тві, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами.

Коло обов'язків головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, визначається Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", з одного боку, та посадовими інструкціями - з іншого. Він призначається або звільняється з посади керівником і підлеглий без­посередньо йому. Він має обов'язки, права і відповідальність, які пе­реплетені між собою та в деякій мірі поєднуються у його функціях. Серед них можна виділити

- забезпечення на підві дотримання єдиних методологічних засад бухобл;

- складання і подання у встановлені терміни фін. та податко­вої звітності;

- організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерсь­кого обліку усіх фактів господарського життя;

- надання оперативної інформації управлінському персоналу тощо.

Організаційна побудова бухгалтерської служби — це форма поділу праці, що передбачає розподіл облікових робіт між виконавцями. Конкретне вираження ця форма знаходить у відповідній структурі бухгалтерії і системі управління підприємством в цілому. Як правило, при досить великому обсязі облікової інформації, бухгалтерська служба виступає як окремий структурний підрозділ Розрізняють два по­няття форм організації бухгалтерської служби або організації обліку - класичне та за Законом України "Про бухгалтерський облік та фінан­сову звітність в Україні

За класичною формою організації обліку: централізовану, децентралізовану та змішану

За централізованої форми організації обліку на підприємстві у виробничих підрозділах реалізуються функції збору бухга­лтерських даних (можлива також у місцях збору і попередня обробка), а формування за ними звітних даних і складання звітності здійснює головна (центральна) бухгалтерія підприємства.При цьому обліковий апарат зосе­реджений у головній бухгалтерії, і в ній здійснюється ведення всього ана­літичного і синтетичного обліку на основі первинних та зведених докумен­тів, що надходять з окремих підрозділів підприємства. В самих підрозділах здійснюють лише первинну реєстрацію господарських операцій.

При децентралізованій формі організації обліковий апарат зосере­джений в окремих виробничих підрозділах підприємства, де здійсню­ється синтетичний і аналітичний облік, складаються окремі баланси і звітність цехів, філій, структурних підрозділів. Головна бухгалтерія в цьому випадку проводить дії із зведення балансів філій, складання зведеного балансу і звітів підприємства, здійснює контроль за поста­новкою обліку в окремих частинах підприємства.

Комбінована форма організації обліку поєднує елементи централіза­ції (головна бухгалтерія) з елементами децентралізації (підприємство має окремий підрозділ, який функціонує на основі власного балансу).

Друге поняття виникло при переході бухгалтерського обліку України на міжнародні стандарти, у зв'язку з чим набув чинності Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність". У ньому виділені уже інші підходи до форми організації бухгалтерського обліку, оскільки у ринкових умовах підприємство може не лише не мати бухгалтерії, а й сам підприємець може вести облік, а також на умовах договору користуватися послугами з ведення БО, чого не могло бути в умовах адмініс­тративної системи управління економікою.

 

2. Регламентація обов'язків облікових працівників

Регламентація обов'язків для фахівців бухгалтерії визначена двома вну­трішніми нормативними документами: "Положенням про бухгалтерську службу" та посадовими інструкціями для кожного бухгалтера. Саме в цих документах і закріплюється розподіл функцій у бухгалтерії.

"Положення про бухгалтерську службу " є внутрішнім нормативним актом, який визна­чає порядок створення, права, обов'язки та організацію роботи служби, зо­крема, бухгалтерії. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру: загальні положення; цілі і завдання; функції; права і обов'язки головного бухгалтера (його заступників); службові зв'язки; організація роботи.

На підставі "Положення про бухгалтерську службу" та затвердженої керівником підприємства його структури у вигляді штатного розкладу (або розпису) розробляють посадові інструкції бухгалтерів. Вони необ­хідні для раціонального розподілу праці та покладання відповідальнос­ті.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Вона сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов'язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов'язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються. Посадові інструкції працівників дають змогу:

• встановити для кожного працівника перелік належних до виконан­ня операцій;

• визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;

• контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її ре­зультати.

У посадових інструкціях чітко і конкретно:

1) обумовлюється робота, яку повинен виконувати працівник, тобто його обов'язки з урахуванням посади, яку він обіймає та одержаної освіти;

2) визначаються його права і відповідальність за виконання своїх обов'язків;

3) розкривається функціональна структура діяльності посадової осо­би як комплексу елементів (цілей, програм і завдань, функцій, форм і методів виконання, інформації і технічних засобів).

На підставі цих даних визначаються будова посадової інструкції та зміст її складових частин. Для облікових працівників підприємства по­садові інструкції розробляються головним бухгалтером, узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під підпис із зазначенням дати ознайомлення. Інструкція оголошується працівнику під розписку в наступних випадках:

• при укладанні трудового договору (контракту);

• переміщенні на іншу посаду або тимчасовому виконанні обов'язків;

• при внесенні до неї змін і доповнень.

Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для співробітника, що працює на даній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку і до переміщення на іншу посаду чи звільнення. Якщо функціо­нальні обов'язки працівника за тією або іншою посадою не змінюються, то немає необхідності щорічно затверджувати їх посадові інструкції. Вони є чинними протягом тривалого періоду часу (до встановлення нових або до внесення до старих змін та доповнень).

Згідно з посадовою інструкцією до кожного виконавця доводяться кваліфікаційні та етичні вимоги. Кваліфі­каційні вимоги пов'язані із виконанням професійних завдань, а етичні - з умінням працювати у колективі, вести переговори з різними зовнішніми користувачами інформації та нести відповідальність за свої дії та надану інформацію. Кваліфікаційні вимоги включають дві важливі складові, з од­ного боку, фахові знання обліку, а з іншого - навички та уміння приклад­ного застосування цих знань.

Таблиця 3.1

Кваліфікаційні вимоги до висококваліфікованих бухгалтерів Бухгалтери повинні знати: Бухгалтери повинні уміти: • регламентуючі матеріали з бухгалтер­ського обліку, планування, План рахун­ків і систему бухгалтерських записів; • організацію облікової роботи на пі­дприємстві, облікову документацію; • методологію і техніку обліку; • бухгалтерську, статистичну і подат­кову звітність; • методологію і способи аналізу об'ємних та якісних показників робо­ти підприємства; • систему взаємозв'язку бухгалтерсь­кого обліку з іншими видами обліку; • економіку та організацію виробниц­тва і праці; • основи трудового законодавства; • правила експлуатації обчислюваль­ної техніки; • машинні носії економічної інфор­мації та порядок їх формування. • організовувати первинний облік го­сподарських операцій, які охоплю­ються бухгалтерією та складати гра­фіки документообігу; • проводити записи у облікові регістри та правильно виправляти у них помилки; • складати баланс і звітність до нього (бухгалтерську, статистичну, управ­лінську, податкову); • користуватись машинними носіями економічної інформації; • самостійно або сумісно в групі спе­ціалістів розробляти інструктивні по­ложення з обліку основних засобів, матеріалів, заробітної плати тощо; • розробляти проекти удосконалення бухгалтерського обліку і контролю за окремими ділянками роботи; • проводити аналіз фінансово- господарської діяльності і ревізію.

Етичні вимоги Згідно з ними представники бухгалтерської професії повинні бути: професійно компетентними, для чого вони повинні постійно підтри­мувати відповідний рівень професійних знань і навичок; порядними, що передбачає чесне виконання бухгалтером своїх професійних зо­бов'язань (яке виключає навмисне порушення чинного законодавства і навмисний обман); об'єктивними і справедливими, уникати упере­дженості в будь-яких ситуаціях; дотримуватися конфіденційності ін­формації, отриманої в ході підготовки звітності та не розголошувати її. При порушенні встановлених норм і правил бухгалтер може бути позбавлений ліцензії на професійну діяльність і виключений з числа членів суспільної бухгалтерської організації.

Важливе значення у організації обліку праці відіграє кадрова слу­жба, що є самостійним структурним підрозділом, який веде операти­вний облік чисельності персоналу. За його допомогою контролюють склад та рух чисельності робітників по підприємству та його структу­рних підрозділах. Для цього використовується єдина документація та уніфіковані регістри обліку особистого складу, зокрема: особиста ка­ртка робочого та службовця